Productivity News vom 1.6.2017: Microsoft To-Do – endlich die ultimative Lösung für mein Aufgabenmanagement?

Originalbeitrag vom 01.06.2017 überarbeitet am 21.06.2017  

Um was geht es bei Microsoft To-Do?

Ein weiterer Baustein aus dem Office 365 Baukasten ist Microsoft To-Do. Das neue Produkt (aktuell noch im Preview-Status) basiert auf SaaS und ermöglicht ein benutzerzentriertes Task-Management für alle persönlichen Aufgaben. Das Konzept basiert auf Listen, welche als Gefäss für die einzelnen Aufgaben dienen. Der Benutzer kann beliebige Listen anlegen und darin seine persönlichen Tasks erfassen und mit weiteren Informationen ergänzen (z.B. Fälligkeitsdatum, Erinnerungen, Notizen, zu „Mein Tag“ hinzufügen). Auf dem Dashboard „Mein Tag“ wird dem Benutzer chronologisch aufgelistet, was er heute zu erledigen hat. Die Aufgaben müssen manuell verschoben werden und werden nicht nach dem Fälligkeitsdatum direkt in den „Mein Tag“-Kanal hinzugefügt.

To-Do fokussiert stark darauf, jederzeit und von allen Devices auf seine Aufgaben zugreifen zu können. Dazu gibt es die entsprechenden Apps für iPhone, Android und Windows 10. Mittels grafischer Möglichkeiten können die einzelnen Listen farblich abgestimmt werden. Damit fällt die Unterscheidung der einzelnen Gefässe leichter.
To-Do kann aktuell mit Microsoft Accounts verwendet werden (Hotmail und outlook.com Accounts). Damit lassen sich Aufgaben zwischen Outlook und To-Do synchronisieren. Organisationsbezogene Mail-Accounts (Office 365 Accounts) haben je nach First-Release Tenant zum aktuellen Zeitpunkt noch keinen Zugriff.

 

To-Do versus Wunderlist – wo ist der Unterschied?

Der Fokus von To-Do ist eine intelligente und benutzerzentrierte Aufgabenplanung. Viele Aspekte von To-Do überschneiden sich mit der Funktionalität von Wunderlist. Einen interessanten Vergleich zwischen den beiden Tools finden Sie hier. Wenn Sie Wunderlist als Taskmanager im Einsatz haben, können Sie unter diesem Link alle ihre eingetragenen Aufgaben nach To-Do importieren.

Weshalb braucht man „To-Do“?

To-Do ist im aktuellen Zustand wohl noch nicht für geschäftliche Zwecke geeignet, da keine SharePoint Tasks synchronisiert werden können. Geht man jedoch davon aus, dass diese Erweiterung noch folgen wird, könnte To-Do durchaus eine attraktive Task-Management-Lösung werden. Schlussendlich bestehen Chancen, dass To-Do genau die Herausforderung lösen könnte, welche heute bei nahezu allen Kunden vorhanden ist: Wie verwalte ich alle meine Tasks, die aus Outlook, SharePoint und Co. entstehen?

Für den persönlichen Zweck ist To-Do durchaus eine benutzerfreundliche und intuitive Applikation, um Aufgaben zu verwalten. Wenn Sie persönlich Outlook oder Hotmail verwenden, werden die Aufgaben direkt in den To-Do-Kanal aufgelistet und jeweils synchronisiert.

Wie bindet sich „To-Do“ in meine Plattform ein?

To-Do soll als weitere Ergänzung des Office 365 Stacks dienen. Dabei ist auch hier die Integration in die Suite Bar geplant. Diese ist aber aufgrund des Preview-Status noch nicht vorgenommen worden. Bereits jetzt ist jedoch die Verwendung von Outlook und To-Do möglich. Die Outlook Tasks werden mit To-Do synchronisiert.

Neuerdings funktionieren auch Office 365 Accounts auf unserem Tenant. Nun werden alle Outlook Tasks samt Notizen in To-Do angezeigt. Die Outlook Kategorien werden jedoch nicht beachtet. Das ist sehr ärgerlich, denn wenn man nach Getting Things Done arbeitet oder die Tasks nach Kategorien sortiert, werden sie in To-Do anders sortiert. Hier können die Aufgaben nach Fälligkeits- oder Erstelldatum, in alphabetischer Reihenfolge (Tasktitel), erledigt oder meinen Tag (zugewiesen) sortiert werden. Das wird schnell unübersichtlich, wenn man viele offene Tasks hat.

