Productivity News vom 1.3.2018: PowerApps – Mobile Applikationen selber entwickeln

Was ist «Microsoft PowerApps»?

PowerApps ermöglicht es Ihnen, geschäftsbezogene Mobilapplikationen für Smartphones oder Tablets zu entwickeln. Ihre Applikationen können auch über den Webzugriff oder in SharePoint Online von Ihrem Notebook aus ausgeführt werden. Die entwickelten Apps können direkt im Unternehmen freigegeben werden, so dass alle Mitarbeitenden die App nutzen können. Das Ausrollen in den offiziellen App Stores können Sie sich sparen. PowerApps gilt als Nachfolger von InfoPath und kann auch als Formular-Werkzeug verwendet werden.

Beispiele für mögliche mit PowerApps realisierte Applikationen:

• Inspektionen vor Ort
• Reporting der täglichen Arbeiten von Aussendienstmitarbeitenden
• Stichproben vor Ort (QM)
• Kostenkalkulationen für Reparaturarbeiten
• Monitoring von Daten
• Mobile Newsverteilung
• Ferienantrag
• Kontakte ins CRM speichern
• u.v.m.

Welchen Mehrwert bietet PowerApps?

PowerApps richtet sich an die PowerUser und weniger an Entwickler. Das bedeutet, dass Ihre branchenspezifische Applikation per Mausklick zusammengebaut werden kann. Dazu werden keine Programmierkenntnisse benötigt, jedoch sind Programmiererfahrungen von Vorteil. Das Tool kombiniert Drag&Drop-Konzepte mit Ausdrücken für Logik.

Wie legt man los?

Jede Applikation benötigt eine Datenquelle, um Informationen darstellen zu können. PowerApps bietet Ihnen unzählige Konnektoren an, mit denen Sie Ihre Verbindungen herstellen können. Natürlich unterstützt das Tool auch eigene Datenquellen. Dazu muss ein Application Programming Interface (API) bzw. eine Programmierschnittstelle entwickelt werden. Beachten Sie auch, dass für gewisse Konnektoren eine Premium Lizenz (Plan 1 oder Plan 2) erforderlich ist.

Wenn Sie lokale Daten anbinden möchten, dann wird das On-Premises Data Gateway benötigt. Mit diesem Gateway können auch lokale Daten für PowerBI oder Flow verwendet werden. Auch hier können zusätzliche Kosten anfallen, da die Verbindung mittels Gateway nicht in allen Office 365 Enterprise oder Dynamics 365 Lizenzen enthalten sind.

Weitere Informationen zu den Konnektoren finden Sie hier.

Wo erstelle ich eine Applikation?

Apps können entweder im Web oder im PowerApps Studio (Client) erstellt werden. Sie haben insgesamt drei Möglichkeiten, wie Sie loslegen können:

Variante 1: Mittels Verbindung von bestehenden Datenquellen

Wenn Sie beispielsweise in SharePoint Online eine moderne Liste mit Daten haben, können Sie über den Ribbon auf die PowerApps-Schaltfläche klicken. PowerApps wird anhand der Datenquelle die Applikation automatisch generieren. Das Tool kümmert sich um Ihre SharePoint-Daten und teilt sie in drei Screens auf:

1. Browse-Screen mit der Übersicht der Listen-Elemente
2. Detail-Screen für die Anzeige eines Elements mit den Feldern
3. Editier-Screen für die Bearbeitung der Listen-Elemente

Sie können auch mittels Verbindung der zahlreichen Konnektoren starten.

Variante 2: Mittels vorgefertigter Beispiel-App

PowerApps bietet Ihnen verschiedene Beispiel-Apps an. Sie können diese ausführen und erhalten dadurch einen Einblick, welche Möglichkeiten vorhanden sind, wie die Applikation funktioniert und welche Zusammenhänge vorhanden sind.

Variante 3: Ohne Vorlage

Bei dieser Variante starten Sie ohne Vorlage und ohne vordefinierte Screens. Die Verbindungen zu den Datenquellen erstellen Sie direkt in PowerApps.

Welche Lizenzen werden benötigt?

Bei welchen Office 365 bzw. Dynamics 365 Lizenzen ist PowerApps integriert?

