In einer Welt, die von Daten getrieben wird, ist die effiziente Verwaltung und Organisation von Informationen entscheidend. Microsoft bietet mit Dataverse eine leistungsstarke Lösung. In diesem Blogbeitrag werden wir Dataverse kurz erklären und seine Anwendungen in der Microsoft-Welt beleuchten.
Was ist Dataverse?
Dataverse, welches früher «Common Data Service» hiess, ist eine fortschrittliche Cloud Datenplattform von Microsoft. Es ist eine zentrale und sichere Umgebung für die Verwaltung von Daten und deren Beziehungen. Es ermöglicht Unternehmen, Daten zu erstellen, zu speichern und zu organisieren, ohne sich um die zugrunde liegende Infrastruktur sorgen zu müssen. Was konkret kann Dataverse und wie unterscheidet es sich beispielsweise von SharePoint? Diese Fragen beantworten wir in diesem Blogbeitrag. Beginnen wir zunächst mit dem Aufbau von Dataverse.
Wie ist Dataverse aufgebaut?
Datentabellen in Dataverse
Die Datentabellen sind das Herzstück von Dataverse. In den Tabellen werden die Daten strukturiert gespeichert. Die Tabellen können nach Ihren Anforderungen erstellt und dabei Felder und Beziehungen definiert werden. So entsteht nach und nach ein robustes Datenmodell.
Beziehungen in Dataverse
Beziehungen zwischen Datentabellen ermöglichen das Erstellen komplexer Datenmodelle, in denen Daten miteinander verknüpft werden können. Man spricht dann von einer relationalen Datenbank.
Ein praktisches Beispiel hierfür ist die Verwaltung von Informationen zu Kundenprojekten. Um dies umzusetzen, erstellen wir eine Projekttabelle. Die Kundentabelle ist bereits als Standardtabelle in Dataverse vorhanden. Anschliessend können wir eine Beziehung zwischen der Projekttabelle und der Kundentabelle herstellen. Dies ermöglicht es uns, jederzeit festzustellen, welchem Projekt ein bestimmter Kunde zugeordnet ist und wie viele Projekte ein Kunde hat. Durch diese Verknüpfung bleibt das Datenmodell übersichtlich, Redundanzen werden vermieden und wir erhalten eine klare Darstellung der Informationen.
Geschäftslogiken in Dataverse
Sie können in Dataverse Geschäftsregeln und Validierungen festlegen. Dadurch wird sichergestellt, dass ihre Daten konsistent und fehlerfrei sind.
Ein Beispiel für eine solche Geschäftsregel könnte das automatische Triggern einer Warnmeldung sein, wenn das Datum in einem Datumsfeld älter als 12 Monate ist.
Benutzeroberflächen in Dataverse
Mit Dataverse können Sie benutzerdefinierte Apps und Anwendungen erstellen, um auf Ihre Daten zuzugreifen und damit zu arbeiten. Die Darstellung der Daten können in Formularen und Ansichten kreiert werden. Die Endbenutzer nutzen die Plattform über diese benutzerdefinierten Apps und verwalten so die Daten. Möchten Sie beispielsweise eine gefilterte Kundenliste erstellen, so besteht die Möglichkeit, eine solche Ansicht zu erstellen und für alle Benutzer zur Verfügung zu stellen.
In Dynamics 365 CRM beispielsweise, welchem ebenfalls Dataverse als Datenspeicher zugrunde liegt, können User selbstständig eigene Ansichten erstellen und diese für sich abspeichern.
Integrationen von Dataverse mit weiteren Microsoft Apps & Services
Dataverse lässt sich nahtlos in andere Microsoft-Tools wie Power Apps, Power Automate oder Power BI integrieren. Mit Power Apps können Sie benutzerdefinierte Apps entwickeln. Sie haben die Wahl zwischen Canvas Apps oder modellgesteuerten Apps. Mit Power Automate werden Prozesse automatisiert und mittels Power BI können Sie die Daten visualisieren und auswerten.
Sicherheitskonzept
Damit jeder Endbenutzer nur das sieht, was er oder sie sehen darf, existieren in Dataverse sogenannte Sicherheitsrollen. Die Rolle definiert, was gelesen, geschrieben, gelöscht oder zugewiesen usw. werden darf. Diesen Sicherheitsrollen weist man die Endbenutzer zu. Der Rest regelt dann Dataverse. Dieses Sicherheitskonzept ist flexibel erweiterbar.
Wie kann Dataverse genutzt werden?
Hier sind einige Bereiche, in denen Dataverse eingesetzt wird.
Power Apps
Dataverse ist die Standarddatenquelle für Power Apps. Mit Power Apps können Sie benutzerdefinierte Anwendungen erstellen. Die Endbenutzer greifen über die Anwendungen nahtlos auf die Dataverse-Daten zu.
Power Automate
Mit Power Automate können Sie Workflows erstellen, die auf Dataverse-Daten reagieren und automatisierte Aktionen ausführen.
Power BI
Sie können Power BI verwenden, um Berichte und Dashboards zu erstellen, die auf Dataverse-Daten basieren. Dadurch erhalten Sie wertvolle Einblicke in Ihre Geschäftsdaten.
Dynamics 365
Dataverse bildet die Grundlage für viele Anwendungen innerhalb der Dynamics 365-Suite, wie Dynamics 365 Sales und Dynamics 365 Customer Service. Dadurch können Unternehmen ihre Kundenbeziehungen und den Vertrieb effektiv verwalten.
