In diesem zweiten Beitrag der monatlich erscheinenden Productivity-News-Reihe widmen wir uns dem spannenden Thema Teams.
Was sind Teams?
Microsoft Teams ist ein weiterer Baustein des Office 365 Stacks und bietet ein modernes Portal für die Zusammenarbeit in Teams innerhalb des Unternehmens.
Die Kommunikation innerhalb des Teams erfolgt über Chats. Zudem können Dateien im Team ausgetauscht und gemeinsam bearbeitet werden. Ebenso sind Notizen über OneNote in jedem Team intergiert. Über Tabs können weitere Funktionen in Teams integriert werden, wie beispielsweise Planner, PowerBI, Excel Sheets, PDF’s oder Team Services Sites. Besprechungen können als Skype Meeting geplant werden, entsprechende Teilnehmer können dazu eingeladen werden. Der Fokus von Teams liegt ganz klar auf Self Service und mobiler Verfügbarkeit. Die Zusammenarbeit soll einfach und von überall aus möglich gemacht werden.
Wie sind die Teams in Office 365 eingebettet?
Teams sind aktuell nur über http://teams.microsoft.com erreichbar oder via App. In der Office 365 Suite Bar sind die Teams aktuell nicht implementiert. Zwischen Teams und der Office 365 Plattform bestehen jedoch klare Abhängigkeiten, Basis ist auch hier wieder Office 365 Groups. Teams sind ausschliesslich in der Cloud verfügbar.
In der Konsequenz bedeutet dies:
- Jedes neu erstellte Team erzeugt im Hintergrund eine Group
- Somit wird pro Team (via Groups) auch eine neue SharePoint-Teamsite erstellt (zur Datenablage)
- Jedes Team kann mit einem bestehenden oder neuen Planner verbunden werden
- Wird ein neuer Planner erstellt, wird wiederum eine Group dazu generiert
Wie funktionieren Teams?
Jedes Team enthält die wichtigsten Bausteine, die für die Zusammenarbeit nötig sind: Chat, Dokumente, OneNote, Planner, SharePoint Sites und vieles mehr. Dokumente können in den Teams direkt bearbeitet werden. Über die integrierten Kanäle (Channels) lässt sich die thematische oder organisatorische Gliederung der Teams abbilden. Umfangreiche Sicherheitsstandards stellen die sichere Aufbewahrung und Übertragung sicher. Durch individuelle Erweiterungen über eigene Tabs, Konnektoren zu Drittsystemen oder der Integration von Bots lässt sich der Funktionsumfang von Teams markant erweitern.
Quelle: Microsoft
Wie schneidet Teams im Vergleich zu den anderen Collaboration-Tools in der Cloud ab?
Die folgende Übersicht zeigt auf, welche Stärken und Schwächen die einzelnen Zusammenarbeits-Tools aus dem Office 365 Stack anbieten:
Teams ist nun offiziell verfügbar!
Die chat-basierte Plattform Teams ist nun offiziell verfügbar und bietet seit Launch noch mehr nützliche Funktionen!
Per Smartphone an einer Teams-Sitzung teilnehmen:
Nun können Anwender auch unterwegs an Teams-Meeting teilnehmen über die Teams App auf dem Smartphone. Zurzeit unterstützt nur Android der Video-Chat. Die Integerierung in iOS und Windows Betriebssysteme werden noch folgen.
Email an einen Kanal:
Die Kundenwünsche wurden erhört! Die Teams-Kanäle besitzen nun eine eigene Mail-Adresse. Nachrichten inkl. Anhänge können an spezifische Kanäle versendet werden. Damit ist sichergestellt, dass der Teams-Kanal auch wichtige Informationen bekommt. Der Teamleiter kann beispielsweise den Wochenrapport an sein Team weiterleiten. Der Anhang wird direkt in den Teamsdateien (SharePoint Bibliothek) gespeichert.
Markdown Syntax:
Der Chat unterstützt Markdown, um Codes oder Aufzählungspunkte anzuzeigen. Eine Übersicht zu den Instruktionen der Markdowns ist hier verfügbar.
