Bei Dynamics 365 Sales Playbooks handelt es sich um eine Möglichkeit, wiederholende Aktivitäten wie z.B. Aufgaben, Termine oder Telefonanrufe zu bündeln und bei Bedarf abzurufen. Dieser Blogbeitrag zeigt die wichtigsten Infos auf, die es zu Dynamics 365 Sales Playbooks zu wissen gilt.
Voraussetzungen
- Lizenzen: Dynamics 365 Sales Enterprise oder Dynamics 365 Sales Premium
- Sicherheitsrollen: Playbook Manager, Playbook Benutzer
- Aktivierung: Playbook Funktion in den App-Settings
Aufbau
Ein Playbook besteht aus zwei Komponenten, welche von Personen mit der Playbook Manager Rolle erstellt und verwaltet werden.
1. Playbook Kategorie
2. Playbook Template
Das Playbook Template wird in vier Abschnitte unterteilt. Im Bereich Informationen (1) muss dem Template einen Namen und eine Kategorie zugewiesen werden. Eine Beschreibung und die geschätzte Dauer sind optionale Werte. Über das Feld «Track Progress» wird gesteuert, wie man die Playbook Aktivitäten (3) bearbeitet.
Feldwert = Ja: Playbook wird als Datensatz erstellt und mit den ausgewählten Tabellen verknüpft.
Feldwert = Nein: Beim Start vom Playbook werden alle Aktivitäten in der Timeline der zugeordneten Tabellen erstellt (in unserem Beispiel Account oder Contact). Unter dem Bereich Timeline (4) können bei Bedarf Notizen erfasst werden. Playbooks müssen mindestens einer Tabelle von Abschnitt (2) zugeordnet werden. Ein Playbook kann auf den zugeordneten Tabellen und wenn es veröffentlicht ist, aufgerufen werden.
Anwendung
Das Playbook wird über den Button «Launch Playbook» in der Top-Navigation gestartet. Der Start Button erscheint nur, wenn Playbooks auf der Tabelle hinterlegt sind. Nach dem Start erscheint eine Auswahl der verfügbaren Templates. Es ist auch möglich mehrere Templates gleichzeitig auf einer Tabelle zu starten, beziehungsweise durchzuführen. Wenn mehrere Playbooks auf einer Tabelle verwendet werden, ist es aufgrund der Übersichtlichkeit sinnvoll das «Track Progress» auf «Ja» zu setzen.
Ist «Track Progress» aktiviert, kann das Template über ein Subgrid oder den Related Tab aufgerufen werden.
Öffnet man das Playbook, erscheint die Arbeitsumgebung für die Mitarbeitenden. Aufgrund der definierten Dauer wird das voraussichtliche Fertigstellungsdatum berechnet. Zusätzlich hat man eine Übersicht, welche und wie viele Aktivitäten bereits erledigt sind. Die Mitarbeitenden können auch manuell neue Aktivitäten hinzufügen.
Ist «Task Progress» nicht aktiviert, werden die im Template definierten Aktivitäten direkt in der Timeline des ausgewählten Datensatzes erstellt und können direkt abgearbeitet werden.
Automatisierungen
Bei der im letzten Kapitel beschriebenen Anwendung handelt es sich um einen manuellen Prozess um ein Playbook zu starten. Die Mitarbeitenden müssen wissen, wann sie das Playbook starten sollen. Daraus ergibt sich keine einheitliche Anwendung und somit verpufft der Vorteil von Playbooks. Aus diesem Grund kann das Starten von Playbooks mithilfe von Power Automate oder Business Prozess Flows automatisiert werden.
Für die Automatisierung gibt es unterschiedliche Varianten. Eine Möglichkeit ist, dass standardmässig nach dem Erstellen von einem Datensatz ein Playbook erstellt wird, oder man koppelt das Starten von Playbooks an ein bestimmtes Feld.
Alternativ kann das Playbook auch in einen Business-Prozess Flow integriert werden. Das bedeutet, wenn man an einem bestimmten Punkt im Prozess angelangt ist und alle notwendigen Informationen besitzt, das Playbook erstellt wird.
Zusammenfassung und Fazit
Die Playbooks bieten eine gute Möglichkeit, die Mitarbeitenden durch einen Prozess zu führen und zu unterstützen. Die immer gleichen Aufgaben müssen nicht manuell erstellt werden und neue Mitarbeitende vergessen keine wichtigen Aufgaben. Ein weiterer Vorteil ist, man erhält eine bessere Übersicht über die Aktivitäten. Wer kennt das Suchen in der Timeline nach einer bestimmten Aktivität nicht?
Das automatisierte Starten von Playbooks ist aus meiner Sicht ein zentraler Punkt, um die oben beschriebenen Vorteile zu nutzen. Es kann kein einheitlicher Prozess entstehen, wenn die Mitarbeiter die Playbooks selbst starten müssen.
Aus meiner Sicht sind Playbooks für sich wiederholende und gleichbleibende Prozesse ein attraktives und hilfreiches Tool, um den Mitarbeitenden das Arbeiten zu erleichtern.
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Geschrieben von
Tobias Vogel
Projektleiter
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