Microsoft Loop und sein enormes Potential (Update 2024)

Microsoft Loop ist eine neue Zusammenarbeits-App, welche aus den 3 Hauptkomponenten Components, Pages und Workspaces besteht. Damit lassen sich Arbeits- und Informationsbereiche aufbauen. Die darin verwendeten Loop Komponenten können auch an anderen Orten im M365-Universum verwendet werden und sind in Echtzeit synchronisiert. Was es zu Loop zu wissen gilt und warum es so ein grosses Potential für die Zusammenarbeit hat, erklären wir in diesem Beitrag.

• 01.10.2022: Erstveröffentlichung des Beitrages
• 22.04.2024: Vollständige Überarbeitung und Erweiterung des Beitrages

Das Wichtigste zu Microsoft Loop in Kürze

Microsoft Loop ist eine neue App, die einen leistungsfähigen und flexiblen Arbeitsbereich mit Komponenten vereint, die sich frei bewegen lassen und über Microsoft 365 Apps hinweg synchron bleiben. Loop bietet eine völlig neue Art der Zusammenarbeit, die für die hybride Arbeitswelt konzipiert ist. Microsoft Loop ermöglicht das Organisieren von allen Bestandteilen eines Projekts in einem zentralen Arbeitsbereich: Dateien, Links und Daten aus anderen Apps.

Die beweglichen und jederzeit synchronen Komponenten sorgen dafür, dass Chats, Besprechungen oder Dokumente immer auf dem neuesten Stand sind. Für die einfache Zusammenarbeit und Fortschrittsverfolgung sorgen Benachrichtigungen, hervorgehobene Änderungen, Statusbezeichnungen und Aufgabenlisten.

Loop Components sind Mikro-Apps, welche in verschiedene weitere Microsoft-Apps (allen voran Teams) eingebunden und verwendet werden können.

Microsoft Loop ist seit November 2023 generell verfügbar («General availability»).

Warum wurde Microsoft Loop lanciert?

Loop ist ganz klar und deutlich eine Attacke auf den Anwendungsbereich des einfachen, schnellen und vor allem collaborativen Erstellen von Wikis und Wissensdatenbanken. Hier hat in der M365-Toolwelt eine Lücke geklafft.

Andere Werkzeuge, die in diesem Bereich stark und weit verbreitet sind, sind unter anderen Notion oder Atlassian Confluence. Die Ähnlichkeiten zwischen Loop, Notion und Cofluence stechen sofort ins Auge.

Sehr wohl kann man mit SharePoint Online Wissensdatenbanken aufbauen, wie man am Beispiel der Aceon AG sieht, allerdings ist das nicht mit der gleichen Niederschwelligkeit wie mit Loop möglich. Die andere Variante wäre OneNote, welches aber keine Funktionalität zur Echtzeit-Synchronisierung mitbringt.

Wo ist Microsoft Loop zu finden?

Die Microsoft Loop Webapplikation ist unter loop.microsoft.com verfügbar.

Die Loop Komponenten sind verfügbar in den folgenden Microsoft 365 Apps:

• Microsoft Teams
• Outlook (E-Mails und Termine)
• Microsoft Word im Web
• Whiteboard
• OneNote

Loop Workspaces mit Loop Pages

Loop organisiert sich selbst in Workspaces. Ein Workspace ist ein Arbeitsraum mit Mitgliedern, welche diesen Workspaces zugeordnet sind.

Innerhalb dieser Workspaces kann man Pages erstellen, welche die einzelnen Loop Components beinhalten. Die Komponenten nehmen die Rolle von Building Blocks ein, welche jeweils eine spezifische Aufgabe erfüllen.

Loop Pages können mit vielen verschiedenen Inhaltsblöcken gestaltet und befüllt werden. Zu diesen Blöcken zählen einerseits die Loop Komponenten, andererseits auch einfach Überschriften oder Bilder.

Fügt man diese Contentblöcke auf einer Loop Page ein, sind diese noch nicht automatisch auch eigenständige und teilbare Loop Komponenten. Dies kann man via Rechtsklick [Loop Komponenten erstellen] anstossen. Dabei unbedingt darauf achten, dass der zu transformierende Bereich markiert ist. Ein einfaches Rechtsklicken auf dem Titel wird nur den Titel in eine Komponente verwandeln, nicht aber die weiteren Inhalte.

