Was sind Modern Team Sites?
Vermutlich haben Sie in SharePoint Online bereits erste Erfahrungen mit den modernen Bibliotheken und Listen sammeln können. Seit September 2016 sind nun auch Modern Team Sites verfügbar. Ähnlich wie mit der klassischen SharePoint Teamseite können hier Inhalte, Informationen und Apps genutzt werden. Der Fokus von modernen Seiten liegt auf der Zusammenarbeit eines Teams. Sie können wichtige oder die meistgenutzten Dateien auf die Seite pinnen, so dass alle Mitglieder schnell darauf zugreifen können. Zudem können auch Aktivitäten angezeigt werden, um zu erfahren, wer an welchen Dokumenten zuletzt gearbeitet hat. Über die Funktion Team-News können Informationen den Nutzern auf eine einfache Art und Weise bereitgestellt werden.
Weshalb braucht man Modern Team Sites?
Es gibt mehrere Gründe, weshalb der Einsatz von Modern Team Sites durchaus sinnvoll sein kann. Einer der wichtigsten Punkte ist wohl die Performance der Seiten. Aufgrund der neuen Architektur und durch die Auslagerung von JavaScript und CSS Inhalten auf Content Delivery Network (CDN) laden die Seiten deutlich performanter als die klassischen SharePoint Sites. Zudem ist auch die responsive Darstellung ein wichtiges Thema. Klassische Seiten können gar nicht oder nur mit erheblichem Mehraufwand für eine responsive Darstellung optimiert werden. Modern Team Sites können dies bereits im Standardumfang sicherstellen. Auch auf der SharePoint App werden diese Sites mobilfreundlich dargestellt. Das Look & Feel sowie das Bedienungskonzept wurden überarbeitet. Die neue Oberfläche wirkt aufgeräumter, übersichtlicher und benutzerfreundlicher. Der mächtige Ribbon mit unzähligen Funktionen gehört der Vergangenheit an. Er wurde durch eine schlichtere Command Bar direkt oberhalb der Dokumente oder Listeneinträge ersetzt.
Wie können Modern Team Sites erstellt werden?
Es sind verschiedene Möglichkeiten vorhanden, wie Sie Modern Team Site im SharePoint Online erstellen können:
Via SharePoint Home mit Groups
Im SharePoint Home (Dashboard) können Sie oben im Ribbon eine neue Webseite erstellen. Beim Klick erscheint ein Wizard, um die nötigen Informationen zur Seite und Gruppe einzutragen.
Via Groups
Wenn Sie eine neue Microsoft Gruppe erstellen, wird Ihnen eine Modern Team Site bereitgestellt. Über die Registerkarte Webseite im Weboutlook gelangen Sie zur modernen Teamseite. Weitere Informationen zu Groups erhalten Sie in unseren Productivity News vom 1.2.2017: Beyond Groups – ein Einblick und Ausblick.
Via SharePoint (Site Page)
Um moderne Seiten ohne Gruppen zu erstellen, aktivieren Sie zuerst das Feature Websiteseiten in den SharePoint Websitefeatures. Danach navigieren Sie zu den Websiteseiten (Wiki-Seitenbibliothek) und wählen dort Neu -> Websiteseite.
Was hat sich im Vergleich zu den klassischen Dokumentenbibliotheken und Listen geändert?
In der Command Bar (ehemals Ribbon) in Dokumentenbibliotheken sind Funktionen wie neues Dokument erstellen oder hochladen, schnelles Bearbeiten, mit OneDrive for Business synchronisieren und Warnungen und Benachrichtigungen verwalten vorhanden. Bei der Auswahl einer Datei ändern sich die Aktionen in der Command Bar. So sind die gängigsten Funktionen wie Dateien öffnen, teilen, löschen, herunterladen oder Links erstellen verfügbar. Über die erweiterte Auswahl können ausgewählte Dokumente auch verschoben, kopiert, umbenannt, Benachrichtigungen gesetzt und angeheftet werden. Eine sehr nützliche Funktion in der SharePoint Dokumentenbibliothek ist das Herunterladen von mehreren Dateien. Es wird ein Zip-File generiert und lokal gespeichert.
Wenn mehrere Personen an einem Dokument arbeiten, kann die Datei in der Bibliothek gepinnt werden, so dass Nutzer schnell darauf zugreifen können. Zudem kann die Sicht zwischen Listen- oder Kachelansicht angepasst werden. Die Kachelansicht generiert eine Vorschau des Inhalts der Dateien. Obwohl Dateitypen von Adobe als Kachelansicht nicht angezeigt werden, können Illustrator- oder Photoshop-Dateien trotzdem als Preview angeschaut werden. In der Ecke des Command Bars befindet sich das Information Pane. Dort können Metadaten direkt bearbeitet werden.
