Mit der workflowbasierten Lizenzierung (Subscription Pricing Model) eröffnen sich ganz neue Möglichkeiten für Unternehmen, ihre Prozesse zu automatisieren. Wurde Nintex als Hersteller eines Workflow-Designers für SharePoint bekannt, erhalten Kunden heute eine breite Auswahl an Tools zur Optimierung ihrer Arbeitsabläufe. Längst liegt der Fokus nicht mehr auf dem reinen SharePoint on-prem Geschäft. Mehr und mehr werden Applikationen und Drittsysteme miteinander verbunden. Nichtsdestotrotz erfahren die arrivierten Produkte stets Aktualisierungen und werden laufend weiterentwickelt – höchste Zeit für eine Auslegeordnung.
Welche Tools bietet Nintex an?
Nintex Workflow Designer
Dreh- und Angelpunkt bildet der Ninex Workflow Designer. Dieser ist für SharePoint on-prem (2007, 2010, 2013, 2016), SharePoint Online (Office 365) und als eigenständiger Service (Nintex Workflow Cloud, kurz NWC) in einer Standard resp. Enterprise Edition verfügbar. Die Editionen unterscheiden sich jeweils bezüglich ihres Funktionsumfangs.
Die on-prem Varianten nutzen alle die SharePoint Foundation (2010) Engine als Basis. Diese ist schon seit Jahren im Einsatz und dadurch ausgereift. Weiterentwickelt wird sie von Microsoft aber nicht mehr. Erweiterungen sowie Bug-Fixes für den Workflow Designer veröffentlicht Nintex im Dreimonatsrhythmus. Installation der Pakete ist stets Sache der Kunden.
Beim O365-Produkt dient der Workflow Manager (2013) von Microsoft als Grundlage. Mit dem Aufschwung von SharePoint Online, welchen wir bei unseren Kunden in den letzten Montaten festellen konnten, wiederfährt auch Nintex für O365 ein regelrechter Entwicklungsschub. Nach vielen Arbeiten am Backend fanden zuletzt mehr und mehr Actions sowie neue Features ihren Weg in die Cloud. Die Aktualisierung geschieht in kürzeren Intervallen (ca. 1x pro Monat) und gilt stets für alle Nintex-Kunden global (mehr oder weniger) gleichzeitig.
In NWC (Nintex Workflow Cloud) wurde die Engine komplett neu und losgelöst von SharePoint durch Nintex in Eigenregie entwickelt. Die Plattform verfolgt den Gedanken «Workflow-as-a-Service» und befriedigt vor allem die Bedürfnisse von denjenigen Kunden, welche den Scope nicht auf SharePoint beschränken. Es stehen entsprechende Konnektoren («Actions») zur Verfügung, der Fokus liegt hier aber bei der Verbindung von verschiedenen cloudbasierten Diensten. Bis anhin wurden Updates im Zweiwochenrhythmus verteilt. Der Kunde hat auch hier keinen Einfluss bezüglich Aufschaltungstermin oder -entscheid.
Nintex Forms Designer
Nintex Forms kann als Ersatz für Infopath-Formulare verstanden werden. Der Designer ist für SharePoint on-prem (2010, 2013, 2016), SharePoint Online (Office 365) und für NWC in einer Standard resp. Enterprise Edition verfügbar. Auch hier unterscheichen sich die beiden Editionen wieder bezüglich des jeweiligen Funktionsumfangs.
Seit September 2017 ist bei der Erstellung von neuen Formularen* auszuwählen, ob der Designer im sogenannten «Responsive Form» oder «Classic Form» Modus gestartet werden soll. Der Hauptunterschied liegt auf der Hand. «Responsive Form» ermöglicht das Erstellen eines Formulars, welches sich an das Endgerät des Users anpasst, welcher das Formular aufruft. «Classic Form» entspricht dem Editor, wie er seit der Produktlancierung eingesetzt werden kann.
*«Responsive Forms» wurde zuerst für Nintex Forms für O365 und NWC ausgerollt. On-prem-Kunden sollen mittelfristig ebenfalls von der Neuerung profitieren können.
Nintex Document Generation
Der Service «Nintex Document Generation» ermöglicht es, Platzhalter in Dokumenten (Word, Excel, PowerPoint) zu ersetzen und die Datei im Originalformat oder als PDF abzuspeichern. Wichtig insbesondere für on-prem-Kunden ist zu wissen, dass zur Verwendung des Services eine Verbindung zum Nintex Document Generation Server aufgebaut werden muss.
