Productivity News vom 1.3.2019: Moderne Provisionierung – dank Vorlagen rasch zum digitalen Projektraum

Was bedeutet Seiten-Provisionierung?

Unter Seiten-Provisionierung verstehen wir das Erstellen einer Websitesammlung (Site Collection) anhand einer Vorlage in SharePoint. Die Vorlage besitzt dabei eine feste Struktur mit bestimmten Listen, Bibliotheken, Websitespalten, Berechtigungen etc. So können beispielsweise Vorlagen definiert werden für Projekt-, Team- und Bereichsseiten. Die Projektseiten sind im Idealfall gegenüber externen Projektmitarbeitern offen, so dass die Externen auch Zugriff erhalten auf die SharePoint-Seite und kollaborieren können. Die Bereichsseiten hingegen sollten geschlossen sein, da sensible Daten abgelegt sind und nur Bereichsmitglieder Zugang erhalten dürfen (HR, Finanzen etc.).

Was ist der Self-Service-Gedanke?

Der Self-Service-Gedanke bedeutet, dass jeder Mitarbeitende eine Websitesammlung selbst erstellen kann. Es muss also kein Antrag mehr an die IT gestellt werden, um eine SharePoint-Seite zu erstellen. Dies führt zu einer Entlastung der IT-Abteilung und die Mitarbeitenden können nach ihren Bedürfnissen Projekträume kreieren und direkt arbeiten. Das erhöht die Produktivität im Unternehmen. Falls trotzdem für die Seitenerstellung eine Genehmigung durch gewisse Personen oder Abteilungen gewünscht wird, kann ein automatisierter Workflow beim Erstellungsprozess im Formular hinterlegt werden.

 

Und was ist daran «modern»?

Provisionierung von Websitesammlungen nach Vorlagen in SharePoint gibt es schon lange. Nun gibt es verschiedene Möglichkeiten, diesen Erstellungsprozess auch für moderne SharePoint-Seiten zu realisieren. Dabei unterscheidet SharePoint Online zwischen einer Teamseite (mit Office 365 Groups) und einer Kommunikationsseite (ohne Office 365 Groups). Bei Erstellung einer Teamseite wird im Hintergrund eine Office 365 Group angelegt mit einem Exchange-Postfach, einem OneNote-Notizbuch und einem Planner für die Aufgabenverwaltung. Die Kommunikationsseite hingegen ist eine moderne Websitesammlung, in dem die ganze Breite für den Inhalt genutzt werden kann. Diese eignet sich für Produktpräsentationen, Events oder Landingpages.

Was bietet mir SharePoint Online für Möglichkeiten an?

Zurzeit können Anwender über die SharePoint Home Seite (tenantid.sharepoint.com/_layouts/15/sharepoint.aspx) neue Websitesammlungen erstellen. Diese Site Collections können auf folgende Arten erstellt werden:

Teamseite

Bei Erstellung einer Teamseite wird im Hintergrund eine Office 365 Group erstellt. Im Erstellungsprozess muss ein Gruppenname definiert werden. Der Gruppenname wird zugleich als Mail-Adresse verwendet und automatisch eingerichtet. Zum Schluss können noch weitere Besitzer oder Mitglieder eingeladen und die Gruppe öffentlich oder privat gesetzt werden. Die modernen Teamseiten sind ähnlich aufgebaut wie die klassischen Teamseiten mit der «Seattle Masterpage». Die Seitennavigation befindet sich in den Teamseiten auf der linken Seite.

Kommunikationsseite

Bei Erstellung einer Kommunikationsseite erhält man eine Websitesammlung ohne Office 365 Groups. Bei der Erstellung können Sie eine von drei Vorlagen wählen. Bei den Vorlagen werden Standardwebparts vorprovisioniert und Sie können die Demo-Inhalte mit Ihren Inhalten ersetzen. Kommunikationsseiten können für Produktlancierungen, Events oder als Hub-Seite eingesetzt werden, da Sie die volle Breite der SharePoint Seite nutzen können. Die Seitennavigation finden Sie beim Header im oberen Bereich. Sie sind ähnlich aufgebaut wie die «Oslo Masterpage» aus den klassischen Seiten.

Teamseite ohne Office 365 Groups

Sie haben auch die Möglichkeit, moderne Teamseiten zu erstellen, ohne die Office 365 Groups Funktionalitäten zu aktivieren. Die Erstellung dieser Seiten ist jedoch versteckt und nur für Administratoren zugänglich. Sie finden die Option im neuen SharePoint Admin-Center. Dort können Sie eine neue Websitesammlung erstellen und unter weitere Optionen die moderne Teamseite ohne Groups anwählen.