In modernen Listen sind in der Command Bar Funktionen zu finden, wie beispielsweise neue Listeneinträge erstellen, schnelles bearbeiten, Benachrichtigungen verwalten sowie PowerApps und Flows anhand der Liste erstellen. Mittels PowerApps können mobile Anwendungen entwickelt werden und mit Flows realisieren Sie einfache Automatisierungsprozesse. Bei der Auswahl eines Listeneintrags kann diese bearbeitet, geteilt, Links abgerufen oder gelöscht werden. Auch hier können weitere Aktionen wie Benachrichtigungen oder Warnungen verwaltet werden.
Was hat sich im Vergleich zu den klassischen Team Sites geändert?
Die neue Erfahrung ist benutzerfreundlicher und mit einem Inline Editor ausgestattet. WebParts können direkt eingefügt werden und die Änderungen werden automatisch gespeichert. Die Seite bleibt im Editiermodus ausgecheckt und die Änderungen werden beim Publizieren für alle Teammitglieder ersichtlich. Weitere Einstellungsmöglichkeiten zur Pagelayout sind nicht vorhanden. Die ganze Breite der Modern Team Site wird befüllt und wird standardmässig responsive dargestellt.
Die neuen WebParts basieren auf dem SharePoint Framework (SPFx). Mit dem neuen Entwicklungsmodell ermöglicht Microsoft eine moderne End-to-End Applikationsentwicklung mit Webtechnologien. Die client-side WebParts werden mit Javascript umgesetzt. Diese sind mit klassischen SharePoint Seiten kompatibel. Jedoch können klassische WebParts in modernen Seiten nicht genutzt werden.
Die Bibliothek- und Listenerfahrung kann auch angepasst werden. Die Ko-Existenz beider Welten wird bis auf weiteres unterstützt.
Weiterführende Informationen sind hier zu finden.
Welche moderne WebParts sind vorhanden?
Aktuell sind nachfolgende WebParts verfügbar. Die Liste der WebParts wird laufend erweitert.
Text: Einfügen von Text und Absätzen sowie einfache Formatierungsfunktionen
Image: Einfügen von Bildern inkl. Beschreibung und Alternativtext
Document: Einfügen von Dokumenten
Link: Einfügen von Website-, Bild- oder Video-Links
Content Embed: Einfügen von embedded Codes
Bing Maps: Kartenausschnitt aus der Bing-Karte
Highlighted Content: Das neue Content Search WebPart
Image Gallery: Bilder-Gallerie
News Headlines: News WebPart als Kachelansicht
News List: News WebPart als Listenansicht
Office 365 Video: Einbinden von Office 365 Videos
PowerBI: Bestehende PowerBI-Reports können eingebunden werden
Quick Chart: WebParts für Säulen- oder Kreisdiagramme
Quick Links: Dokumente und Seiten können für einen schnelleren Zugriff gepinnt werden
Site Activity: Zeigt anhand von Office Graph die Aktivitäten der Team Mitglieder
Yammer Feed: Darstellung einer Yammer-Gruppe
Welche Limitationen gibt es aktuell?
Die modernen Teamseiten und Modern Lists haben nicht nur positive Aspekte. Nebst allen praktischen und optisch schön gelösten Verbesserungen gibt es auch einige Einschränkungen, die zu berücksichtigen sind:
- Die klassische Ansicht ist nur für Listen und Bibliotheken verfügbar.
- Moderne Seiten haben keine klassische Ansicht, denn sie lassen sich nicht konvertieren und umgekehrt.
- Der Ribbon wurde durch eine Command Bar ersetzt und einige bekannte Funktionen fallen weg (z.B. in Explorer öffnen, Datenblattansicht).
- Klassische WebParts sind in Modern Team Sites nicht unterstützt.
- Die klassischen Listen- und Dokumenten-WebParts sind (noch) nicht vorhanden.
- Die strukturierte Top Navigation (Publishing Feature aktiviert) aus der klassischen Seite ist noch nicht unterstützt.
- Designmöglichkeiten sind limitiert vorhanden (composed look).
- Custom MasterPages haben keine Wirkung auf Modern Lists oder Modern Team Sites.
- Das Headerbild kann nicht ausgetauscht werden.
- Es ist nur ein Pagelayout vorhanden.
- Aktuell sind keine Provisionierungsmöglichkeiten mit Vorlagen vorhanden.
- Modern Team Sites von Groups (Site Collection) erscheinen nicht im Admin-Portal.
Welches sind typische Anwendungsfälle für Modern Team Sites?