Anschliessend bekommt der Inhaltsabschnitt einen feinen Rahmen mit einem Loop Symbol in der linken oberen Ecke. Nun ist der Inhalt eine eigenständige, teilbare und stets synchron gehaltene Loop-Komponente.

Loop Components

Loop Komponenten sind einzelne Inhaltsblöcke. Sie sind nicht auf Loop Pages beschränkt, sondern können in weiteren Microsoft 365-Apps verwendet werden, zum Beispiel auch in Microsoft Teams.

Eine Loop Komponente kann in jedem Teams-Chat-Fenster durch einen Klick auf den entsprechenden Button erstellt werden. Aktuell sind folgende Loop Components in Microsoft Teams verfügbar:

• Bulletpoint-Liste
• Checkliste
• Code
• Kanban-Board
• Nummerierte Liste
• Textabsatz
• Statusnachverfolgung
• Fragen und Antworten
• Team-Rückblick
• Tabelle
• Abstimmungstabelle
• Taskliste

Alle Loop Components in Teams werden automatisch mit den Mitgliedern des aktuellen Chats geteilt. Diese können die geteilte Komponente bearbeiten. Weitere BearbeiterInnen können aber auch via Link hinzugefügt werden. Das Verwenden von Components mit externen BenutzerInnen ist derzeit nicht möglich.

In den Bildbeschreibungen haben wir die Jahreszahlen in Klammern gesetzt, damit ersichtlich wird, aus welchem Jahr der Screenshot stammt und wie sich auch beim Design der Komponenten einiges getan hat.

Loop Komponente Bulleted List: Eine Aufzählungsliste

Eine Liste, Unterpunkte werden ebenfalls unterstützt.

Loop Komponente Checklist: Eine Checkliste

Loop Komponente Numbered List: Nummerierte Liste

Eine nummerierte Liste, Unterpunkte werden ebenfalls unterstützt.

Loop Komponente Code: Code erstellen, teilen und kommentieren

Es ist direkt ersichtlich, wo im Code sich Kollegen oder Kolleginnen gerade befinden und direkt unterhalb des Codeblocks lassen sich Kommentare erfassen.

Loop Komponente Kanban-Board: Noch ein Ort mehr für das Taskmanagement

Die Loop Komponente Kanban-Board bietet überraschend viele Funktionalitäten: Board gestalten, Tasks erstellen und mit Informationen anreichern. Fast wie ein eigenständiger Mini-Planner-Plan.

Es ist aber immer gefährlich, wenn im M365-Universum neue Orte für das Taskmanagement geschaffen werden, die von den Kern-Werkzeugen für das Aufgabenmanagement Microsoft Planner und Microsoft To Do isoliert sind.

Denn aktuell tauchen Tasks aus der Loop Komponente Kanban-Board nirgends sonst auf und laufen daher Gefahr, verloren zu gehen.

Loop Komponente Paragraph: Absatz mit Freitext

Loop Komponente Statusnachverfolgung: Noch mehr Taskmanagement

In Listenform lassen sich Arbeiten dokumentieren, Personen zuweisen, mit Daten und Detailnotizen versehen und in einer Spalte «Status» den aktuellen Bearbeitungsstatus pflegen.

Auch hier sind wir gefühlt wieder nahe an der Funktionalität von Planner-Tasks dran.

Was speziell auffällt: In den Komponenten Statusnachverfolgung und Kanban-Board lassen sich Automationen einrichten. Mit einer simplen Wenn-Dann-Regel kann ich Benachrichtigungen via Chat oder E-Mail festlegen.

Loop Komponente Fragen & Antworten

Schnell und einfach mittels des Plus-Zeichens lassen sich neue Fragen erstellen. Wer auf antworten klickt, dessen M365 Profilbild erscheint automatisch und er oder sie kann die Antwort eingeben.