Terminvorschläge:
Ein weiterer Feature ist, dass über die Konversationen Sitzungen geplant werden können. Mit dem Schedule Assistant werden die freien Slots der Kalender von den Teammitgliedern angezeigt.
Private und öffentliche Teams:
In der Preview-Phase waren alle erstellten Teams privat und daher geschlossen. Nun können die Teams öffentlich gesetzt werden und Mitglieder müssen nicht explizit eingeladen werden. Ähnlich wie bei Groups werden über Office Graph die vorhandenen öffentlichen Teams im Unternehmen vorgeschlagen.
Security integriert:
Im Compliance Center von Office 365 wird Teams unterstützt. Funktionen wie eDiscovery oder Audit können nun verwendet werden.
Welche Limitationen gibt es aktuell?
Wie jedes Hilfsmittel hat auch Teams Limitationen, die man vor einer Implementation berücksichtigen muss. Da Teams aktuell noch im Preview Status ist, kann davon ausgegangen werden, dass sich bei den Funktionen bis zum finalen Rollout noch Änderungen ergeben werden. Aktuell sind folgende Einschränkungen zu berücksichtigen:
- Wird Teams bzw. Office 365 ohne Exchange betrieben (z.B. wenn Lotus im Einsatz ist), können keine Meetings in den Teams erstellt werden.
- Zur Zeit können in den Teams keine externen Personen hinzugefügt werden. Gemäss Hinweisen von Microsoft ist eine Integration jedoch in Vorbereitung.
- Die zentrale Verwaltung aller Teams ist aktuell nur sehr beschränkt über die Groups Verwaltung im Admin-Portal möglich. Leider lassen sich Teams nicht von Groups unterscheiden, daher ist die Verwaltung nur stark eingeschränkt möglich.
- Es gelten generell die Limitationen gemäss FAQ von Microsoft Teams.
Welches sind typische Anwendungsfälle für Teams?
Anhand einiger Anwendungsfälle wird hier aufgezeigt, wie Microsoft Teams effizient eingesetzt werden kann:
Anwendungsfall 1: Zusammenarbeit an Dokumenten und Inhalten im Team
Die Firma Hans Muster AG hat fünfzig Mitarbeitende und ist in fünf Abteilungen gegliedert. Alle Mitarbeiter legten bisher ihre Daten auf einem gemeinsamen Fileshare ab. Vielfach wurden Files per Mail untereinander verschickt. Die gleichzeitige Bearbeitung von Dateien war nicht möglich, somit wurde zum Teil an lokalen Kopien weitergearbeitet. Die Konsolidierung war extrem zeitaufwändig und fehleranfällig. Der Austausch der Teammitglieder fand primär per E-Mail statt oder im direkten Gespräch. Notizen wurden als Word-Protokolle erstellt und auf dem Fileshare abgelegt.
Teams ist für die Zusammenarbeit an Dokumenten besonders gut geeignet. Durch das moderne Co-Authoring (wird durch die SharePoint Datenablage ermöglicht) können mehrere Benutzer gleichzeitig am gleichen Dokument arbeiten. Dies hat positive Auswirkungen auf die Effizienz und reduziert den Aufwand einer mehrfachen Ablage. Über die OneNote Integration können direkt Meetings protokolliert werden. Der mühsame Austausch per Mail entfällt. Die Chat-Funktion ermöglicht den unkomplizierten Austausch, insbesondere auch dann, wenn jemand vom Home Office aus arbeitet.
Anwendungsfall 2: Arbeitsgruppen als Team abbilden
Die Firma Supermarketing AG ist eine grosse Marketingagentur. Die Unternehmung ist weniger fokussiert auf eine Teamgliederung, mehr geht es darum, in Arbeitsgruppen Aufträge zu bearbeiten von der Akquise hin bis zur Realisierung. Die Gruppen werden Ad-hoc durch den Besitzer zusammengestellt mit dem entsprechenden internen Personal. Der Teilnehmerkreis bewegt sich von wenigen Personen bis hin zu dutzenden Mitarbeitern, je nach Grösse des Auftrags. Pro Arbeitsgruppe werden dann einzelne Themengruppen gebildet, um die Disziplinen zu kapseln (Verkauf, Design, Entwurf & Prototyping, Umsetzung usw.). Da die Mitarbeiter in der ganzen Schweiz verstreut arbeiten, ist ein Austausch via Chat und Telefonkonferenzen unabdingbar. Im Fokus stehen die effiziente Erarbeitung von Ergebnissen und der rasche und unkomplizierte Austausch.