Nintex App-Studio
Ein weiterer Service, welcher zur Nintex Workflow Plattform gehört, ist «Nintex App-Studio». Kunden mit Enterprise-Lizenzierung erhalten damit die Möglichkeit, eine Mobile-App im firmenweiten Layout zu erstellen. Weitere technische Unterschiede zur App aus dem jeweiligen App-Store (Android, iOS, Windows) sind:
- Einbindung von HTML-Seiten beispielsweise zur Navigation innerhalb der App
- Filterung von Workflows und Formularen, welche via Mobile gestartet/bearbeitet werden dürfen
- Verteilung der App via Mobile Device Management (MDM)
Die Erstellung und Verwaltung von Apps geschieht über das App-Studio-Portal: https://appstudio.nintex.com/
Nintex Hawkeye
Nintex Hawkeye rundet die Nintex Workflow Plattform ab. Anhand von vordefinierten Dashboards (z.B. in Microsoft Power-BI) können Workflowdaten grafisch aufbereitet werden. Ein gängiges Einsatzszenario ist das Verwalten von Service-Level-Agreements mit Nintex Hawkeye. Dabei liefern die Workflows zur Abwicklung eines Supportfalls an definierten Prozessschritten Telemetriedaten, welche zur Auswertung der Reaktions- und Durchlaufzeit, der Kundenzufriedenheit, der geografischen Herkunft oder der Menge an Supportfällen pro Zeiteinheit genutzt werden können.
Produkt-Highlights und Limitationen
Highlights Workflows
- Drag&Drop-Designer zum Erstellen und Verwalten der Workflows
- Grafische Ansicht, kein Code notwendig
- Workflows können plattformübergreifend gestartet werden
Limitation Workflows
- Unterschiedlicher Funktionsumfang der beiden Produkte für SharePoint on-prem und Online (Migrationsszenarien) sowie bei der Nintex Workflow Cloud
Highlights Forms
- Nutzung von Managed Metadaten möglich (ausser NWC)
- Im SharePoint-Kontext kein separates Login notwendig
- Formulare via Nintex Mobile aufrufbar
Limitationen Forms
- Responsive Forms lassen aktuell kein JavaScript und CSS zu
- Forms für NWC laufen aktuell immer über amerikanisches Data Center
Highlights Document Generation
- Dynamisches Befüllen von Dokumenten
- Auch Befüllen von Tabellen möglich
Limitationen Document Generation
- Keine Alarmierung bei beispielsweise 10% Restguthaben an Dokumenten möglich
- Übertrag nicht verwendeter Dokumente ins Folgejahr nicht möglich (Guthaben verfällt)
Highlights Hawkeye
- Plattformunabhängige Erfassung und Auswertung der Workflowdaten
- Nahtlose Einbindung von Power-BI
- Via ODATA-Feed Auswertung durch Dritthersteller-Dashboard möglich
Limitationen Hawkeye
- Bestehende Workflows müssen mit den sogenannten «Hawkeye Beacons» erweitert werden, bevor gewisse Auswertungen möglich sind
Empfehlungen und Fazit der IOZ
- Auf Namenskonventionen bei Workflows achten:
Durch eine eindeutige Bezeichnung der Workflows, Variablen und Konstanten ermöglichen Sie es, dass andere Personen aus Ihrer Unternehmung die Workflows verstehen und anpassen können. - Koordinationsworkflow zur Steuerung des ganzen Prozesses einsetzen:
Erstellen Sie einen Workflow, welcher diverse Sub-Workflows anstösst. So gewährleisten Sie, dass im Bedarfsfall der Prozess neugestartet werden kann und da weiterfährt, wo er zuletzt steckengeblieben ist. - Neue Forms als Responsive Forms erstellen:
Rüsten Sie sich für die Zukunft und erstellen Sie neue Formulare mit dem Responsive-Forms-Editor. - Technische Accounts (Serviceaccounts) für Verbindungen verwenden:
Sei es für einen der zahlreichen Konnektoren in NWC oder für den Aufruf eines Webservices in SharePoint, nutzen Sie technische Accounts (Serviceaccounts) zum Herstellen einer Verbindung. Das Passwort soll nie ablaufen und kann zentral hinterlegt werden. - Workflow on-prem ca. 2x jährlich und im Gleichschritt mit SharePoint CU updaten:
Mit gültiger Software-Assurance sind Sie berechtigt, neue Produktupdates zu installieren. Machen Sie davon ca. 2x jährlich Gebrauch. Halten Sie den SharePoint-Patchlevel ebenfalls aktuell. - Was erhalte ich mit der Standard / Enterprise Edition genau?
Der genaue Funktionsumfang ist stets von der Plattform und der eingesetzten Edition (Standard / Enterprise) abhängig. Pauschalaussagen sind kaum möglich und verlieren ihre Gültigkeit mit jedem neuen Release. Aktuell gilt folgender Funktionsumfang:
Editionsvergleich Standard Enterprise Edition - Es kommt noch vieles mehr!
Auch wir als langjähriger Nintex-Partner sind von der Innovationskraft begeistert. Die Roadmap ist prall gefüllt. Es darf mit vielen Erweiterungen und Verbesserungen gerechnet werden. Sollten Sie etwas vermissen, erstellen Sie hier ganz einfach einen Feature-Request: https://nintex.uservoice.com/
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Geschrieben von
Raphael Bachmann
Teamleiter Apps & Services und Nintex virtual Technical Evangelist
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