Prinzipiell können Sie PowerApps im Rahmen der folgenden Lizenzen nutzen:

• Business Essentials
• Business Premium
• Office 365 Education
• Office 365 Education Plus
• Office 365 Enterprise E1 – E5
• Dynamics 365 Enterprise Edition
• Dynamics 365 Business Edition

Kann PowerApps auch als Standalone-Produkt bezogen werden?

Ja, das ist möglich. Folgende Pläne sind vorhanden:

• PowerApps Plan 1
• PowerApps Plan 2

Weshalb gibt es eigenständige Lizenzpläne und worin unterscheiden sie sich?

PowerApps bietet auch zahlreiche Konnektoren an, welche nicht aus der Produktfamilie von Microsoft stammen. Somit ist eine Office 365 oder Dynamics 365 Lizenz nicht vorausgesetzt, um PowerApps nutzen zu können.

Um das Common Data Service verwenden zu können, werden die eigenständigen Pläne vorausgesetzt. Mit dem Plan 2 werden Entitäten verwaltet und mit dem Plan 1 können Anwender Daten aus dem Common Data Service nutzen. Auch wenn Sie bereits Office 365 oder Dynamics 365 Lizenzen gelöst haben, müssen diese Pläne erworben werden.

Was ist ein Common Data Service?

Daten stehen im Zentrum von Unternehmensanwendungen und -prozessen. PowerApps unterstützt Daten aus lokalen Quellen wie SQL Server sowie aus Clouddatenquellen. Daten können beispielsweise im Zusammenhang mit Kunden, Verkäufen, Mitarbeitenden und vielem anderen stehen.

Das Common Data Service kann als Hierarchie betrachtet werden. Auf der untersten Ebene speichert der Dienst Daten skalierbar und zuverlässig und macht diese Daten verfügbar, sodass sie verwendet werden können. Eine Ebene weiter ist das Common Data Model, das eine Vielzahl von Entitäten enthält, die in Anwendungen und Geschäftsprozessen verwendet werden.

Was sind Entitäten?

Entitäten sind Kombinationen von Metadaten (z.B. Feldnamen, Datentypen, Beziehungen, etc.) und können beispielsweise mit Access-Tabellen verglichen werden.

Entitäten wie Kontakte, Produkte, Bestellnummer etc. sind per default verfügbar. Sie können die Standardentitäten entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens erweitern und benutzerdefinierte Entitäten erstellen. Beispielsweise möchten Sie die Entität Produkt mit weiteren Entitäten wie beispielsweise Review verknüpfen. Dazu wird die benutzerdefinierte Entität Produkt Review mit zusätzlichen Feldern erstellt und via Beziehungen verknüpft.

Weiterführende Informationen zum Common Data Service finden Sie hier.

Integrationen zu anderen Diensten

PowerApps bietet eine Integration zu Flow. Flow ist der Nachfolger von SharePoint Designer Workflow und automatisiert Geschäftsprozesse. Mit der Office 365 oder Dynamics 365 Lizenz oder mit den eigenständigen Plänen erhalten Sie zusätzlich eine begrenzte Anzahl an Flow-Ausführungen.

Sie können eine PowerApps-Applikation erstellen und diese mit Flow kombinieren. Beispielsweise wird nach dem Editieren der Daten ein Workflow gestartet, welcher Aktionen in SharePoint ausführt oder einen Genehmigungsprozess auslöst. Um komplexe Anwendungsfälle mit Automatisierungen zu decken, kann auch Nintex Workflows verwendet werden.

Eine weitere Integration bietet SharePoint Online. Neu können Listeneinträge als PowerApps-Formulare angezeigt werden. Dadurch können Sie direkt in SharePoint Formulare erstellen.

Nachteile und Limitationen von PowerApps

Auch mit PowerApps stösst man an Grenzen. Folgende Limitationen sind zum jetzigen Zeitpunkt bekannt:

• Offline-Möglichkeiten müssen bei Bedarf selbst implementiert werden
• Apps können nicht über die Stores (Apple Store, Google Play, Windows Store) veröffentlicht werden
• Anwender benötigen eine gültige Lizenz, um die App zu nutzen
• Anwender müssen zuerst in den offiziellen Stores PowerApps herunterladen, sich einloggen und die verfügbaren Unternehemensapps als Verknüpfung hinterlegen, bevor die App gestartet werden kann
• Es sind noch nicht alle Felder von SharePoint Online unterstützt
• Es können maximal 500 Einträge von einer Datenquelle übertragen werden (konfigurierbar bis 2000) – Stichwort «Delegation von Abfragen»
• Co-Authoring wird nicht unterstützt
• Externer Zugriff wird nicht unterstützt

Welches sind die Anwendungsfälle für PowerApps?