Via Browser

Über den Browser ist To-Do unter https://todo.microsoft.com zu erreichen.

 

Via App

Für den Zugang via App kann eine entsprechend App runtergeladen werden. Aktuell gibt es die App für iOS, Android und Windows 10.

 

Ob und wann To-Do über die Office 365 Suite Bar verfügbar sein wird, ist zur Zeit nicht bekannt. Unklar ist auch, ob die App lizenzpflichtig ist. Im Moment kann sie kostenlos in den App-Stores heruntergeladen werden. Es kann durchaus sein, dass es eine Freemium App sein wird. Wer möglicherweise eine Office 365 Lizenz besitzt, könnte dann Aufgaben von bestehenden Office 365 Diensten synchronisieren.

Was kann „To-Do“ besser als mein reguläres SharePoint Task Management?

Dies ist wohl zum aktuellen Zeitpunkt nur schwer zu beurteilen. Was zur Zeit bekannt ist, wäre folgendes:

• Der mobile Zugang zu meinen Tasks ist gewährleistet
• Ich habe Zugriff via PC, Tablet und Smartphone
• Die Darstellung ist responsiv
• Der Abgleich zwischen Outlook-Tasks und To-Do-Tasks funktioniert im grossen und ganzen problemlos
• Die Erfassung ist sehr einfach und die Gliederung in Listen ist gut nachvollziehbar

Wo liegen die Schwächen von „To-Do“?

To-do hat aktuell aufgrund des Preview-Status noch diverse Optimierungsmöglichkeiten. Trotzdem möchten wir aufgrund der aktuellen Version auf ein paar Defizite bzw. Einschränkungen gezielt hinweisen:

• Tasks anderen Personen zuweisen ist nicht möglich – ob dies zum Konzept wird, ist zur Zeit nicht bekannt
• To-Do unterstützt nicht alle Attribute, welche z.B. Outlook-Aufgaben haben (Kategorien)
• SharePoint Tasks werden nicht angezeigt – hier ist offen, ob das in den Funktionsumfang übernommen wird
• Planner Tasks werden nicht angezeigt – auch hier ist offen, ob das in den Funktionsumfang übernommen wird

Und wieder habe ich den Durchblick mit den Office Apps verloren… Wann verwende ich nun was?

Hier müssen Sie sich keine Sorgen machen. Wir sind ja schliesslich da, um Ihnen einen Überblick zu verschaffen. Die nachfolgende Grafik zeigt die Taskmanagement Tools von Microsoft, welche Sie im privaten oder geschäftlichen Bereich nutzen können:

 

Natürlich können Sie Aufgaben im Work Management (Planner & SharePoint) auch persönlich für Ihre Tasks einsetzen. Vor allem bietet Planner ein übersichtliches Kanban-Board für das Hin- und Herschieben der Aufgaben. Ihnen steht nichts im Weg, solange Sie die nötigen Lizenzen besitzen.

Welche Alternativen gibt es anstelle von „To-Do“?

Alternative 1: SharePoint Tasks

SharePoint kann nicht nur als Dokumentenablage verwendet werden, sondern Aufgaben können auch hier koordiniert werden! Sie können Pendenzenlisten erstellen und das Formular beliebig erweitern. Anhand der Spalten definieren Sie, welche Informationen Sie zu den einzelnen Aufgaben erfassen möchten. Die Aufgaben können an Personen oder Gruppen zugewiesen werden. Zudem können Sie die Listenansicht ändern, so dass ein Gantt-Diagramm angezeigt wird. Mit dieser Ansicht wird eine Zeitachse und ein Vorgangsbalken dargestellt, um eine bessere Übersicht zu Projektaufgaben zu erhalten.

 

SharePoint Tasks sind in der mobile SharePoint App nicht integriert. Wechselt man jedoch in die Browser-Ansicht, so sind die Aufgaben und alle SharePoint Inhalte ersichtlich (vgl. Webansicht). Generell empfehlen wir, auf dem Smartphone nicht die Browseransicht zu verwenden, da die mobile Browser-Ansicht nicht responsive ist. Um die SharePoint Tasks auf dem mobile Device zu sehen, muss man Dritt-Tools einbeziehen.

