Productivity News vom 1.4.2020: SharePoint News

Top-Down oder Bottom-Up Kommunikation? News Vorlagen mit einheitlicher Darstellung? Text, Bilder und Videos in einem News? Gezielte News aus bestimmten Bereichen anzeigen? News jederzeit und überall mit der Mobile App lesen?

In einem Intranet mit SharePoint Online können Unternehmens-, Bereichs- , Abteilungs- oder Projekt-News publiziert werden. SharePoint bietet einige Funktionen und Darstellungsmöglichkeiten, damit News schnell und einfach im Unternehmen gezielt verteilt werden können, ganz nach dem Motto – modern, mobile, responsiv, persönlich.

Dieser Artikel wurde im Juli 2020 mit aktuellen Infos ergänzt.

Wie wird im Unternehmen kommuniziert?

Vor jedem Start einer Umsetzung gilt es, sich Gedanken zu machen, wie im Unternehmen kommuniziert wird. Einige Fragen zur Einleitung und Gedankenstütze, die Sie sich beantworten sollten:

• Wer ist für die Kommunikation verantwortlich?
• Wer darf neue News publizieren?
• Welche Art von News gibt es?
• In welchen Bereichen werden News erstellt?
• Wo werden News angezeigt?
• Wer darf welche News sehen?
• Wie sollen die News aussehen?

Die Antworten geben Hinweise auf die Informationsarchitektur, um die News gezielt publizieren zu können. Ziel sollte sein, dass News schnell und einfach dann erstellt werden können, wenn sie aktuell sind. So wäre es auch möglich, dass die Mitarbeiter-Zeitschrift künftig nicht mehr monatlich per Post versendet wird, sondern die News zeitnah und aktuell in SharePoint publiziert werden und Benutzer diese am Arbeitsplatz oder über die Mobile App lesen können.

News Übersicht

SharePoint News können auf Teamwebsites wie auch Communication Websites oder Hub Websites angezeigt werden. Zusätzlich werden die News auch auf der SharePoint-Homepage und der SharePoint Mobile App angezeigt oder können in Microsoft Teams integriert werden.

Die folgende Grafik zeigt übersichtlich, wo überall SharePoint News in Office 365 angezeigt werden können:

News Anzeigen

News werden in sogenannten SharePoint WebParts angezeigt. Das News WebPart kann auf Teamwebsites wie auch Communication Websites oder Hub Websites hinzugefügt werden. Das News WebPart bringt einige Funktionalitäten mit sich, welche man direkt in den Einstellungen vornehmen kann, so kann unter anderem die Anzeige der WebParts eingestellt werden. News lassen sich als Slider darstellen oder auch in einer kompakten Ansicht mit mehr Details.

Weiter lässt sich gezielt einstellen, aus welchen Bereichen, Abteilungen oder Projekten News auf der Startseite dargestellt werden sollen, so können einzelne Sites gezielt ausgewählt werden oder es können alle News aus einem Hub z.B. aus allen Bereichen, angezeigt werden. Dabei können auch lediglich News nach spezifischen Kategorien gefiltert und angezeigt werden. Ebenfalls können News, welche nur für eine bestimmte Benutzergruppe bestimmt sind, publiziert werden. Diese benutzerspezifischen News werden dann nur bei den bestimmten Personen im News WebPart angezeigt.
Die SharePoint Modern Ansicht ist responsive und kann auf Smartphones über den Browser aufgerufen und News konsumiert werden.

Organisation News

Sites können explizit als Organisation News definiert werden. News aus den definierten Sites werden in der News Ansicht mit einem Farb-Balken gekennzeichnet, wie im Beispiel die Markierung „Digital Workplace“ zu sehen ist, so ist auf Anhieb ersichtlich, falls es sich um Organisation News oder News aus spezifischen Bereichen handelt. Mit Organisation News werden News als wichtig taxiert und als Push-Meldung an Benutzer gesandt. Dazu mehr in den nachfolgenden beiden Kapiteln.

Personalisierter Newsfeed

Die SharePoint-Homepage (https://IHRTENANT.sharepoint.com/_layouts/15/sharepoint.aspx) dient für die Benutzer als personalisierter Newsfeed. Es werden News aus den Sites angezeigt, denen der aktuell angemeldete Benutzer folgt. News aus den Sites, welche als Organisation Sites definiert sind, werden immer angezeigt, auch wenn der aktuell angemeldete Benutzer der Site nicht folgt. So können schnell wichtige News an alle Benutzer verteilt werden.

SharePoint Mobile App mit Push-Meldungen

Für SharePoint stellt Microsoft eine kostenlose SharePoint Mobile App zur Verfügung, auf der die News ebenfalls betrachtet werden. In der SharePoint App sind noch weitere Funktionen implementiert. Werden neue News auf Sites erstellt, denen der Benutzer folgt und er hat die SharePoint Mobile App auf dem Smartphone installiert, erhält der Benutzer bei neuen News entsprechende Push-Nachrichten.
Wichtiger Hinweis: Benutzer erhalten auch Push-Nachrichten von Organisation News, auch wenn sie der entsprechenden Site nicht explizit folgen.

