Wie können Unternehmen die Übersicht behalten, wenn die eigenen Mitarbeitenden zu Citizen Developers werden und auf der Power Platform Apps und Flows zu bauen beginnen? Genau dafür gibt es das Center of Excellence Starter Kit.
Grosse Teile dieses Beitrages stammen vom gleichnamigen Referat, welches Raphael Bachmann an der 60. Microsoft 365 & SharePoint Community gezeigt hat:
Was ist Citizen Development?
Citizen Development ist die Befähigung von Endanwenderinnen und Endanwendern, Problemstellungen aus der täglichen Arbeit aufgreifen und durch das Erstellen von eigenen Applikationen, Daten-Konnektoren und Workflows lösen zu können – und zwar (fast) ganz ohne Programmierkenntnisse.
Ein bedeutender Paradigmenwechsel. Denn es sind nicht mehr die Spezialistinnen und Spezialisten aus der IT-Abteilung, welche IT-Lösungen entwerfen, sondern die «ganz normalen» User aus allen Geschäftsabteilungen.
Was hat die Power Platform mit Citizen Development zu tun?
Marc Holitscher, Chief Technology Officer von Microsoft Schweiz, hat für unser E-Book «Microsoft Teams Excellence» ein Gastinterview zum Thema künstliche Intelligenz gegeben. Er erklärt darin, dass die Microsoft-Technologien und -Plattformen (wie bspw. Microsoft 365 und die Power Platform) laufend mehr und mehr KI-Fähigkeiten bekommen.
Die Folgefrage: Müssen jetzt auch KMU Datenwissenschaftler und Softwareentwicklerinnen einstellen, um diese Funktionen nutzen zu können? Nein, denn mit der Power Platform strebt Microsoft die Etablierung von Citizen Development an. Sie ist der Werkzeugkasten von Citizen Developers (von «Makers», also von Macherinnen und Machern). Und durch eine verbreitete Anwendung und Nutzung der Power Platform in Unternehmen findet KI den Weg in die tägliche Geschäftstätigkeit.
Was ist das Power Platform Center of Excellence Starter Kit?
Das Center of Excellence Starter Kit ist ein Verwaltungs-Cockpit, mit welchem IT-Verantwortliche die Citizen Development-Aktivitäten in Unternehmen strukturieren, verwalten und stimulieren können. Das Cockpit verschafft eine Übersicht über erstellte Apps und Flows, gibt Einsicht in deren Beschaffenheit und Nutzungsintensität und lässt erkennen, welche User besonders aktive Citizen Developers sind und welche nicht.
Es soll Unternehmen helfen, eine Strategie für die Anwendung der Power Platform entwickeln zu können.
Warum braucht es das Center of Excellence Starter Kit?
Bereits im frühen 2019 wurde deutlich, dass die Power Platform in Zukunft eine grosse Rolle spielen soll. Diese Stossrichtung wurde Ende 2020 noch weiter verstärkt, in dem Microsoft das Bauen von Power Apps direkt in Microsoft Teams ermöglicht hat. Die Power Platform ist gekommen, um zu bleiben.
Ohne jemals selber auf den «Deploy Power Platform now» Button gedrückt zu haben, müssen sich IT-Leiter und deren Teams plötzlich Fragen stellen wie:
- Was bedeutet dieses Icon da in Microsoft Teams/im Office 365 Portal?
- Ich habe ein Power-Dings gebaut, jetzt funktioniert [irgendwas anderes] nicht mehr richtig. Kannst du mir helfen?
- Bitte für das nächste Meeting eine Zusammenstellung machen, wie viele und welche Apps schon gemacht wurden und ob die laufen oder nicht.
- Uns ist aufgefallen, dass ein Workflow aus Power Automate auf die Personaldossiers zugreift. Das ist ein Sicherheitsrisiko – was passiert da genau? Wer hat da alles Zugriff darauf und wie bekommen wir das in den Griff?
- Ich habe festgestellt, dass Leute aus meinem Team in diesem Power-was-auch-immer herumklicken. Bitte stellt das ab, das ist Zeitverschwendung.
- Was passiert, wenn jemand das Unternehmen verlässt?
- Es ist toll, dass wir das jetzt digitalisiert haben, aber diese Abläufe entsprechen nicht unseren Vorgaben gemäss [Reglement].
Warum heisst es «Starter Kit»?
Wie und wo soll das IT-Fachpersonal diesen Fragekatalog nun anpacken? Mit dem Starter Kit. Es soll ein Instrument sein, mit welchem Unternehmen die ersten Schritte in Richtung Citizen Development machen können.
Unternehmen sollen dieses Starter Kit anreichern und individuell ausbauen, sodass es zu ihrem eigenen Center of Excellence wird, welches den Bedürfnissen entspricht und die eigene Strategie im Umgang mit Citizen Development abbildet.
Wie ist das Center of Excellence Starter Kit aufgebaut?
