Productivity News vom 1.5.2022: Übersicht bewahren im Dschungel der Microsoft Cloud News

Es gibt unzählige Quellen, um sich über neue Funktionen, Roadmaps, News oder auch Anleitungen in der Welt von Microsoft 365 zu informieren. Die vielen News und die verschiedenen Kanäle können einem beinahe erschlagen.

Wie kann man im unablässigen Strom von News und Roll-outs den Überblick behalten? Wie kann man Wichtiges von Unwichtigem trennen?

Mit diesem Beitrag versuchen wir, etwas Ordnung in das Quellen-Wirrwarr zu bringen. Als Basis dient die nachfolgende Grafik. Die X-Achse ist der Rechercheaufwand, die Y-Achse der Individualisierungsgrad. Dadurch lässt sich das Feld in 4 Quadranten einteilen.

• Rechercheaufwand (X-Achse)
  Je nach Quelle ist sehr viel eigener Zeit- und Rechercheeinsatz nötig, um an die relevanten Informationen heranzukommen. Ein Beispiel: In den jährlich 2x erscheinenden «Release Waves» zu Dynamics 365 sind ganz bestimmt alle wichtigen Neuerungen drin, doch das Dokument umfasst mehrere Hundert Seiten, die technisch-englischen Texte sind kaum verdaubar und über die Auswirkungen und Implikationen der Neuerungen werden keinerlei Aussagen gemacht. Man muss sich die Essenz erarbeiten, wenn das überhaupt möglich ist.
• Individualisierungsgrad (Y-Achse)
  Dasselbe Beispiel eignet sich für die Veranschaulichung der Y-Achse Individualisierungsgrad. Das Release Wave Dokument umfasst schlicht und einfach alle Informationen und weist keinen Fokus auf die individuellen Bedürfnisse der Lesenden auf.

Quadrant 1: Grosser Rechercheaufwand – geringer Individualisierungsgrad

Über die Internet-Suchmaschinen findet man Informationen zu jeglichen Themen aus Microsoft 365. Dabei werden vielfache Ergebnisse aus allen möglichen Quellen und in unterschiedlichster Form angezeigt. Es fängt dann das übliche Seiten-Zappen an und man klickt einfach mal durch die ersten paar Suchergebnisse durch. Ebenso wird die Timeline der gängigsten Social Media Kanälen reichlich mit Informationen rund um M365 Themen befüllt. Eine Übersicht zu wahren ist quasi unmöglich, die Ergebnisse sind allgemeingültig und der Aufwand, bis man etwas findet, ist relativ gross.  

Weiss man allerdings schon etwas genauer, was man sucht und kann mehrere Begriffe aneinanderreihen, ist die Trefferrate schon etwas besser. Ebenso relevant ist die verwendete Sprache, per se gibt es mehr Ergebnisse in englischer Sprache.

Tipp: Blogs und Social Media  

• Allenfalls gelangt man beim Suchen von Beiträgen immer wieder auf gleiche Seiten oder Autoren, diese sind zu favorisieren und vielleicht finden sich Ergebnisse auf deren Blogs schneller als über die Suchmaschine. Dafür eignen sich MVPs von Microsoft besonders, da diese in der Regel fundierte Beiträge erstellen. 
• Auch auf den Social Media Kanälen lohnt es sich, seinen «Favoriten» zu folgen, um so relevantere Inhalte in der Timeline angezeigt zu bekommen, zwar sind die Inhalte dann immer noch relativ unspezifisch, aber ich kann mir ja selbst auswählen, wem ich folge … 🙂  

Nützliche Links: 

Microsoft Stay on top of changes: https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/manage/stay-on-top-of-updates 

Tech Community Blogs: https://techcommunity.microsoft.com/t5/custom/page/page-id/Blogs 

Follow Microsoft 365 on Social Media: https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/community/microsoft-365-on-social-media 