Anwendungsfall 1: Team-News mit Modern Team Sites bereitstellen
Die Firma Publica News AG beschäftigt 250 Mitarbeitende an 7 Standorten. Mit der Einführung von Office 365 soll auch die betriebliche Kommunikation verbessert werden. Besonders problematisch ist die Bottom-Up Publikation. Die einzelnen Standorte müssen viel mehr über ihre aktuellen Projekte und Erfolge kommunizieren, damit auch die anderen Standorte wissen, was dort gerade läuft. Dabei darf die Hürde, um News zu erstellen, nicht hoch sein. Ziel ist es, möglichst viele Informationen im Unternehmen streuen zu können.
Modern Team Sites bieten hier neue Konzepte an. Bereits im Standardumfang ist pro Modern Team Site auch ein News-Kanal integriert. Darüber lassen sich Modern Pages erstellen, welche mit wenigen Klicks publiziert werden können. Inhalte lassen sich ansprechend abbilden, mit Bildern und Dokumenten erweitern und auch für mobile Geräte optimal darstellen. Die News werden pro Team Site zentral zusammengezogen. Zudem landen alle News im SharePoint Home auf der Startseite und fördern so aktiv die Kommunikation.
Anwendungsfall 2: Responsive Sites für Abteilungen und Teams implementieren
Die Firma InnoFood AG beschäftigt 80 Mitarbeiter, ist international tätig und produziert Powerriegel. Die Mitarbeiter an den verschiedenen Standorten in Asien, Afrika und Südamerika arbeiten jeweils mit einem Tablet und tauschen sich regelmässig über die neusten Food Trends in den Regionen aus. Die Marketingabteilung in der Schweiz bewirbt die neuesten Riegelkombinationen auf diversen Kanälen und designt zeitgleich trendige Verpackungen. Das Unternehmen arbeitet auf einem Fileserver und speichert die Photoshop-Dateien dort ab. Da die Mitarbeiter auf den Tablets kein Photoshop haben, müssen die Bilder exportiert und zur Verfügung gestellt werden.
Mit Einsatz von Office 365 kann einerseits der Fileserver durch SharePoint ersetzt werden und andererseits bietet die moderne Bibliothek eine Vorschau der Photoshop-Dateien. Zudem können die exportierten Bilddateien als Bilder-Galerie in Modern Team Site als WebPart veranschaulicht werden.
Anwendungsfall 3: Mobil verfügbare Inhalte verbreiten
Die Virtuell Code AG entwickelt Software für Kunden und beschäftigt 30 Entwickler. Je nach Projekt und Anforderungen bilden diese Teams und entwickeln kundenspezifische Applikationen. Sie haben Office 365 im Einsatz und erstellen pro Projekt eine Microsoft Group. Die Software-Ingenieure sind viel mit der ÖV unterwegs und präsentieren beim Kunden vor Ort die Ergebnisse der wöchentlichen Sprints. Häufig sind die Züge voll besetzt und es bietet sich kaum Platz zum Hinsetzen und für Vorbereitungen.
Mit der SharePoint App sind die Dokumente jederzeit verfügbar. Anhand des Site Activity WebParts werden die zuletzt bearbeitenden Dokumente von Team Mitgliedern aufgelistet. So weiss der Entwickler vor dem Kundenbesuch, wer an welchen Dokumenten gearbeitet hat und kann diese Informationen am Sprint Review beim Kunden einfliessen lassen. Die Präsentation kann er auf dem Smartphone anschauen und sich optimal vorbereiten.
Was empfiehlt die IOZ AG?
Die Modern Team Sites sind noch nicht ganz ausgereift. Einerseits fehlen die klassischen Listen- und Dokumenten-WebParts, andererseits verhält sich die Top Navigation nicht wie die klassischen SharePoint Seiten. Es sind zurzeit zu viele Limitationen in Funktionen und Konfigurationen vorhanden, welche die gewohnte SharePoint Nutzung erschweren oder sogar verunmöglichen. Da keine Templates vorhanden sind, muss jede Seite manuell bearbeitet werden. Das Highlighted Content WebPart für Suchzusammenzüge aus verschiedenen Listen- und Dokumentenquellen und Aufgaben ist noch fehlerhaft und kann nicht optimal genutzt werden (Konfiguration ist stark limitiert und fehlerhaft).
Die Administratoren werden zudem mit neuen Herausforderungen konfrontiert. Die Groups- und Teamerstellung ist ein Self-Service Ansatz für Mitarbeiter, um die interne IT zu entlasten. Anwender erstellen selber Site Collections und verwalten ihre Mitglieder. Doch zurzeit fehlt im Admin-Portal die Übersicht der Site Collections von Modern Team Sites. Administratoren müssten im Admin-Portal die Office 365 Groups aufrufen. Dort sind die Owner und Member der Groups ersichtlich. Hier können sie nicht direkt die Modern Team Sites verwalten, sondern haben nur die Möglichkeit über die Gruppe auf den Inhalt zu gelangen. Wie Sie sehen, ist das Konzept aus Sicht eines Administrators noch nicht ganz ausgereift und zum Teil noch widersprüchlich. Der Aufwand die modernen Seiten, Groups und Teams zu verwalten wird grösser und unübersichtlicher.