Alternative 2: Outlook Tasks

Ein weiteres, mächtiges Taskmanagement-Tool bietet der Outlook Client. Wenn Sie eine Aufgabe erfassen, haben Sie vielfältige Einstellungen zur Verfügung. Aufgaben können kategorisiert, markiert und priorisiert werden, Erinnerungen können gesetzt werden und Sie können die Aufgabe jemanden zuweisen. Sie haben auch die Möglichkeit, wiederkehrende Aufgaben zu erfassen oder Bilder und Anhänge hinzuzufügen. Mittels Outlook Add-Ins können Sie weitere Aufgaben von Drittsystemen einbinden. Hierzu gibt es ein Vielzahl an Drittanbietern.

 

Der einzige Kritikpunkt ist, dass die Aufgaben auf dem Smartphone nicht vorhanden sind. Zwar gibt es eine mobile Outlook App, jedoch ist dort nur das Mail-Postfach sowie der Kalender integriert. Auf die App kann auch verzichtet werden, denn mittels Active Sync Exchange kann das Konto auf dem Smartphone direkt eingebunden werden. Um die Outlook Aufgaben anzeigen zu können, müsste man Drittprodukte einbeziehen. Auch hier gibt es eine Vielzahl von Anbietern.

Alternative 3: Planner (Office 365)

Planner ist das Microsoft SaaS-Tool für die Aufgabenverwaltung im Kanban Stil. Wenn Sie einen Plan erstellen, so wird im Hintergrund eine Office 365 Gruppe erstellt. Sie können Aufgaben erstellen, zuweisen oder den Status aktualisieren. Ein Plan kann in verschiedene Buckets unterteilt werden. Jedes Bucket kann z.B. eine Phase abbilden. Die Aufgaben werden als Karteikarten abgebildet und können per Drag & Drop in den verschiedenen Buckets hin- und hergeschoben werden. Auch hier gibt es vielfältige Einstellungsmöglichkeiten, um eine Aufgabe zu erfassen (Kategorie, Anhänge, Checkliste, etc.).

 

Planner bietet auch eine Übersicht mit den persönlichen Aufgaben. Hier werden alle Aufgaben aufgelistet, welche Ihnen zugeordnet wurden.

 

Die Planner App für iOS und Android wurde kürzlich in den App Stores zur Verfügung gestellt. Über die Verfügbarkeit von Windows Phone sind leider keine Informationen bekannt.

Alternative 4: Asana (oder andere vergleichbare Anbieter)

Auf dem freien Markt bewegen sich eine Vielzahl von Tools, die einem versprechen, alle Sorgen des Tasks Managements abzunehmen. Eine genauere Betrachtung führt meist schnell zu einigen Einschränkungen, welche die Tools mit sich bringen. Zudem sind die Tools nicht kostenlos und somit mit erheblichen Investitionen verbunden, da meist eine Berechnung auf Basis der lizenzierten Benutzer angeboten wird.

 

Der aktuell wohl bekannteste Kandidat in diesem Umfeld ist Asana. Das Tool kann kostenlos getestet werden unter https://asana.com. Asana bietet umfassende Funktionalität für ein Taskmanagement, inkl. Integrationsmöglichkeiten mit Microsoft Teams (Konversationen) oder SharePoint (Tasks) sowie vielen anderen Drittlösungen. Zudem können Tasks per Mail erstellt werden. Es können Projekte (leere oder vorlagenbasierte) erstellt werden, um die Tasks zu organisieren.

Alternative 5: Wunderlist

Goodbye Wunderlist – Hello To-Do. So in etwa lässt sich der aktuelle Entwicklungstrend zusammenfassen. Da aktuell To-Do nur einen Bruchteil an Funktionen von Wunderlist abdeckt, kann man die App weiterhin nutzen. Sie wird noch eine Weile unterstützt. Weil das Tool durch To-Do ersetzt wird, werden Updates und Bug fixes nicht mehr berücksichtigt. Hier finden Sie weitere Informationen dazu.

Gegenüberstellung der Alternativen

Die folgende Bewertungstabelle zu den Alternativen gibt eine guten Überblick über die wichtigsten Argumente.

 

Was empfiehlt die IOZ AG?

Wie auch bei Modern Team Sites gilt bei To-Do wieder einmal mehr die Devise: Aktiv beobachten und regelmässig auf Einsatzgebiete hin prüfen. Sobald es der Funktionsumfang zulässt, empfiehlt die IOZ, das Produkt auf Herz und Nieren bzw. auf die jeweiligen Anwendungsfälle zu testen. Wir werden zu diesem Thema laufend die neusten Erkenntnisse sammeln und diese zu gegebener Zeit wieder in einem Blog-Post kommunizieren.

Wie lautet das Fazit der IOZ AG?