News Erstellen

Die Erstellung von neuen News ist berechtigungsgesteuert, nur Personen mit entsprechender Berechtigung können News erstellen, dies kann an mehrere Personen oder Gruppen delegiert werden. Berechtigungen auf einer Intranet-Startseite werden eher für wenige Personen eingeschränkt und auf den Abteilungs- oder Projekt-Seiten werden die Berechtigungen offener gehalten.
Es können neue News Artikel erstellt werden oder Links auf bestehende interne oder externe News-Artikel eingefügt werden.
Für News können eigene Vorlagen erstellt werden, auf welche beim Erstellen von neuen News zurückgegriffen werden kann (Beispiel siehe „Cloud stuff“), damit lassen sich Arten von News immer gleich dargestellt, um nicht immer die gesamte Gestaltung der News vornehmen zu müssen oder um den Wiedererkennungswert von News-Arten zu erhöhen.

News Inhalte

Ein News-Beitrag kann frei gestaltet werden, so können Abschnitte und Spalten für die Seiten-Aufteilung genutzt werden. Mit SharePoint WebParts lassen sich verschiedene Inhalte wie Text, Links, Bilder oder Videos hinzufügen und formatieren. Die Seitenbearbeitung ist äusserts intuitiv, in den Abschnitten kann über ein „+“ ein neues WebPart nach Wahl hinzugefügt werden, so kann mit der Kombination von mehreren WebParts ein ansprechender und übersichtlicher News-Beitrag erstellt werden

Tipp: Bilder lassen sich per Drag-and-Drop direkt in den News Beitrag hinzufügen, zudem lassen sich Bilder direkt Zuschneiden.

Integration in Microsoft Teams

Die SharePoint News lassen sich u.a. mittels Tab in Microsoft Teams einbinden. So können die News, welche in SharePoint erstellt und administriert werden, auch in z.B. Org-Wide Teams publiziert werden.

Wie lautet das Fazit der IOZ AG?

Die News Funktionalitäten werden laufend ausgebaut. Die Modern Oberfläche von SharePoint Online bietet ein intuitives Benutzererlebnis, es können beliebige Inhalte eingefügt werden und visuell so dargestellt werden, dass Benutzern leserliche und übersichtliche News-Beiträge bereitgestellt werden können. Zudem können beinahe x-beliebige News-Kommunikations-Szenarien abgebildet werden, sowohl Top-Down wie auch Bottom-Up gepaart mit Berechtigungen oder Benutzergruppenadressierung können die News zielgruppengesteuert, den gewünschten Personen, bereitgestellt werden. Mit der Mobile App kann man zudem die Benutzer schnell und einfach mittels Push-Meldung erreichen.

Wie sieht die Roadmap aus?

Die SharePoint-Roadmap (https://www.microsoft.com/de-ch/microsoft-365/roadmap?filters=SharePoint) bringt weitere Features:

• Mehrsprachige-Seiten stehen in den Startlöchern, womit sich News und Inhaltsseiten in mehreren Sprache abbilden lassen. Auf Target-Release Tenants ist das Feature bereits im Rollout, verfügbar ist es voraussichtlich Ende Mai 2020. Update Juli 2020 – Das Feature ist verfügbar; hier erfahren Sie mehr zu Multilingual Publishing in SharePoint Online.
• Weiter ist das Scheduling von News und Seiten angekündigt, welches noch ein paar Monate auf sich warten lässt. Update Juli 2020: Das Feature ist verfügbar; hier erfahren Sie mehr zum geplanten Veröffentlichen (Scheduling) von News in SharePoint Online.

Welche Fragen treffen wir bei unseren Kunden häufig an?

F: Gibt es in den News auch Social-Interaktionen wie Like, Kommentare und Anzahl Ansichten?
A: Ja, in SharePoint Online können News geliked oder kommentiert werden. Zudem sind die Anzahl der Ansichten der einzelnen News sichtbar.

F: Kann für News eine Genehmigung aktiviert werden?
A: Mittels Power Automate (früher Flow) kann für News eine Genehmigung aktiviert werden, damit News vor der Publikation durch eine zusätzliche Stelle genehmigt werden müssen.

F: Können SharePoint-Listen und -Bibliotheken in News angezeigt werden?
A: Mittels WebParts lassen sich Listen-Einträge und Dokumente aus Bibliotheken in den News-Beiträgen anzeigen.

F: Können Bilder zentral bereitgestellt werden?
A: Mittels Organisation Assets Funktion können Bibliotheken mit Firmen-Bildermaterial zentral auf dem SharePoint bereitgestellt werden.

F: Können Änderungen an News-Beiträgen nachvollzogen werden? Gibt es eine Protokollierung?
A: Für die News-Beiträge, welche als Seiten angelegt werden, gibt es einen Versionsverlauf inkl. grafischer Hervorhebung der Änderungen auf dem News.