Eigentlich gibt es keine einheitlichen Anwendungsfälle für PowerApps, denn jedes Unternehmen hat spezifische Anforderungen. Aus diesem Grund werden hier von der IOZ umgesetzte Applikationen beschrieben:

Anwendungsfall 1: Schulungen, Kurse & Events

Wenn Sie SharePoint als Intranet nutzen und dort anhand von Listen und Kalendern Schulungen, Kurse und Events pflegen und ausschreiben, können Sie mit PowerApps eine Veranstaltungsapplikation erstellen. Anwender können diese App auf ihr Smartphone herunterladen und sich selber für Kurse einschreiben.

Mit dem Self-Service-Gedanken ersparen Sie sich die Mühe, Teilnehmerlisten im Excel zu führen oder Teilnahmebestätigungen oder Absagen per Mail einzeln zu versenden. Diese Schritte können Sie via Flow automatisieren.

Anwendungsfall 2: QM-Stichproben

Die Schweiz ist weltweit bekannt für Käse, Milchschokolade und andere qualitativ hochwertige Produkte. Um die Qualität zu prüfen, werden häufig Stichproben gemacht.

In Produktionsstätten erleben wir vielfach, dass Checklisten und Formulare in Papierform für diese Stichproben verwendet werden. Meist sind es die Prüfer gewohnt, mit Papier umzugehen. Wie werden jedoch diese Daten weiterverarbeitet? Eine Auswertung wird meist gewünscht, aber nicht umgesetzt, da niemand diese Daten digitalisieren möchte. Meist verschwindet der Papierstapel in einem Ordner und wird nie mehr angerührt.

Mittels PowerApp können diese Checklisten digitalisiert werden. Die Prüfer verwenden dazu ein Tablet und gehen die Fragen einzeln durch. Zudem können Fotos erstellt werden und landen direkt am richtigen Ort. Nach der Stichprobenprüfung kann auch hier über Flow der nächste Prozess angestossen oder eine spezifische Person informiert werden. Da die Daten beispielsweise in SharePoint liegen, können Reports in PowerBI erstellt und den Verantwortlichen zur Verfügung gestellt werden.

Was empfiehlt die IOZ AG?

PowerApps ist ein starkes Instrument, welches spezifische Business-Anforderungen abdecken kann. Falls aufgrund der genannten Limitationen nichts im Weg steht, legen Sie doch gleich los! Wichtig ist, dass Sie zuerst ein Konzept erstellen. Was soll die App tun? Was soll sie vereinfachen? Welche Datenquellen werden benötigt? Sollen die Daten auch editiert oder nur angezeigt werden (Bsp. Neuigkeiten)? Welche Zielgruppe steuert die App an? Wie sieht er Screenflow aus? Gibt es Automatisierungen? Etc…

Wie sieht die Roadmap aus?

Als nächstes wird ein SharePoint Webpart für PowerApps verfügbar sein.
Falls Sie weitere Informationen zur der offiziellen Roadmap abrufen möchten, finden Sie diese hier.

FAQ: Welche Fragen treffen wir bei unseren Kunden häufig an?

F: Kann ich lokale Daten nutzen?
A: Ja, mit dem On-Premises Data Gateway ist das möglich.

F: Müssen alle Personen im Unternehmen eine gültige Lizenz haben, um meine PowerApps-Applikation nutzen zu können?
A: Ja, denn die Authentifizierung geschieht über das Microsoft-Geschäftskonto.

F: Kann ich die App auch offline nutzen?
A: Nein, das ist nicht möglich. Die App muss Verbindungen zu den Datenquellen herstellen und benötigt auch die Authentifizierung des Anwenders.

F: Kann ich eine App auch mit externen Mitarbeitern nutzen?
A: Nein, das wird im Moment nicht unterstützt.

Hinweis: Diese Beitrag wurde am 1.3.2018 veröffentlicht. Am 18.6.2019 wurde der Beitrag überarbeitet und veraltete Informationen wurden entfernt.