Gerade für dieses Szenario eignet sich Teams hervorragend. Durch die mobile Verfügbarkeit über die entsprechenden Apps ist der schnelle und einfache Austausch sichergestellt. Dadurch können alle Mitarbeiter unabhängig vom Standort und Endgerät auf Teams zugreifen und effizient miteinander arbeiten und kommunizieren. Über Kanäle können Themengruppen gebildet werden, um Unterhaltungen zu organisieren. Themen, Aufgaben und Problemstellungen können so zugeordnet werden.
Anwendungsfall 3: Wissensmanagement-Themen organisieren
Die Firma Concept Consulting AG hat hauptsächlich Freelancer unter Vertrag, welche autonom in Projekten arbeiten. In der täglichen Arbeit entsteht in der Zusammenarbeit mit Kunden eine grosse Menge an Wissen. Dieses Wissen wird innerhalb von Teams in Themengruppen gemeinsam unter den Freelancern gesammelt, bearbeitet und weiterentwickelt. Zentral werden die Themen laufend überprüft und nötigenfalls werden veraltete Themengebiete stillgelegt oder neue Themengebiete angelegt.
Teams bietet hier eine optimale Zusammenarbeit, an jedem Platz und zu jeder Zeit. Durch den chatbasierten Austausch können laufend Informationen geteilt werden. Durch die zentrale Dokumentenablage kann an gemeinsamen Ergebnissen fokussiert gearbeitet werden. Durch die Integration von Planner können Aufgaben erstellt und zugewiesen werden. Die unkomplizierte Bereitstellung, auch ausserhalb der klassischen Teamstrukturen, reduziert die Hürden für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Die themenfokussierte Bearbeitung steht im Zentrum. Durch die mobilen Apps kann jederzeit auf die Inhalte zugegriffen werden. Durch Channels können die Themengebiete weiter aufgegliedert werden und schaffen eine übersichtliche Darstellung.
Die folgende Grafik visualisiert, für welche Zielgruppen sich welche Technologie am besten eignet hinsichtlich deren Dringlichkeit in der Bereitstellung.
Quelle: IOZ AG
Was empfiehlt die IOZ AG?
In Sachen Flexibilität ist nach wie vor die Teamsite in SharePoint das Mass der Dinge. Kein Self Service Portal lässt sich in diesem Umfang individualisieren und kein anderer Baustein des Stacks deckt die grosse Fülle an Funktionalitäten ab. Geht es jedoch um eine rasche Bereitstellung, ohne dabei grosses Augenmerk auf eine individualisierte Lösung zu setzen (und ist man bereit, auch Kompromisse in Kauf zu nehmen), so kann Teams eine schnell verfügbare und moderne Lösung für die Zusammenarbeit in Teams darstellen.
Wie ist das Fazit der IOZ AG?
Teams ist ein interessantes Produkt und führt die neue Strategie „Cloud First, Mobile First“ von Microsoft konsequent weiter. Insbesondere die homogene Navigation ist ein grosser Vorteil. Der Benutzer findet jederzeit den Kontext wieder und kann ohne Hürden innerhalb von Teams oder über die Teamgrenze hinweg navigieren. Teams ist klar strukturiert und einfach aufgebaut und kann ohne grosse Instruktion direkt angewendet werden. Egal ob über Browser oder über die App, Teams ist mobil verfügbar und kann Inhalte auch responsive darstellen.
Teams kann vieles schon recht gut, aber nicht alles. Insbesondere gibt es eine grosse Einschränkung mit der Integration von externen Benutzern. Zudem fehlt ein zentrales Management über alle Teams hinweg. Dies macht die Verwaltung sehr schwierig, da alle Teams „private“ sind und somit auch nicht für den Admin sichtbar sind. Teams unterstützt zudem keine Vorlagen. Das heisst, dass jedes Team identisch aussieht und nur in eingeschränktem Umfang verändert werden kann. Nicht zuletzt ist in Teams nur ein sehr marginales Customizing möglich – die individuellen Wünsche der Teams können also nur sehr eingeschränkt berücksichtigt werden.
Gibt es weiterführende Unterlagen?
Ein umfangreiches Factsheet zu Teams finden Sie hier.
Wie sieht die Teams Roadmap aus?
Es gibt die üblichen Angaben in der offiziellen Roadmap.
Welche Fragen treffen wir bei unseren Kunden häufig an?
F: Welche Lizenzen sind nötig, um Teams zu nutzen?
A: Teams ist in folgenden O365 Lizenzvarianten verfügbar: Business Essentials, Business Premium, Enterprise E1/E3/E5
F: Wo kann ich ein Team erstellen?
A: Über den Teams-Client oder per Webzugriff.
F: Was passiert, wenn Benutzer gelöscht werden?
A: Teams funktioniert nach wie vor und alle Daten bleiben erhalten. Wenn der entfernte Benutzer der einzige Besitzer war, können IT-Administratoren die Kontrolle übernehmen.
F: Wie unterscheidet sich Teams von Office 365?
A: Teams basiert auf Office 365-Gruppen und bietet Möglichkeiten, auf freigegebene Ressourcen einer Office 365-Gruppe zuzugreifen (SharePoint, Dateien, Planner, etc.).
F: Kann ich Teams zu einer Office 365-Gruppe hinzufügen?
A: Ja, sofern die Gruppe privat ist.
F: Kann ich Teams zu einer Yammer-Gruppe hinzufügen?
A: Nein, zurzeit ist das noch nicht möglich.
F: Ist Teams für Education- und Government-Kunden verfügbar?
A: Noch nicht. Dies ist aber in Planung und wird über die Roadmap informiert.
F: Kann ich Teams als eigenständigen Dienst erwerben?
A: Nein, Teams ist als Standalone-Produkt nicht verfügbar.
F: Kann ich einschränken, wer in meiner Organisation Teams erstellen kann?
A: Ja. Die definierten Office 365-Gruppen-Einstellungen gelten auch für Teams.
F: Wie kann ich meine Daten nach Teams migrieren?
A: Datenmigrationen können, da die Datenbasis für Dokumente in SharePoint liegt, über etablierte Migrationstools wie z.B. Share-Gate vorgenommen werden.
F: Kann ich Teams nach Belieben erweitern?
A: Die Erweiterungsmöglichkeiten sind limitiert. Aktuell bestehen Sie aus einer Auswahl an weiteren Tabs sowie Tabs, welche selber entwickelt werden können.
F: Wie kann ich meine Daten in den Teams sichern?
A: Datensicherungen können, da die Datenbasis für Dokumente in SharePoint liegt, über etablierte Cloud-Backuplösungen wie z.B. Skykick vorgenommen werden.
F: Kann ich mit Smartphones und Tablets auf meine Teams zugreifen?
A: Ja, es bestehen Zugangsmöglichkeiten über die gängigen Browser oder über eine separate Teams-App (iOS, Android und Windows).
F: Wieso soll ich Teams wählen? Wäre nicht z.B. Slack besser geeignet?
A: Slack wird in einigen Bereichen funktional noch besser als Teams, jedoch ist die Integration im Office 365 Stack ein grosser Vorteil von Teams. Die nahtlose Integration und die Nutzung von Synergien (Teamsites, Groups, Planner) sind grosse Vorteile die für Teams sprechen. Zudem ist zu erwarten, dass Microsoft einen vergleichbaren Funktionsumfang wie Slack in kurzer Zeit anstreben wird.
F: Wann wird Teams verfügbar sein?
A: Eine generelle Verfügbarkeit (GA) wurde auf den 14.03.2017 angekündigt, Detail dazu finden Sie hier.
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