Productivity News vom 1.6.2022: Power Apps Portale und Power Pages

Wer sich innerhalb der Power Platform mit Canvas Apps und Model-driven Apps auskennt, dem oder der wird es nicht schwerfallen, sich mit der Thematik der Power Apps Portale auseinanderzusetzen. Bei den Portalen handelt es sich ganz grob gesagt nämlich um eine Verbindung dieser zwei Tools von Microsoft.

Power Apps Portale sind wie Geschäftswebseiten ausserhalb Ihres Microsoft-Tenants, betrieben von Microsoft. Tabellen aus dem Dataverse liegen als Architektur zugrunde, Bearbeiten lässt sich das Backend der Webseite in einem Studio, welches dem der Canvas Apps ähnelt, und aufgerufen wird die Webseite über eine normale URL im Browser.

Dieser Blogbeitrag beschreibt die Power Apps Portale und behandelt das Thema nicht abschliessend. Er gibt dem Leser, der Leserin einen Überblick über das Wesen und die Möglichkeiten innerhalb von Power Apps Portalen.

In diesem Video gibt Microsoft eine kurze Einführung Power Apps Portale.

Wofür brauche ich ein Power Apps Portal?

Ein beliebter Use Case für Power Apps Portale ist ein Customer Helpdesk. User können ein Ticket eröffnen, indem ein Formular mit den wichtigsten Informationen und Kontaktdaten ausgefüllt wird. Alternativ ist es auch möglich, das Portal so zu konfigurieren, dass man sich zuerst authentifizieren muss, um überhaupt das Formular anzeigen zu können.

Die Daten aus dem Formular werden in eine Dataverse-Tabelle geschrieben, worauf ein Workflow startet, der das Ticket eskaliert. Je nach Konfiguration wird beispielsweise ein neuer Case im CRM erstellt und an die entsprechende Person zugewiesen. Der aktuelle Status und weitere nötige Informationen können von den Sachbearbeitenden nun über die Oberfläche im CRM nachgetragen werden.

Nach der Bearbeitung des Cases wird dieser abgeschlossen, der Status des Tickets wird geändert und es kann eine automatische Benachrichtigung an den Enduser versendet werden.

Wie erstelle ich ein neues Portal?

Portale lassen sich ähnlich wie Canvas oder Model-driven Apps über das Power Apps Portal erstellen. Wählen Sie unter [Create] > [Blank App] > [Blank Website] und geben Sie die nötigen Informationen ein. Anschliessend wird das Portal provisioniert, was einige Minuten dauern kann. Sie werden stets über das Notification-Panel auf der rechten Seite über den aktuellen Status informiert. Die App erscheint anschliessend unter den verfügbaren Apps in Power Apps Portal mit dem Typ «Portal».

Die detaillierte Vorgehensweise finden Sie in der Dokumentation von Microsoft.

Wie arbeite ich mit dem Backend eines Portals?

Nach dem Öffnen des Bearbeitungsmodus landen Sie auf dieser Seite:

Sie befinden sich hier im Backend ihres Power Apps Portals.

In der Befehlsleiste oberhalb des Canvas können Sie beispielsweise neue Seiten hinzufügen, Komponenten löschen oder Ihre Live-Webseite betrachten. Neue Seiten werden automatisch zum Standard-Navigationsmenü hinzugefügt.

Ähnlich wie bei Canvas Apps haben Sie links ein Funktionsangebot, über das Sie gewisse Änderungen vornehmen können.

Im grossen mittleren Teil des Fensters sehen Sie den WYSIWYG-Editor (bei Microsoft auch «Canvas» genannt), der die aktuelle Seite Ihres Portals darstellt. Per Mausklick können Sie Elemente in diesem Teil der Webseite selektieren und bearbeiten.

Wie bei Canvas Apps gibt es auch bei den Portalen auf der rechten Seite einen Eigenschaftsbereich, der die Einstellungen des selektierten Elements aus dem Canvas zeigt. Hier können Einstellungen wie Schriftfarbe, anzuzeigendes Bild oder Text-Ausrichtung festgelegt werden.

Welche Funktionen stehen in Power Apps Portalen zur Verfügung?

Portalen stehen ein-, zwei- oder dreispaltige Layouts zur Verfügung. Diese können beliebig mit Komponenten wie Text, Bild, Formular oder PowerBI-Reports befüllt werden.

Für viele dieser Komponenten sind Dataverse-Tabellen notwendig, welche zuvor im Dataverse erstellt wurden. Diese Tabellen können anschliessend mit einer Komponente verknüpft werden. So kann beispielsweise eine Tabelle als Quelle für ein Formular verwendet werden. Das Formular muss nur verbunden werden und die Felder erscheinen automatisch mit den korrekten Datentypen auf der Webseite. Das Formular ist bereits ready um ausgefüllt zu werden.

Themes

Themes sind eines der grossen Themen in Canvas Apps. Es stehen eine Hand voll Themes ready-to-use zur Verfügung, trotzdem gibt es keine einfache Lösung, eigene Themes zu erstellen. Verschiedene Workarounds wurden schon geprüft, doch diese sind alle etwas umständlich.

In Power Apps Portalen stehen ähnliche Themes zur Verfügung. Es gibt aber auch die Möglichkeit, direkt aus dem Portal-Studio die CSS-Stylesheets eines bestehenden Themes zu bearbeiten oder neue ins Portal zu laden. Die Bearbeitung von Farben oder weiteren Attributen in einem Portal ist daher viel einfacher.

Pages templates

In einem Portal stehen eine Reihe von Seiten-Templates zur Verfügung. Diese sind dazu da, Standardseiten wie «Access Denied» oder die Suche darzustellen.

Progressive Web App «PWA»

Auch «Progressive Web App» (nachfolgend PWA) sind ein Thema bei Portalen. Kurz erklärt handelt es sich bei PWAs um vom Browser über eine URL im Internet ausgeführte Applikationen, die unabhängig von einem App Store laufen und kein Betriebssystem benötigen. Solche Apps sind offline ausführbar, responsive und können in der Regel native Funktionen des Geräts, wie beispielsweise die Kamera, verwenden.

Nach dem Einschalten dieses Features kann das Portal über die URL problemlos als responsive Webseite über den Browser eines Mobilgeräts aufgerufen werden.

Wie werden Portale lizenziert?

Wie bereits erwähnt, basieren Power Apps Portale auf Dataverse. Daher ist es notwendig, die User, die mit den durch Portale generierten Daten arbeiten sollen, mit einer entsprechenden Lizenz auszustatten. Das Dataverse ist nicht in den standardmässigen Microsoft-Lizenzen (bswp. E3 oder Business Basic) vorhanden.

Portale können sowohl von anonymen als auch von eingeloggten Usern genutzt werden. Als Login-Provider stehen beispielsweise LinkedIn- oder Microsoft Accounts zur Verfügung. Die Kosten für beide Modelle sind variabel und unterscheiden sich für Portale mit und ohne Login.

Detaillierte Infos zur Lizenzierung: Power Apps Pricing

Was muss ich sonst noch wissen?

Wenn ich ein neues Power Apps Portal erstelle, dann läuft dieses standardmässig als Trial. Ein Trial-Portal besteht für maximal 30 Tage, wird anschliessend für 7 Tage suspendiert und danach gelöscht. Um das Portal vor dem Löschen zu schützen, muss es zu «Production» portiert werden.

Nähere Informationen gibt es in der Dokumentation von Microsoft:

https://docs.microsoft.com/en-us/power-apps/maker/portals/admin/portal-lifecycle

https://docs.microsoft.com/en-us/power-apps/maker/portals/admin/convert-portal#convert-a-portal-from-trial-to-production

Neben den Power Apps Portalen gibt es neu auch die Power Pages (Preview). Dabei handelt es sich um ein Tool, welches den Power Apps Portalen sowohl in der Anwendung als auch dem Use Case ähnelt.

Was sind Power Pages?

Power Pages ist das 5. und neuste Mitglied der Power Platform Familie. Mithilfe dieser Low-Code Entwicklungs- und Hosting-Platform auf Basis von Power Apps Portalen können Sie einfach Unternehmenswebseiten für den externen Gebrauch erstellen und verwalten. An der Microsoft Build-Konferenz vom Mai 2022 wurden Power Pages lanciert.

Wie wir es uns aus der Power Platform gewohnt sind, bietet das Tool eine simple und übersichtliche Benutzeroberfläche und lässt sich nahtlos ins Set der M365 Applikationen integrieren. Da Dataverse die Basis des Tools bildet, sind die entsprechenden Lizenzen für die Nutzung anzuschaffen.

Um mit Power Pages zu starten, oder zumindest kurz rumzustöbern, können Sie den folgenden Link aufrufen:

make.powerpages.microsoft.com

Über das Portal stufen Sie Ihre Erfahrungen beim Erstellen von Webseiten ein und werden anschliessend Schritt für Schritt durch das Tool geführt. Wählen Sie eines der zur Verfügung gestellten Templates, geben Sie Ihrer Webseite einen Namen und wählen Sie die Umgebung – und schon geht’s los.

Weitere Informationen zu den Power Pages finden Sie in der Dokumentation von Microsoft.

Im Productivity News Beitrag vom 1. August 2022 habe ich ausführlich über die Power Pages gebloggt: https://www.ioz.ch/blog/productivity-news-vom-01-08-2022-was-sind-power-pages/

Und hier haben wir noch einen weiteren spannenden Beitrag, welcher 10 konkret umgesetzte Beispiele von Power Apps und Power Automate für Euch bereit hält.

Wie lautet das Fazit?

Die Vorteile von Power Apps Portalen und Power Pages liegen auf der Hand: Durch die Interaktion mit (internen oder externen) Kunden werden Formulare ausgefüllt, deren Daten direkt in Dataverse geschrieben werden. Von da aus können die Daten beispielsweise ins interne CRM, in Power BI Reports und weitere Systeme gepflegt werden. Die Datenintegrität ist hoch, ohne dass manuelle Schritte nötig sind (bspw. Papierformulare).

Mit nur wenigen Klicks kann eine einfache Webseite erstellt werden. Portale sind aber nicht dazu da, vollständig ausgebaute Firmen-Webseiten abzulösen, da das Backend und dessen Funktionen nicht mit einem Content Management System (CMS) wie beispielsweise WordPress zu vergleichen sind.

Power Pages gleicht einer Neulancierung von Power Apps Portalen. Sie treten grundsätzlich im gleichen Kleid auf, tragen aber weitaus mehr Schmuck und erhalten nun eine eigene Bühne, um sich zu präsentieren und etablieren.