Das ernüchternde Ergebnis: Die perfekte Lösung für Taskmanagement gibt es wohl nach wie vor nicht.

Wie bereits erwähnt ist To-Do noch nicht auf einem Stand, der einen Einsatz im Enterprise-Umfeld zulässt. Jedoch sind interessante Tendenzen bereits jetzt erkennbar. Zudem wagt Microsoft endlich wieder einen Schritt in den schon lange bemängelten und vielfach diskutierten Dschungel des Aufgabenmanagements. Ob dieser Schritt gelingt, bleibt jedoch abzuwarten. Gerade das Zuweisen von Tasks sowie die fehlende SharePoint Integration machen zur Zeit stutzig.

Es gilt das Prinzip Hoffnung:

• Hoffen wir, dass Microsoft die Lücken erkennt.
• Hoffen wir, dass Microsoft seriös am Produkt arbeitet und es aktiv weiterentwickelt.
• Hoffen wir, dass To-Do zu einer brauchbaren Lösung für das omnipräsente Taskmanagement-Problem heranreift.
• Hoffen wir, dass To-Do den Sprung schafft und einen effektiven Mehrwert bieten wird.

Gibt es weiterführende  Informationen?

Es gibt bis anhin noch nicht allzu viele offizielle Unterlagen von Microsoft. Wir haben hier aber eine Liste der wichtigsten Links zusammengestellt

• https://todo.microsoft.com/de-de/
• https://products.office.com/en-US/microsoft-to-do-list-app
• https://support.office.com/de-de/article/Erste-Schritte-mit-Microsoft-To-Do-Preview-0d8c74b1-06d4-4033-bf0f-51ad44f23819
• https://www.wunderlist.com/blog/your-preview-of-microsoft-to-do/
• http://www.thewindowsclub.com/how-to-use-microsoft-to-do-app
• http://www.thewindowsclub.com/microsoft-app-need-know

Wie sieht die „To-Do“ Roadmap aus?

Es gibt die üblichen Angaben in der offiziellen Roadmap unter https://products.office.com/en-us/business/office-365-roadmap. Weitere Features sind jedoch nicht in Planung (Stand 26.05.17).

FAQ: Welche Fragen treffen wir bei unseren Kunden häufig an?

F: Gibt es ein ultimatives Universal-Tool für das Taskmanagement?
A: Leider nein. Das perfekte Schweizer Sackmesser für die Aufgabenverwaltung gibt es auf dem Markt noch nicht. Es sind zwar Drittanbieter vorhanden, jedoch sind diese mit erheblichen Kosten und Einschränkungen verbunden.

F: Wann ist To-Do verfügbar bzw. wann ist der Preview beendet?
A: Leider liegen zur Zeit noch keine Antworten auf diese Frage vor. Vorsichtig geschätzt würden wir mit einer Freigabe per Ende 2017 rechnen. Das ist aber reine Spekulation.

F: Kann ich To-Do-Aufgaben mit weiteren Feldern erweitern?
A: Nein, das ist zur Zeit nicht möglich. Ob das später noch folgen wird, ist ungewiss.

F: Wie integriere ich meine SharePoint Tasks in To-Do?
A: Diese Funktionalität steht nicht zur Verfügung.

F: Was kostet To-Do?
A: To-Do wird mit grosser Wahrscheinlichkeit ein Bestandteil von Office 365 bzw. den entsprechenden Plänen werden. Wir gehen davon aus, dass To-Do z.B. im E3 Plan enthalten sein wird. Genauere Infos dazu sind noch nicht bekannt.

F: Kann ich von Wunderlist direkt nach To-Do migrieren?
A: Ja, das geht. To-Do bietet eine entsprechend Importunterstützung an unter https://import.todo.microsoft.com.

F: Wie lange wird es Wunderlist noch geben?
A: Hierzu liegen uns keine konkreten Informationen vor. Gemäss unserem Wissensstand ist die Weiterentwicklung von Wunderlist eingestellt worden.

F: Sollte ich To-Do so schnell wie möglich einsetzen für meine Tasks?
A: Nein, wir raten abzuwarten und zu schauen, was To-Do in den nächsten Monaten noch alles liefern wird. Zudem ist To-Do nach wie vor im Preview-Status.

F: Wo ist To-Do im Office 365 Umfeld eingebettet?
A: Gemäss unserem Wissensstand ist To-Do im Umfeld von Exchange Online eingebettet. Erklären lässt sich das auch durch die bereits verfügbare Synchronisation mit Outlook-Tasks, sofern das gleiche Login verwendet wird.