Das Center of Excellence Starter Kit ist hier zu finden und beinhaltet vier Bereiche/Kapitel:
Übersicht (Overview)
Nach der Installation gibt das CoE in einem Power BI-Dashboard eine Übersicht über die Power Platform Ressourcen und Anwender, welche in der eigenen Umgebung bereits im Einsatz sind. Die offizielle Dokumentation gibt dann einige Empfehlungen ab, womit CoE-Verantwortliche weiterfahren sollen: verwaiste Apps neuen Ownern zuordnen und mit dem Entwickeln einer Strategie begeinnen. Das sind jedoch nur Beispiele, wie das Unterfangen angepackt werden kann.
Administrieren (Admin)
In diesem Schritt wird die effektive Installation des Center of Excellence Starter Kits ausgeführt (es ist nicht ganz logisch, dass das in der Dokumentation von Microsoft erst an zweiter Stelle kommt – ist jetzt einfach so ;-)). Die Lösung besteht aus einer Reihe von Kernkomponenten: Apps, Flows, Verbindungen, Tabellen und Variablen, welche zusammen das CoE bilden und das Management von Citizen Development überhaupt erst ermöglichen.
Verwalten (Govern)
Hat man eine Übersicht über die eigene Umgebung und die Power Platform Ressourcen darin gewonnen, kann man mit dem Implentieren der nötigen Governance-Strukturen starten. Dies setzt natürlich voraus, dass man sich dazu Gedanken gemacht hat und im Unternehmen ein Konsens über das Vorgehen und die Anforderungen besteht: Wer kann Apps erstellen, wie müssen diese aufgebaut sein, welche Qualitätskontrolle findet statt, etc. Diese Fragen kann das Starter Kit nicht beantworten, aber mehr dazu im Fazit am Ende dieses Beitrages.
Die Governance-Komponenten werden als eigenes Paket zur Installation bereitgestellt.
Hegen & Pflegen (Nurture)
Als dritten Schritt sieht das Center of Excellence vor, die Citizen Developers im eigenen Unternehmen weiter zu befähigen und deren Aktivitäten zu hegen und zu pflegen. Auch dieser Schritt setzt voraus, dass in einem Unternehmen eine Strategie besteht, wie man mit Citizen Development umgehen will. Für das Nurturing lassen sich die Nuturing Komponenten installieren und entsprechend der Vorgaben nutzen.
Weiter gibt es noch die «Theming components» – also Komponenten, mit der sich die Gestaltung und das Design von Apps «regulieren» lassen. Damit kann sichergestellt werden, dass Erscheinungsbilder den Vorgaben entsprechen.
Warum sollen Unternehmen Citizen Development anstreben?
Ob Unternehmen die Haltung des Citizen Developments fördern wollen oder nicht, müssen die Geschäftsleitungen individuell entscheiden.
Der Vorteile von Citizen Development können wie folgt zusammengefasst werden:
- Durch die Erstellung von Apps und Flows kann der Nutzen von Digitalisierung in das Tagesgeschäft einfliessen und es effizienter machen (Digitalisierung ist nie ein Selbstzweck).
- Die erstellten Lösungen adressieren die Herausforderungen aus dem Tagesgeschäft besser, weil sie vom Business getrieben sind und nicht von der IT.
- Die wertvollen IT-Ressourcen können dadurch vermehrt für strategische Aufgaben eingesetzt werden.
- Die Mitarbeitenden eignen sich Kenntnisse an und sammeln Erfahrungen, die im Kontext einer ungebremst voranschreitenden Digitalisierung wertvoll sind.
Beispiele, in welchen die Power Platform eingesetzt wurde
- 23 konkrete Anwendungsbeispiele und viele weitere Infos finden Sie im E-Book «Was Sie über PowerApps wissen müssen»
- Die Dettwiler Metallbau AG übermittelt Produktionspläne und Teilekarten in digitaler Form an die Produktion und nicht mehr mit schweren Papierordnern (Youtube-Video)
- Automatisierung und Digitalisierung von Ferienanträgen – inklusive ansprechender Visualisierung mit Adaptive Cards (für Fortgeschrittene ;-)).
- Eine Covid-Tracker-App, direkt in Microsoft Teams erstellt:
Wie schätzt IOZ den Mehrwert des Center of Excellence Starter Kits ein?
Das Starter Kit ist wirklich nur ein Starter Kit. Man darf nicht davon ausgehen, dass sich das Thema mit der Installation erledigt hat. Das Kit will Unternehmen ermutigen und ein erstes Sprungbrett bieten, Citizen Development in den eigenen Reihen gedeihen zu lassen und eine eigene, passende Strategie dafür zu entwickeln. Ein Richtig oder Falsch gibt es nicht.
Die Power Platform ist ein mächtiges und leistungsfähiges Gebilde, welches manchmal auch erfahrene IT-Spezialisten herausfordert. Citizen Development ist daher auch noch nicht verbreitet und steckt in der Schweiz noch in den Kinderschuhen.
Zum Schluss: Aufforderung zur Tat!
Die, die können sollen, müssen wollen dürfen!
Raphael Bachmann, Teamleiter Prozessmanagement und GL-Mitglied von IOZ
Das Prinzip von Citizen Development funktioniere nicht, wenn man die Userinnen und User nicht machen lasse, zieht Raphael Bachmann als Fazit. Es sei die Aufgabe von IT und Verwaltung, den Weg frei zu machen, damit sich die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Power Platform einsetzen und sich zu Makers entwickeln können.
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