Aufgrund der vorab ausgeführten Limitationen empfehlen wir, Modern Team Sites zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht oder zumindest nur zu Testzwecken einzusetzen.
Wie lautet das Fazit der IOZ AG?
Die Modern Team Sites sind seit September 2016 verfügbar. Die neue Erfahrung sieht vielversprechend aus und dass SharePoint endlich responsive ist, wirkt sich positiv auf den Endkunden aus. Jedoch sind Modern Team Sites, trotz vielfältigen WebParts, aktuell noch nicht business-tauglich. Viele Funktionen sind noch nicht ausgereift, fehlerhaft oder fehlen gar bzw. sind noch in der Entwicklung. Auch das Verwaltungskonzept für Administratoren moderner Teamseiten ist noch nicht fertiggestellt.
SharePoint ist zurzeit ein Mix zwischen der alten und neuen Welt. Die IOZ wird die Entwicklung der Modern Team Sites weiter beobachten. Im Verlauf dieses Jahres werden Publishing Sites veröffentlicht. Spätestens dann wird die neue Erfahrung durchgängig sein. Es werden sicherlich neue Funktionen und Möglichkeiten vorhanden sein, um die Modern Team Sites besser zu integrieren.
Also: Abwarten und Tee trinken. Wir verfolgen die Entwicklung weiter und halten Sie auf dem Laufenden.
Gibt es weiterführende Unterlagen?
Klar! Z.B. in unserem Factsheet zu den Modern Team Sites.
Wie sieht die Modern Team Sites Roadmap aus?
Es gibt die üblichen Angaben in der offiziellen Roadmap.
Welche Fragen treffen wir bei unseren Kunden häufig an?
F: Kann ich meine klassischen Seiten migrieren zu Modern Team Sites?
A: Nein, es ist kein Migrationspfad vorgesehen.
F: Kann ich Modern Team Sites oder Modern Lists auch On-Premise erwarten?
A: Es ist zu erwarten, dass dies auch on-Premise für SharePoint 2016 übernommen wird, jedoch ist kein Umsetzungshorizont bekannt.
F: Wird die klassische Ansicht für Listen erhalten bleiben?
A: Gemäss vagen Formulierungen in offiziellen Microsoft Posts werden die Kunden darauf hingewiesen, die Neuerungen vorzubereiten und die nötigen Schritte in die Wege zu leiten. Es ist davon auszugehen, dass die klassischen Elemente nicht dauerhaft weitergeführt werden.
F: Ich habe noch keine Modern Team Sites auf meinem Tenant. Woran liegt das?
A: Je nach Einstellung des Tenants (First Release) kann sich der Rollout zeitlich verzögern. Stellen Sie um auf First Release oder warten Sie, bis der Rollout auf Ihrem Tenant abgeschlossen ist (empfohlene Variante).
F: Funktioniert InfoPath mit Modern Lists?
A: Nein. Formularanpassungen (z.B. InfoPath) sind momentan nicht unterstützt. Dies gilt generell für Formularanpassungen.
F: Sind meine Third Party Apps sauber integriert in die neue Command Bar?
A: Dies ist mit den jeweiligen Herstellern zu klären. Deren Apps müssen entsprechend angepasst werden, damit sie im Command Bar erscheinen (z.B. Nintex für Office 365).
F: Sind die alten Webparts auf den Modern Team Sites einsetzbar und umgekehrt?
A: Momentan ist dies nicht möglich. Es wurde angekündigt, dass die neuen Webparts auf alten Teamsites verwendet werden können. Aktuell bestehen dazu jedoch keine genaueren Angaben.
F: Muss ich meine Sites / Site Collections komplett neu erstellen, um Modern Team Sites bzw. Modern Lists zu nutzen?
A: Nein, Ihr Tenant wird aktualisiert (oder ist es bereits). Damit können Sie sofort neue Sites innerhalb bereits bestehender Strukturen anlegen.
F: Muss ich etwas aktivieren, um Modern Team Sites zu nutzen?
A: Nein, es ist keine besondere Konfiguration nötig.
F: Sind alle Modern Team Sites automatisch responsive?
A: Ja, das ist sichergestellt. Zudem werden sie über die SharePoint App perfekt dargestellt.
F: Wie finde ich die Modern Team Sites in meinem Tenant, nachdem ich diese erstellt habe?
A: Modern Team Sites werden über die SharePoint Suche indexiert. Zudem sind sie auch über das SharePoint Home (App Launcher -> SharePoint) auffindbar. Die Seiten werden somit vom SharePoint Index wie auch von Office Graph indexiert.
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