Dataflows
Microsoft bietet mit Dataflows die Möglichkeit, Daten aus externen Quellen (z.B. SQL-Server, Excel, CSV) wiederkehrend in Dataverse zu importieren. Dadurch können kostengünstig Schnittstellen zu Dataverse entwickelt werden. Wichtig zu beachten: Dataflows funktioniert nur in eine Richtung - Daten werden in Dataverse von externen Quellen geladen, aber nicht umgekehrt.
Wie unterscheidet sich Dataverse zu SharePoint?
Dataverse und SharePoint sind beide leistungsstarke Plattformen von Microsoft, die für die Verwaltung von Daten und Informationen in Unternehmen entwickelt wurden. Sie haben jedoch unterschiedliche Schwerpunkte und Anwendungsbereiche. Hier sind wichtige Unterschiede und Überlegungen, die bei der Auswahl zwischen Dataverse und SharePoint berücksichtigt werden sollten. Diese Liste ist nicht abschliessend.
SharePoint oder Dataverse: Datenstruktur und Flexibilität
Dataverse bietet eine strukturierte Datenbankumgebung, in der Sie Entitäten mit vordefinierten Feldern und Beziehungen erstellen können. Es eignet sich gut für die Verwaltung strukturierter Daten, wie beispielsweise Kundeninformationen, Bestellungen und Projektdetails. Dataverse wurde entwickelt, um hohe Skalierbarkeitsanforderungen auf Unternehmensebene zu erfüllen.
SharePoint ist eine Dokumentenverwaltungsplattform, die auf unstrukturierte Informationen wie Dokumente und Bibliotheken spezialisiert ist. SharePoint ermöglicht die Zusammenarbeit an Dokumenten und die Erstellung von Websites, die zur Organisation und Freigabe von Informationen verwendet werden. Mit SharePoint Listen können auch strukturierte Daten gespeichert werden.
SharePoint oder Dataverse: Relationalität zwischen den Daten
Dataverse ist darauf ausgelegt, die gespeicherten Datentabellen in Beziehungen zueinander zu setzen. Dadurch lassen sich komplexe Strukturen abbilden. Da können wir erneut das Kundenbeziehungsmanagement als Beispiel heranziehen. Eine Firma (Account) steht in Beziehung zu mehreren dort arbeitenden Personen (Contacts). Auf dem Account oder auch dem Contact können Verkaufsopportunitäten erfasst werden, es sind dafür zuständige Personen definiert, usw.
Mit SharePoint Online stösst man bei der Relationalität schnell an eine Grenze. In der Theorie kann mit Lookups eine Relationalität nachgebaut werden, das empfiehlt IOZ jedoch nicht:
SharePoint oder Dataverse: Anwendungsfall
Wenn Ihre Hauptanforderung die Verwaltung strukturierter Geschäftsdaten ist und Sie benutzerdefinierte Anwendungen entwickeln möchten, um auf diese Daten zuzugreifen, ist Dataverse die richtige Wahl. Typische Anwendungsfälle sind Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Bestandsverwaltung wie bspw. Produktdatenbanken, Projektmanagement und benutzerdefinierte Geschäftsanwendungen.
SharePoint eignet sich hervorragend für die Zusammenarbeit, Dokumentenverwaltung und die Erstellung von Intranets oder Teamwebsites. Wenn Sie Dokumente effizient organisieren, teilen und gemeinsam bearbeiten möchten, ist SharePoint die geeignete Plattform. Auch für das Aufsetzen von Unternehmensportalen oder Wissensdatenbanken ist SharePoint eine gute Wahl.
SharePoint oder Dataverse: Speicherplatz & Performance
Dataverse kann je nach Abonnement und Tarif bis zu 3 Terabyte (TB) an Speicherplatz umfassen. Damit lassen sich enorm grosse Datenbanken erstellen. Die Grösse der Datenbank hat keinen Einfluss auf die Performance.
Bei SharePoint Listen liegt die Standardgrenzen für eine Liste bei 30 Millionen Elementen. Microsoft empfiehlt für eine optimale Leistung die Anzahl Elemente in einer Liste unter 5'000 Elemente zu halten. Nach unserer Erfahrung können es aber auch 100'000 Zeilen sein - es ist immer abhängig davon, was die übergeordnete Power App mit diesen Datenzeilen macht und wie viele Datensätze gleichzeitig in der App gebraucht werden.
SharePoint oder Dataverse: Kosten
Dataverse ist ein Premium Konnektor und muss daher zusätzlich lizenziert werden. SharePoint hingegen ist in den Microsoft 365 Lizenzen bereits enthalten. Dadurch ist SharePoint die kostengünstigere Variante.
Eine gute Übersicht über das Power Platform Pricing finden Sie hier.
Fazit: it depends
Was ist denn nun die bessere Wahl? Die Antwort auf die Frage kann nicht pauschal beantwortet werden. Der Anwendungsfall bzw. der «Purpose», für welchen SharePoint gebaut wurde, liegt auf der Dokumentenablage und der Zusammenarbeit im Team. Dataverse legt den Fokus auf die Datenspeicherung und Datenverwaltung.
Dataverse ist die bessere Wahl, wenn es sich um grössere Anwendungen handelt. Für den Start mit der Power Plattform oder kleinere Lösungen sind SharePoint Listen eine gute Wahl. IOZ setzt SharePoint Listen in vielen Apps ein.
Das Grosse Kontra bei Dataverse sind die Zusatzkosten. Das grosse Kontra bei SharePoint Listen ist die fehlende Relationalität.
Daher muss hier mit «it depends» geantwortet werden. Es kommt auf den Anwendungsfall an. Klar ist, Microsoft bietet mit beiden Plattformen fortschrittliche und effiziente Lösungen für die meisten Anwendungsfälle.
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Geschrieben von
Marco Jost
Projektleiter
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