Loop Komponente Tam-Rückblick

Loop Komponente Tabelle

Eine simple Tabelle, deren Inhalte via Drag-and-Drop bewegt werden können. Auch hier sind über den Button im Menu Regeln möglich, die einfache Automatisierungen erlauben.

Loop Komponente Abstimmungstabelle

Die Abstimmungstabelle beinhaltet eine Spalte mit den Stimmen. Mit einem simplen Klick kann die eigene Stimme abgegeben werden.

Loop Komponente Task List: Eine Aufgabenliste

Mit dieser Komponente lassen sich Tasks erstellen und zuordnen. Diese Aufgaben sind tatsächlich auch mit dem Microsoft Planner verknüpft und schaffen dadurch den Weg in das persönliche Taskmanagement.

Was passiert mit Tasks aus Microsoft Loop?

Für jede Aufgabenliste wird in Planner ein eigener Plan angelegt, in welchem die Tasks auftauchen. Von hier können die Aufgaben in die korrekten Pläne verschoben werden. Das ist nicht die eleganteste Lösung, aber auf jeden Fall eine enorme Verbesserung, denn jetzt tauchen die Tasks in den Aufgabenmanagement-Werkzeugen von M365 auf.

Wo werden Microsoft Loop Inhalte gespeichert?

Loop Components werden im OneDrive der Erstellerin oder des Erstellers gespeichert und von da geteilt. Diese sind dann auch im Office-Portal sichtbar, favorisierbar, suchbar und die Components können auch direkt im Portal bearbeitet werden. In Teams werden diese Änderungen automatisch reflektiert und dank OneDrive ist auch eine gleichzeitige Bearbeitung möglich und eine automatische Versionierung integriert.

Der Bearbeiter des jeweiligen Abschnitts wird ebenfalls direkt im Component angezeigt. Beim Hover über einen Teil des Components erscheint die EditorIn mit seinem Konterfei.

Wie funktionieren Loop Components technisch?

Loop Components sind auf Adaptive-Cards basierende JavaScript-Komponenten, welche die Zusammenarbeit in Echtzeit mithilfe des Fluid Framework und des Azure Fluid Relay ermöglichen. Das Fluid Framework wird über SharePoint Online ausgeliefert und Loop Components sind damit auch ein Teil von SharePoint. Das Fluid Framework soll die Zusammenarbeit mit vielen Personen in einer guten Performance gewährleisten. Teams Loop Components werden in Office.com über das Fluid Framework ausgeliefert. Die entsprechenden Dateien in den OneDrives der Komponenten-ErstellerInnen haben eine .fluid-Dateiendung und können nur via Browser respektive den entsprechenden integrierenden Anwendungen wie bspw. Teams geöffnet werden.

Was ist die aktuelle Einschätzung von Microsoft Loop?

Im Oktober 2022, als dieser Beitrag zum ersten Mal publiziert wurde, war Loop eher noch als technische Spielerei und als Test zu betrachten.

Jetzt im Frühling 2024 muss man sagen, dass sich enorm viel an Loop weiterentwickelt hat:

• Es stehen viele Inhaltsblöcke für Loop Pages zur Verfügung; Workspaces können kreativ befüllt und «ausgemalt» werden
• Es sind eine ganze Reihe neuer Loop Components dazugekommen
• Auf den einzelnen Komponenten steht viel mehr Funktionalität zur Verfügung
• Das eher karge visuelle Design wurde aufgepeppt

Microsoft Loop fühlt sich heute viel vollendeter an. Aktuell wird Loop im IOZ-Alltag erst punktuell eingesetzt, aber man spürt, dass das Bewusstsein bei den Leuten steigt und immer öfters der Vorschlag kommt, ein Loop für dieses oder jenes Thema anzulegen.

Wird OneNote durch Microsoft Loop ersetzt?

Uns liegen keine Hinweise vor, dass dies der Plan ist. Allerdings liegt es auf der Hand, dass Loop den gleichen Anwendungsbereich abdeckt, wie OneNote: Das Dokumentieren, Strukturieren und Bereitstellen von Informationen.

OneNote hat seine Wurzeln in der «alten Welt», in welcher das Tool seinem Original aus der physischen Welt nachempfunden ist: Der Notizenmappe.