Qudrant 2: Grosser Rechercheaufwand – massgeschneiderte Inhalte 

Auf den offiziellen Kanälen von Microsoft findet man explizite Informationen zu M365. Die Dokumentationen und Tech Community sind nach Thema aufgebaut, so dass man Ergebnisse nach den einzelnen Themen durchsuchen kann. In der Roadmap und im Messagecenter kann nach den Apps und Themen gefiltert werden, so dass die Suche schnell eingegrenzt und die Relevanz erhöht wird. Neue Themen und Funktionen werden als Blogs von Microsoft zur Verfügung gestellt und werden umfassend beschrieben und mit zusätzlichen Ressourcen ergänzt, was ein umfassendes Informieren ermöglicht.

Tipp: Tech Community und Roadmap 

• Es lohnt sich, immer mal wieder einen Blick auf die Roadmap und das Message Center von Microsoft zu werfen, was aber schon etwas Zeit in Anspruch nimmt. Einerseits kriegt man dadurch mit, was in naher Zukunft für neue Funktionen erscheinen (Roadmap), was nächstens ausgerollt wird oder welche Neuerungen allenfalls bereits verfügbar sind.
• Beim ganz spezifischen Suchen von Problemstellung kann die Tech Community, resp. die einzelnen Communities, hilfreich sein. 

Nützliche Links: 

Microsoft 365 Roadmap: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/roadmap 

Tech Community Communities: https://techcommunity.microsoft.com/t5/communities/ct-p/communities 

Quadrant 3: Geringer Rechercheaufwand – geringer Individualisierungsgrad

Bei der Teilnahme an Events, Webinaren oder der IOZ Community minimiert sich der Rechercheaufwand und die Themen und Ihnalte werden sozusagen auf dem Silbertablett serviert. Zumal die meisten Events nun online stattfinden und sich diese in den Arbeitstag einplanen lassen, hat sich auch der zeitliche Aufwand reduziert. Die Anlässe richten sich natürlich alle an ein breites Fachpublikum und weisen daher einen geringen Individualisierungsgrad auf. Oftmals werden in separaten Tracks oder Breakout-Sessions ganz spezifische Themen behandelt, wodurch die Relevanz für uns als indivuduelle Zuschauende natürlcih puktuell steigen kann.

Einzelne Communities mit wenigen vordefinierten Themen sind daher sehr zielgerichtet. Ebenso bieten Videos, Fachartikel oder auch E-Books Inhalte zu spezifischen Themen und man kann so durch wenig Aufwand viel Informationen zu einem Fachbereich erlangen. 

Tipp: Events und Fachartikel/Videos 

• Es lohnt sich, sich regelmässig einen «Aus- und Weiterbildungstag» zu gönnen und das Angebot von Onlinevents oder Communities zu nutzen, je nach Themenbreite können so ganz viele Informationen auf verschiedenen Levels konsumiert und genutzt werden. 
• Bei Fachartikel, E-Books wie auch Videos ist es nützlich, sich auf bewährte Quellen zu fokussieren. Dabei sind auch die Social Media Kanäle sehr sinnvoll, werden doch diese innerhalb meines «Netzwerks» empfohlen und weisen dadurch auch eine nützliche Qualität und Relevanz auf. 

Nützliche Links: 

Microsoft Events: https://events.microsoft.com/en-us/allevents/ 

Veranstaltungskalender DACH-Region (Michael Greth): https://sharepointsocial.de/veranstaltungen/ 

Quadrant 4: Geringer Rechercheaufwand – massgeschneiderte Inhalte

Nimmt man sich die Zeit und möchte immer über das Geschehen informiert sein, muss man sich vorgängig einige «trusted» Quellen suchen, also Kanäle, Inhalte, Personen, von deren Qualitätsgehalt man überzeugt ist. Das macht man auch nicht einfach über eine Suchmaschinen-Suche, sondern man «erarbeitet» es sich über eine längere Zeitperiode.

