Productivity News vom 01.12.2020: Microsoft Stream

Microsoft Stream ist eine unternehmensweite Videoplattform, auf der Sie intern Videos zur Verfügung stellen können. Stellen Sie sich ein internes Youtube vor. Genau das ist Microsoft Stream, allerdings mit zusätzlichen Funktionen, die Ihnen als Unternehmen Struktur in Ihrer Videoplattform bietet und nicht ein unstrukturiertes Video-Wirr-Warr erzeugt.

UPDATE 01.05.2023: Die hier beschriebene «alte» Version von Stream wird abgelöst von der neuen App «Stream on SharePoin».

Warum Videos im Unternehmen?

Die Verwendung von Videos kann mehrere Zwecke in einem Unternehmen erfüllen. Ich möchte zuerst auf ein paar dieser Cases eingehen, um Ihnen mögliche Anwendungszwecke von Videos im Unternehmen vorzustellen und den Nutzen der verschiedenen Funktionen von Microsoft Stream, die ich Ihnen nachstehend vorstelle, aufzeigen zu können.

Videos als Kommunikationskanal

Besonders in grossen Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden oder bei Unternehmen, die an mehreren Standorten tätig sind, ist die authentische, verständliche und nachvollziehbare Kommunikation von Unternehmensnews ein wichtiger Faktor. Als Beispiel kann die Vorstellung des aktuellen Geschäftsverlaufes genommen werden. Im Video kann die Geschäftsführerin oder der Geschäftsführer die wichtigen Punkte direkt und persönlich kommunizieren und mit Kontext anreichern. Von der Botschaft wird mehr hängen bleiben, als wenn trockene Zahlen mit langen Erklärungen per E-Mail verschickt werden. Wie es so schön heisst: Der Ton macht die Musik. Gerade wenn es positive Neuigkeiten (wie bspw. positive Geschäftszahlen) zu kommunizieren gibt, ist Video ein wertvolles Instrument, um die damit verbundene Freude in der Kommunikation mittransportieren zu können.

Videos für die Kollaboration

Als Kollaborationsmittel im Team oder im Projekt können Videos besonders bei Internationalen Teams in verschiedenen Zeittonen oder bei Verhinderung von Projekt oder Teammitgliedern ein gutes Mittel sein, um allen Beteiligten die gleichen Infos zu geben.

Ich möchte hier vor allem die Aufzeichnung von Meetings, Telefon- und Videokonferenzen erwähnen. Es geht aber darüber hinaus: Stellen Sie sich vor, in Ihrem Internationalen Projekt steht eine wichtige Entscheidung an, welche das Einverständnis aller Projektmitglieder benötigt. Sie kriegen aber keinen Termin, an dem alle Zeit für eine Besprechung haben bzw. wollen die Kollegen in Asien nicht nachts in ein Meeting zwingen.

Erstellen Sie mit Microsoft Stream einfach ein Video. Zeichnen Sie Ihren Bildschirm, sich selbst mit der Webcam und Ihren Ton via Mikrofon auf, teilen das Video mit allen Projektmitgliedern und warten auf Feedback. Während Sie in Ruhe den Feierabend mit Ihrer Familie geniessen, kommen die Kollegen in Asien morgens ins Büro und können sich zur anstehenden Entscheidung informieren und Ihnen ein Feedback geben.

Videos als Dokumentation

Dies ist wohl einer der bekanntesten Verwendungszwecke. Erstellen von Anleitungen die Ihren Benutzer oder Teamkollegen helfen die täglichen oder unregelmässigen Aufgaben auszuführen. Eine Videoanleitung ist meist schneller erstellt als eine schriftliche Dokumentation und kann mit persönlichen Kommentaren versehen werden ohne dass die Anleitung einen Fliesstext ergibt, welche der Verwender der Anleitung wahrscheinlich nicht lesen wird.

Funktionen von Microsoft Stream

UPDATE vom 01.05.2023: Alle hier beschriebenen Funktionen beziehen sich auf die alte Version von Stream. Diese wird abgelöst von der neuen «Stream on SharePoint»-App.