Microsoft Loop löst sich von dieser Altlast, der Arbeitscanvas ist nicht einer Mappe oder wie in Microsoft Word einem Papierformat nachempfunden, sondern völlig frei bespielbar.

Dies kombiniert Loop mit der Echtzeit-Synchronisation über die ganze M365-Plattform hinweg.

Es ist sicherlich so, dass Microsoft Loop vieles hat, was es braucht, um in die Fussstapfen von OneNote treten zu können. Was allerdings noch fehlt ist die Möglichkeit zum externen Sharing, um auch die Wissensdokumentation in der Projektarbeit abdecken zu können.

Praxisbeispiele für den Einsatz von Microsoft Loop

Microsoft Loop Beispiel 1: Programmplanung für die IOZ Community-Events

Vier Mal jährlich führen wir bei der IOZ die kostenlosen Community-Events durch. An diesen Fachanlässen werden Neuigkeiten vorgestellt und analysiert und konkret umgesetzte Praxiscases präsentiert.

Loop-Komponenten sind das perfekte Werkzeug, um die Programmplanung und Titel sowie Kurzbeschreibungen der Referate zu entwerfen, direkt mit den betroffenen Personen daran zu arbeiten und zu finalisieren.

Microsoft Loop Beispiel 2: Agenda für die IOZ-internen College-Veranstaltungen

Regelmässig führen wir IOZ-intern unsere College-Veranstaltungen durch. An diesen halbtägigen Events präsentieren Mitarbeitende verschiedene Themen aus dem täglichen Projektgeschäft, den Fokusgruppen oder sonstige wichtige und relevante Informationen.

Aktuell hat das College einen festen Platz in OneNote. Das Programm ist eine einfache Tabelle. In den Wochen und Monaten vor dem College wird die Programm-Tabelle in einem partizipativen Verfahren von den Mitarbeitenden selber befüllt.

Die Loop-Tabelle ist das perfekte Werkzeug für diesen Anwendungsfall. Die Programm-Tabelle darf weiterhin in OneNote existieren, ist aber ab jetzt eine Loop-Tabelle und kann im M365-Unviersunm an beliebigen Orten genutzt werden und ist immer synchronisiert.

Microsoft Loop Beispiel 3: Wissensdokumentation für Stellenübergaben

Wir kennen es alle: Irgendwann steht ein Jobwechsel an und es geht darum, das Tagesgeschäft möglichst gut zu dokumentieren, um einen guten Wissenstransfer sicherstellen zu können.

Loop Workspaces sind der geeignete Ort, um detailliertes Erfahrungswissen, Tipps, Tricks und Hinweise aus dem täglichen Business festzuhalten und an die neu startende Person zu übergeben.

ACHTUNG: Loop ist nicht der richtige Ort, um Unternehmensprozesse mit mitgeltenden Dokumenten zu dokumentieren. Dazu empfehlen wir ein auditierfähiges Prozessmanagement auf Basis von SharePoint Online mit sauberer Dokumentelenkung.

Verschiedene häufig gestellte Fragen zu Microsoft Loop

Wo kann ich Microsoft Loop herunterladen?

Microsoft Loop ist keine Desktop-App und kann nicht heruntergeladen werden. Loop ist via loop.microsoft.com erreichbar.

Was kostet Microsoft Loop?

Microsoft Loop ist ohne zusätzlichen Aufpreis in allen M365-Abonnementen enthalten.

Wie kann ich eine Loop Komponente löschen?

Loop Komponenten haben oben links ein Kontextmenu, welches mit einem Symbol aus sechs Punkten angezeigt wird. Hier kann die Komponente gelöscht werden.

Hat Microsoft Loop eine mobile App?

Ja, Microsoft Loop hat eine mobile App. Alle Infos sind hier zu finden: https://support.microsoft.com/en-gb/office/get-started-with-the-loop-mobile-app-5713dcc0-64c1-40f9-95c9-a2653f257f6a.

Kann man Loop Komponenten mit externen Usern teilen?

Das ist leider noch nicht möglich, sei aber im Backlog gemäss Microsoft.