Deaktivierung

Allgemein ist es möglich, diese Seitenerstellung zu deaktivieren. Es gibt gewisse Szenarien, bei denen die Kontrolle bei der IT bestehen soll. Ansonsten werden von den Mitarbeitenden Seiten und Gruppen erstellt, wodurch gewisse Namen, Abteilungen etc. blockiert werden können. Diese Einstellung finden Sie im modernen Admin-Center unter den Einstellungen -> Seitenerstellung.

Seitenerstellung ohne Vorlagen genügen mir nicht…

Kein Problem! Nachfolgend finden Sie Möglichkeiten, wie Sie Websitesammlungen erstellen können mit vordefinierten Bibliotheken, Listen, Spalten, Berechtigungen etc.

Collaboration Manager 365 (CM 365)

Der Collaboration Manager 365 ist ein Produkt von Solutions2Share und bietet Provisionierungen im Bereich Office 365. Mit diesem Drittprodukt lassen sich Vorlagen für Räume erstellen, die einen Zweck erfüllen (Projekt- oder Bereichsseiten). Dabei werden benutzerdefinierte Bibliotheken und Listen erstellt, so dass eine feste Projektstruktur besteht. Anhand eines Formulars werden die Angaben zu Raum, Beschreibung, Mitglieder, Berechtigungen etc. eingetragen und direkt in den provisionierten Arbeitsbereich geschrieben. Nach Erstellung des Raumes haben dann die definierten Projektmitglieder Zugang zur erstellten Websitesammlung. Anhand der Arbeitsbereichsliste lassen sich alle Räume auflisten. Dies bietet für den Administrator eine gute Übersicht über alle provisionierten Websiteseiten.

 

Was sind die Vorteile des CM 365?

Folgende Vorteile bietet der Collaboration Manager 365:

Self-Service-Gedanke

Die Mitarbeitende können selbst Räume erstellen und pflegen. Sie sind verantwortlich für die Inhalte, Berechtigungen, Mitglieder und entlasten somit die interne IT.

Schnelle Bereitstellung von Räumen

Websiteseiten werden innerhalb von Minuten erstellt und die Projektmitglieder können sofort loslegen und arbeiten. Sie müssen sich nicht um die Strukturen kümmern, wie beispielsweise eine Bibliothek für interne Dokumente oder projektbezogene Websitespalten (Metadaten). Diese Strukturen werden direkt bei der Provisionierung automatisch erstellt. Es können auch Projektdateien in Bibliotheken hinterlegt werden, so dass diese Vorlagedatei in jedem Arbeitsbereich vorhanden ist.

Skalierbarkeit

Sollte sich die Projektstruktur im Verlauf des Jahres ändern, so kann die Vorlage angepasst werden. Alle bestehende Arbeitsbereiche können synchronisiert werden und erhalten auch die neue Projektstruktur.

Welche Funktionen deckt der Collaboration Manager 365 ab?

Seiten und Subseiten

Es können Seiten, Subseiten, Webparts, Navigation, Gruppen und Einstellungen kopiert werden.

Bibliotheken und Listen

Unterstützt werden Kopien von Bibliotheken, Listen, Ansichten, Inhaltstypen und Workflows.

Inhalte

Es können Dateien, Listenelemente, Ordner, Dokumentensets, Seitenlayouts und Lösungen kopiert werden.

Websiteseitenprovisionierung

Es werden ganze Site Collections provisioniert samt Quoten und Ressourcen.

Synchronisation

Arbeitsbereiche können anhand der Änderungen von Vorlagen synchronisiert werden.

Sicherheit

SharePoint-Nutzer, -Gruppen und -Berechtigungsstufen (Listen, Bibliotheken, Ordner etc.) können kopiert werden.

Workflows

Es können SharePoint Designer Workflows und Nintex Workflows kopiert werden.

Import und Export von Vorlagen

Für On-Premise-Umgebungen können die Vorlagen für Test, Integration und Produktion genutzt werden.

Inhaltstypen

Es können Inhaltstypen, Websitespalten und deren Einstellungen kopiert werden.

Was wird modern provisioniert?

Groups

In der aktuellen Version des Collaboration Manager 365 können Groups samt SharePoint-Seitenstruktur provisioniert werden.

Teams

Register und Kanäle in Teams können provisioniert werden.

Kommunikationsseiten

Es können Inhaltstypen, Websitespalten und deren Einstellungen kopiert werden.

Gibt es weitere Provisionierungstools?

Ja, das Open-Source-Projekt Patterns and Practices (PnP) hat eine Provisionierungsengine entwickelt, um Seitenstrukturen zu provisionieren.