Vorallem der transaktionelle Charakter solcher Quellen tragen massgeblich zur Relevanz bei: Man kann ganz gezielte Fragen zum eigenen Businesscase stellen und bekommt von den Fachpersonen gegenüber eine Antwort darauf. In diese Kategorie setzen wir die regelmässigen Calls der Microsoft 365 Platform Community, unsere eigene IOZ Community, Webinare und den Microsoft Cloud Guide.

Tipp: IOZ Cloud Change Guide: https://www.ioz.ch/angebot/microsoft-cloud-change-guide/

In 1:1-Meetings zeigen wir Ihnen direkt auf Ihrem Tenant auf, welche der Neuerungen wirklich wichtig und relevant für Sie sind und welche nicht.

• Wir schälen mit Ihnen heraus, welche Ankündigungen Sie auf den Radar nehmen sollten und welche nicht
• Wir zeigen auf, wie sich diese Neuerungen auf Ihre Umgebung auswirken
• Wir weisen darauf hin, was verbessert werden könnte und wo noch Potential liegt
• Wir führen aus, wo Handlungsbedarf besteht und wo allfällige Risiken liegen

Nützliche Links: 

Microsoft 365 Platform Community Calls: https://pnp.github.io/#community 

IOZ Community Events: https://www.ioz.ch/community/

IOZ Cloud Change Guide: https://www.ioz.ch/angebot/microsoft-cloud-change-guide/

Fazit 

Den Überblick zu behalten ist herausfordernd, vor allem da das Tagesgeschäft weiterläuft. Man muss sich die Zeit nehmen und initial «trusted Quellen» suchen und regelmässig nutzen. Microsoft MVPs aus den für sich interessanten Nischen gehören da sicher dazu. Durch die Teilnahme an Online-Events kann ich mir relevante Inhalte aus den einzelnen Sessions selbst zusammenstellen – es wächst langsam ein eigenes Set an Quellen, welches individualisierte Ergebnisse mit geringem Rechercheaufwand liefert. Maximale Relevanz und höchste Individualisierng mit überhaupt keinem Rechercheaufwand bietet der IOZ Cloud Change Guide: es ist sozusagen ein «sich berieseln lassen».

Häufig gestellte Fragen und Antworten

Welches sind MVPs im deutschsprachigen Raum, denen es sich zu folgen lohnt?

Die folgenden drei Microsoft Most Valuable Professionals sind allesamt äusserst aktiv im DACH-Raum und publizieren auf verschiedensten Kanälen konstant Inhalte:

• Michael Greth: https://www.linkedin.com/in/mgreth/
• Ragnar Heil: https://www.linkedin.com/in/ragnarheil/
• Thomas Maier: https://www.linkedin.com/in/thomas-maier-mvp/

Wie lange dauert es, bis Neuerungen in Microsoft 365 tatsächlich den Weg in den Anwendungsalltag der KMUs finden?

Neue «kleine Funktionen» wie beispielsweise automatische Antwortvorschläge in Outlook oder Microsoft Teams werden direkt ans Frontend von Endbenutzerinnen und Endbenutzern gepusht und dadurch sofort angewendet.

Neuerungen in der Form von eigenständigen Tools wie bspw. Microsoft Viva oder komplett neuen Angeboten wie bspw. der Cloud-PC Windows 365 brauchen mehrere Jahre: Diese Releases durchlaufen am Anfang einen «Hype» und werden von den early adopters übernommen, doch dann braucht es viel Zeit, bis sie ihren Platz und die nötige Akzeptanz finden.

Mit welcher Systematik rollt Microsoft seine Neuerungen in M365 aus?

Jede neue Version wird zunächst vom Feature-Team, dann vom gesamten Microsoft 365 Feature-Team und schließlich von Microsoft selbst getestet und validiert. Nach den internen Tests und der Validierung ist der nächste Schritt der «Targeted release». Hierbei handelt es sich um normale M365 Userinnnen und User, die sich für die Targeted Releases registriert haben, um neue Roll-outs gezielt gepusht zu bekommen. In jedem Ring werden Feedbacks gesammelt und implementiert. Am Schluss steht der «Worldwide standard Release».