Groups

Einen Microsoft 365 Gruppe ist für die Kollaboration in einem Team, Gremium oder Projekt gedacht. Sie kennen diese technische Existenz einer M365 Gruppe bestimmt aus Ihren SharePoint Teamsite oder Ihrem Microsoft Teams, in denen Sie tagtäglich arbeiten und mit Ihren Kolleginnen und Kollegen kollaborieren. Ein Teil dieser M365 Gruppenfunktionalität ist ebenfalls eine Gruppe in Microsoft Stream, welche es Ihnen ermöglicht, in dieser Gruppe Videos auszutauschen. Das wohl bekannteste Beispiel ist die Aufzeichnung einer Telefon- oder Videokonferenz in Teams. Diese wird im Anschluss an Ihr Teams Meeting in Ihre Stream Gruppe hochgeladen und steht dort dann zum Anschauen bereit.

Bitte lesen Sie hierzu auch den Abschnitt «New Stream Vision» etwas weiter unten in diesem Beitrag. Microsoft hat technische Anpassungen dieser Funktionen bekanntgegeben, die noch im Jahr 2020 ausgerollt werden sollen.

Es können auch Gruppen in Streams erstellt werden, welche nicht zu einem Team oder SharePoint Teamsite gehören. Wichtig ist, dass diese Inhalte der Gruppe Berechtigung hat. Es können nur Gruppenmitgleider auf diese Videos zugreifen.

Channels

Channels sind da um die Videos strukturiert zu Verfügung zu stellen. Stellen Sie sich diese Channels wie Ordner vor. Sie strukturieren Ihre Videobibliothek anhand von Themen mittels Channels. Channels können – anders als Gruppen – keine Berechtigungen verwalten. Es können Group-Channels oder Org-wide-Channels erstellt werden. Group-Channels werden in einer Gruppe als Struktur für Ihre Videobibliothek verwendet. Dies ist mit dem Berechtigungskonzept von Microsoft Teams zu vergleichen: Wenn Sie Mitglied in einem Team sind, haben Sie Zugriff auf alle Channels in diesem Teams (ausgenommen allfällige Private Channels).

Ein Org-wide-Channel bieten allen Usern in Ihrer Organisation Zugriff auf diese Videos.

Transskription & Untertitelung

Eine weitere Funktion ist das automatisierte Erstellen von Kommentaren und Untertiteln. Beim Hochladen des Videos haben Sie die Möglichkeit, die Sprache einzustellen. Wenn es sich um eine der verfügbaren Sprachen für Transkripte handelt, wird dieses automatisch erstellt. Im Reiter [Optionen] kann dies ausgeschaltet werden. Gleiches gilt für Untertitel im Video.

Nach dem Hochladen des Videos dauert es ein paar Minuten, bis das Transskript erstellt ist. Sie können die erkannten Texte ebenfalls noch manuell korrigieren, wenn die künstliche Intelligenz nicht 100% richtig gearbeitet hat.

Screen Recording, Schnitt und Editing Funktionen

Im Sommer dieses Jahres ausgerollt, erlaubt Microsoft Stream es Ihnen, nun auch sehr simpel Ihren Bildschirm aufzuzeichnen. Sie haben dazu ebenfalls die Möglichkeit, Ihre Webcam und Ihr Mikrofon zu verwenden, um sich selbst und Ihre Kommentare aufzuzeichnen.

Dies ist für die bereits genannten Verwendungszwecke für Dokumentationen oder Anleitungen sehr nützlich. Auch wenn Sie einen Kollegen schnell etwas zeigen wollen, ist es sehr einfach und schnell angewandt seinen eigenen Bildschirm oder nur einzelne Applikationen aufzuzeichnen und das Video dem Kollegen zu Verfügung zu stellen.

Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, Ihre Videos in Stream zu schneiden. Zugegeben, die Funktionalität ist sehr eingeschränkt und nicht mit einem Videoschnittprogramm zu vergleichen.

Aktuell können Sie die Videos nur zuschneiden – also nur den Start- und Endpunkt des Videos verändern. Schnitte innerhalb des Videos, um einen Teil rauszuschneiden beispielsweise, ist so leider nicht machbar.

Videoschnitt-Trick in Microsoft Stream

Es gibt aber einen kleinen Trick, wie man dies trotzdem erreichen kann. Dies muss aber bereits beim Erstellen der Bildschirmaufzeichnung berücksichtigt werden.

Während die Bildschirmaufnahme läuft, sehenSie im Stream-Browsertab die folgende Ansicht. Diesezeigt, dass Ihre Aufnahme läuft und wie lange Sie bereits aufzeichnen. Über den Pause Button unten zentral in der Mitte, können Sie die Aufnahme pausieren.

Wenn Sie danach die Aufnahme fortsetzen, haben Sie erneut 3 Sekunden Zeit, bevor die Aufnahme weitergeht. Dies machen Sie mit einem Klick auf den Aufnahmebutton. Nach Ablauf dieser 3 Sekunden wird weiter aufgezeichnet, was in Ihrem Fenster oder Bildschirm zu sehen ist. Sie können so künstliche Schnitte in Ihr Video einbauen.

External Sharing

Dies ist aktuell in Microsoft Stream nicht möglich. Die Videos können nur innerhalb des Tenants geteilt werden. Gast-User können auf diese Videos nicht zugreifen. Dies hat Microsoft als Use Case erkannt und dazu Lösungen vorgestellt. Lesen Sie dazu das Kapitel «New Steam Vision», in welchem ich die angekündigten Erneuerungen und Anpassungen beschreibe.

Live Events

Mit Microsoft Stream können ebenfalls Live Events innerhalb Ihrer Organisation durchgeführt werden. Der grösste Unterschied zu Microsoft Teams Live Events ist, dass die Teilnehmer in Stream nur innerhalb Ihrer Organisation sind. Bei Teams Live Events können auch Personen ausserhalb Ihrer Organisation teilnehmen (Mehr dazu im Beitrag Microsoft Teams Live Events).

Sie können einen Stream Live Event entweder allen Ihren Benutzern streamen oder nur an gewünschten Gruppen.

Was sind Voraussetzungen für Microsoft Stream?

Um den vollen Funktionsumfang von Microsoft Stream nutzen zu können, wird eine der Enterprise Lizenzen benötigt. Mit einer Lizenz aus der Business Kategorie steht ein reduzierter Funktionsumfang zur Verfügung. Die komplette Funktionalität von Live Events fällt weg.

Eine detaillierte Lizenzübersicht der Funktionalitäten finden Sie hier: https://docs.microsoft.com/de-de/stream/license-overview

Microsoft Stream – New Stream Vision

Microsoft hat an der Microsoft Ignite im September 2020 eine neue Vision für Stream vorgestellt. Aufgrund vielzähliger Kundenrückmeldung wird Stream mehr in die M365 Plattform eingebunden, sodass applikationsübergreifend die Videoinhalte zugegriffen und damit gearbeitet werden kann.

Dies obenstehende Grafik von Microsoft zeigt links die alte und rechts die neue Architektur. Bisher war Stream eine eigenständige Applikation mit eigenständiger Dateiablage und technisch nur bedingt in M365 integriert. Mit dem neuen Setup wird sich dies gewaltig ändern.

Bisher wurden Videos in Streams hochgeladen und mussten verlinkt werden, um von anderen M365 Applikationen wie SharePoint oder Teams genutzt werden zu können. Die neue Struktur sieht vor, dass Videos genau gleich wie andere Dateiformate in OneDrive oder SharePoint gespeichert werden und von dort in die M365-Plattform verknüpft sind. Neu wird es dafür dann eine Stream Web App geben, die als Videoplayer für Videodateien gedacht ist.

Hier ein Preview aus den Microsoft Marketingunterlagen, wie die neue Stream Web App aussehen könnte.

Mit dem Umbau der Datenablage profitieren die Videodateien von den gleichen M365 Funktionalitäten wie andere Dateiformate. Dies bedeutet: die bisherigen Einschränkungen der Berechtigung und das nicht mögliche External Sharing ist somit Geschichte.

Eine wichtige Änderung durch die Anpassungen der Ablage ist auch für die Teams Meetings Aufzeichnung sehr relevant. Die Aufzeichnungen werden nicht mehr in Stream, sondern in der SharePoint TeamSite (bei Besprechungen welche über ein Teams/Kanal erstellt wurden) oder im OneDrive des Users, welche oder welcher die Aufzeichnung startet, gespeichert. Dies hat den Vorteil, dass alle SharePoint/OneDrive Funktionen auch auf Meeting-Aufzeichnungen anzuwenden sind. Hier ist sicherlich auch wieder das External Sharing zu erwähnen. Es ist jeweils automatisch sichergestellt, dass nur eingeladene Meeting Teilnehmer bzw. Teams Member auf die Aufzeichnung zugreifen können.

Auch eine interessante Funktion, welche neu dann auch für Meeting Aufzeichnungen anzuwenden ist, sind Retention Policies (Aufbewahrungsrichtlinien). Mit diesen Richtlinien können in SharePoint automatisiert alte Inhalte gelöscht oder archiviert werden. Sie müssen sich somit nicht um das Aufräumen der alten Videos kümmern. Einmalig eine Retention Policy definieren und die Videos werden automatisiert aufgeräumt.

Die neue Vision von Stream finde ich im Großen und Ganzen sehr gut. Videodateien können neu wie die bisher bekannten Dateiformate verwendet werden und bekommen sogar einen eigene Web App zum Abspielen der Videos. Der Funktionalitätsumfang welcher aktuell gegeben ist in den bereits veröffentlichten New Stream Anpassungen, sind noch sehr abgespeckt. Es benötigt sicherlich noch etwas Zeit bis der volle Nutzen der Funktionen ausgeschöpft werden kann.

Roadmap

Teams Meeting Recording

Seit Oktober können Teams Admins die Einstellungen für Meetingrecordings umstellen, sodass die Datenablage bereits in SharePoint und OneDrive und nicht mehr in Stream passiert.

Mitte Januar 2021 sollen alle Teams Meeting Aufzeichnungen in der neuen Datenablage passieren, wenn man dies nicht explizit auf seinem Tenant auf Stream einstellt.

Der nächste Schritt ist für Anfang März geplant. Dies betrifft die Enterprise Kunden. Ab dann sollen keine Aufzeichnung mehr in Stream gespeichert werden, auch wenn man dies explizit für seinen Tenant so eingestellt hat. Gleiches passiert für die Education Kunden Anfangs Juli

Sie findet die Detaillierte Dokumentation von Microsoft dazu unter https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/tmr-meeting-recording-change

New Stream Vision

Viele der Funktionen sind aktuell angekündigt, sind aber noch nicht terminlich auf der Roadmap aufgeführt. Sie finden hier die offiziellen Informationen von Microsoft zu den angekündigten Funktionen von New Stream.

Fazit der IOZ AG

Das Medium Video ist ein unglaublich starkes Instrument für die Kommunikation/Informationsvermittlung und Microsoft Stream kann als «internes Youtube» die zentrale Video-Plattform des Unternehmens sein. Diese Plattform wird im Rahmen der New Stream Vision deutlich besser in Microsoft 365 eingebunden. Wenn es zu den eigenen Prioritäten und Anforderungen an die Kommunikation passt, sollen Unternehmen das Medium Video und mit ihm die Stream-Plattform unbedingt für die eigenen Zwecke einsetzen. Sehr attraktiv wäre es, wenn Microsoft die Stream-Applikation mit etwas ausgefeilteren Schnitt- und Editier-Funktionen ausstatten würde.

FAQ

• Welche Lizenzen benötige ich, um Microsoft Stream einsetzen zu können?
  • Dies ist stark abhängig von den Funktionalitäten, die Sie verwenden wollen. Hier gibt es einen gute Übersicht, welche die Einschränkungen und Lizenzen aufzeigen: Übersicht über die Microsoft Stream-Lizenzierung – Microsoft Stream | Microsoft Docs

• Gibt es eine Begrenzung für die Dateigrösse von Video-Dateien?
  • Ja, das Video kann nicht grösser als 50 GB sein. Für eine Meetingaufzeichnung in Teams kann man grob über den Daumen mit 300 Mb pro Stunde rechnen. Zudem ist das Vorschaubild (Thumbnail) auf 4 Mb begrenzt.

• Kann ich die Stream-App auch in Microsoft Teams integrieren?
  • Ja, es gibt eine Teams App sowie die Möglichkeit Videos/Stream Kanäle als Reiter in einen Teams Kanal einzubinden

• Kann ich Videos auf Microsoft Stream mit externen Personen teilen?
  • Noch nicht. in der klassischen Stream Version, welche bei den meisten Tenants aktuell im Einsatz ist, können keine Externe auf Stream zugreifen. Deshalb hat Microsoft die New Stream Vision vorgestellt. Mit diesen neuen Funktionalitäten ist es dann auch möglich, Videos mit Externen zu teilen.