Was ist PnP?

PnP ist eine Initiative, die Beispiele und Anleitungen enthält, wie «Full Trust Code»-Lösungen in das Add-In-Modell umgewandelt werden können. Aber die PnP-Richtlinien entwickelten sich auch in andere Bereiche, darunter SharePoint Framework, Office 365 APIs, Office Add-Ins und Microsoft Graph. PnP ist ein Open-Source-Projekt, bei dem Microsoft und externe Community-Mitglieder ihre Kenntnisse über Implementierungspraktiken für Office 365, SharePoint und Office austauschen.

Site Design und Site Script

Mit dem Site Script und Site Design können neue oder bestehende moderne SharePoint-Websiteseiten automatisiert werden, die eigene benutzerdefinierte Konfigurationen verwenden. Wenn Personen im Unternehmen neue SharePoint-Websitesammlungen erstellen, unterliegen diese oft den Richtlinien des Unternehmens. Beispielsweise wird ein Design verwendet und mit dieser Funktion kann das Branding auf Site Collections übertragen werden.

Site Design

Site Designs sind wie Vorlagen. Bei der Erstellung einer modernen Office 365 Site Collection kann das entsprechende Site Design ausgewählt werden. Nach Erstellung der modernen Seite wird das Site Design angewendet. Dabei werden alle Aktionen, die im Site Script definiert wurden, einzeln ausgeführt. Es ist auch möglich, das Site Design in einer bestehenden Websitesammlung nachträglich auszuführen.

 

 

Site Script

Das Site Script ist eine JSON-Datei, welche eine Liste von Aktionen aufweist und bei Erstellung von modernen Seiten nacheinander ausgeführt wird. Beispielsweise kann mit dem Skript eine neue Dokumentenbibliothek mit unterschiedlichen Websitespalten erstellt werden. Die Site Scripts können auch mithilfe von PowerShell oder REST erstellt werden.

Die verfügbaren Optionen umfassen:

• Erstellen einer neuen Liste
• Anwenden eines Designs
• Festlegen eines Websitelogos
• Hinzufügen einer Navigation
• Auslösen eines Microsoft Flows

Die Liste ist nicht abgeschlossen und das PnP Team entwickelt diese ständig weiter, um weitere Aktionen zu unterstützen.

Im folgenden Beispiel gehen wir eine Stufe weiter und kombinieren andere O365 Tools, um das Site Script bei Erstellung einer modernen Seite zu automatisieren:

1. Das Skript löst einen Flow aus mithilfe einer URL
2. Der Flow sendet eine Nachricht an die Azure Storage Queue
3. Nun wird eine Azure Function ausgelöst
4. Die Azure Function führt das benutzerdefinierte Skript aus (PnP Provisioning Engine) und setzt die Einstellungen auf der neu erstellten Seite

 

Wie lautet das Fazit der IOZ AG?

Es sind noch längst nicht alle SharePoint-Funktionen in der modern experience verfügbar (bspw. Dokumentenset, Terminologiespeicher etc.) und deshalb gibt es allgemein noch Einschränkungen im Bereich der modernen Provisionierung. Jedoch empfehlen wir, bereits heute mit den neuen Provisionierungsmöglichkeiten zu arbeiten und nicht klassische SharePoint-Seiten zu verwenden. Früher oder später werden klassische Funktionen nicht mehr weiterentwickelt und spätestens dann müssen alle bestehenden Inhalte auf modern migriert werden. Falls Sie bereits tausende Projektseiten erstellt haben, ist der Aufwand immens, diese alle umzuwandeln.

Allgemein hebt sich Microsoft von den alten, starren und hierarchischen Strukturen ab. Mit den neuen Kollaborationsmöglichkeiten mit Groups und Teams ist die SharePoint-Struktur flach. Subseiten werden seit längerem nicht mehr weiterentwickelt und der Trend geht definitiv in Richtung Site Collections und Hub Site Assoziationen anstatt Site Collections mit Subseiten.

Wie sieht die Roadmap aus?

In der Roadmap gibt es einen Eintrag zu benutzerdefinierten Site Designs. Microsoft entwickelt eine Möglichkeit, wie benutzerdefinierte Site Designs und Site Scripts noch besser gesteuert werden können.

Ansonsten gibt es die üblichen Angaben in der offiziellen Roadmap unter https://products.office.com/en-us/business/office-365-roadmap.

Gibt es weiterführende Informationen?

Am 15.1.2019 führten wir gemeinsam mit Solutions2Share ein Webinar durch, in dem wir auf Microsoft Teams sowie die Provisionierung von Teams eingegangen sind. Die Aufzeichnung des Webinars finden Sie hier: