Projekt-, Bereich- und Teamseiten in SharePoint
SharePoint wird nicht mehr nur als Dokumentenablage verwendet, sondern hat sich in den letzten Jahren aufgrund des Ökosystems von Microsoft mit seinen diversen Tools zu einem Kollaborationsportal entwickelt. Es werden Informationen und Dateien ausgetauscht und Dokumente werden von mehreren Anwendern gleichzeitig bearbeitet. Firmen bilden Bereichs- und Teamseiten, realisieren Projekte, nutzen Workflows um Geschäftsprozesse zu automatisieren, bilden Managementsysteme in SharePoint ab und vieles mehr. Weil SharePoint so vielfältig genutzt werden kann, ist es naheliegend, dass Firmen ihr bestehendes Intranet durch SharePoint ersetzen.
Tut mir leid, aber die IT-Verantwortlichen haben keine Zeit, unzählige Seiten manuell zu erstellen…
Welche IT-Verantwortlichen haben neben dem Tagesgeschäft noch genügend Zeit, um all diese Bereichs- und Projektseiten manuell zu erstellen? Da bräuchte es Wochen oder Monate, bis das Intranet als produktive Plattform überhaupt nutzbar wäre. Glücklicherweise gibt es verschiedene Lösungen, die Seiten als Vorlage zu speichern und dann Site Collections, Seiten oder Subseiten provisionieren zu können. Dabei wird die Grundstruktur der Vorlage komplett übernommen und manuelle Nachbearbeitungen sind nicht mehr nötig.
Was sind die typischen Inhalte, die provisioniert werden müssen?
Aufgrund unserer realisierten Projekten, sind bei Kunden folgende Inhalte wichtig:
- Berechtigungen
- Listen und Bibliotheken
- Listeneinträge und Dokumente (z. B. Wegleitungen)
- Spalten
- Ansichten
- Workflows
- WebParts
- Designanpassungen
- Sucheinstellungen
- Features (Site Collection und Site)
- Subwebs
Welche Möglichkeiten gibt es?
Auf dem Markt gibt es verschiedene Lösungen und Ansätze. In diesem Beitrag beschränken wir uns auf die drei gängigsten Lösungsvarianten.
Collaboration Manager von Solutions2Share
Der Collaboration Manager ist eine Drittlösung und On-Premise sowie auch in der Cloud verfügbar. Das Tool ist in der Lage, eine Vorlage zu erstellen und zu speichern. Anhand dieser Vorlage werden Arbeitsbereiche (Site Collections) provisioniert. Dabei wird die Vorlage 1:1 kopiert und erstellt.
Der Collaboration Manager erlaubt es, dass alle Anwender die Arbeitsbereiche selber erstellen können. Projektleiter müssen bei der internen IT keine Aufträge erteilen, um Projekträume zu erstellen. Mittels Formular können Projektmitglieder und Projektinformationen eingetragen werden und diese werden dann in die Räume übertragen. So kann vor der Erstellung gesteuert werden, welche Nutzer Zugriff auf diese Projektseiten erhalten.
Der Collaboration Manager ist auch in der Lage, erstellte Arbeitsbereiche mit der Vorlage zu synchronisieren. Wenn beispielsweise aufgrund von wechselnden Anforderungen die Projekträume angepasst werden müssen, kann die Vorlage mit zusätzlichen Inhalten (Spalten, Dokumente, etc.) gespeichert werden. Wird dann ein Sync angestossen, erhalten alle selektierten Arbeitsbereiche diese Änderungen.
Weiterführende Informationen: http://www.solutions2share.net/de/
Patterns and Practices (PnP)
Patterns and Practices (PnP) wurde 2013 von einer Microsoft Consultant Gruppe ins Leben gerufen und hat sich zu einer Open Source Community entwickelt. Die Bereiche SharePoint Framework, Office 365 APIs, Office Add-Ins und Microsoft Graph werden abgedeckt. Jeden Monat gibt es einen neuen Release von PnP sowie eine Zusammenfassung des Releases als Video. Wöchentlich erstellt das Team einen „weekly web cast“ mit Themen für Office 365 und das SharePoint Add-In Model im neuen Framework.
Site Provisioning Partner Pack
Das PnP Partner Pack enthält verschiedene PnP-Ansätze und provisioniert Site Collections und Subseiten. Dank dem eigenen UI können Enduser selber Räume erstellen. Zudem können auch Templates gespeichert werden. Mittlerweile ist das PnP Partner Pack v2 erhältlich.
Das PnP Partner Pack ist ein ready-to-use Starter Kit. Es kann sofort eingesetzt werden oder je nach Anforderungen des Kunden entsprechend angepasst werden. In der Github Repository befinden sich Dokumentationen, Updates zu NuGet Packages sowie Skripts.
Weiterführende Informationen zu PnP:
https://dev.office.com/patterns-and-practices
PowerShell
Eine andere Variante bietet das PnP PowerShell. Es ist mittels Skript möglich, die meisten Webseiteneinstellungen und Inhalte einer bestehenden Seite in ein XML-File zu exportieren. Dadurch wird ein Template gespeichert, mit der weitere Site Collections provisioniert werden können. Diese Variante unterstützt Listen, Bibliotheken, Sub-Seiten und Site Collections.
Bei diesem Ansatz ist Self-Service sowie die Synchronisierung kein Thema. Das PowerShell Skript wird von den IT-Verantwortlichen ausgeführt.
Weiterführende Informationen: http://nickvandenheuvel.eu/category/office-dev-pnp/
Vor- und Nachteile der zuvor genannten 3 Varianten
Ausblick Office 365 SharePoint Modern Team Sites
Die Modern Team Sites wurden ausgerollt. Zu diesem Thema haben wir im April 2017 einen Productivity News Beitrag publiziert.
An der Ignite 2016 hat Microsoft mitgeteilt, dass im Verlauf vom Q2 / 2017 Templates für die Erstellung von Modern Team Sites lanciert werden. Angedacht wäre, dass bestehende Seiten als Vorlage für die Erstellung moderner Seiten als Auswahl zur Verfügung stehen. Zudem wurde angekündigt, dass auch Seiten dupliziert werden können.
Leider sind heute noch keine konkreten Informationen verfügbar. Wann dieses Feature endlich erscheint, ist zur Zeit noch unklar.
Was empfiehlt die IOZ AG?
Aufgrund der bisherigen Erfahrungen aus Projekten empfehlen wir in den meisten Fällen klar, den Collaboration Manager einzusetzen. Das Tool ist einfach zu installieren und jeder SharePoint PowerUser kann Arbeitsbereiche erstellen, ohne einen Antrag an die interne IT zu stellen.
Was sind die wichtigsten Vorteile des Collaboration Managers?
- Unterstützt SharePoint On-Premise und in der Cloud
- Sehr einfach bedienbar über Self-Service-Funktionalitäten
- Vorlagen können jederzeit angepasst werden
- Arbeitsbereiche können mit der Vorlage synchronisiert werden, damit die neusten Anpassungen in den Räumen übernommen werden
- Provisionierung der Arbeitsbereiche innert Sekunden, sofern Fast Workspaces aktiviert ist
- Provisioniert Sucheinstellungen, Berechtigungen, Lösungen, Features, Inhalte und Webparts
Empfohlen, falls…
- komplexe Zusammenarbeitsräume mit unterschiedlichen Containern oder zusätzlichen Inhalten/Webparts notwendig sind
- umfangreiche und granulare Berechtigungen gefordert sind
- Anforderungen im Bereich des Task Managements bestehen (z.B. Task Erstellung, Zusammenzug usw.)
- unterschiedliche Vorlagen für Räume gefordert sind (z.B. Projektraum, Arbeitsgruppe, Gremium usw.)
- Eine Vernetzung mit anderen SharePoint Inhalten gefordert ist (z.B. QM Prozesse, Vorlagen, zuletzt verwendete Dokumente usw.)
- Vorgaben von Strukturen für die Ablage u.a. Ordner, Metadaten bestehen
Nicht empfohlen, falls…
- keine Anforderungen an Individualisierung / Gestaltung der Räume bestehen
- keine Notwendigkeit einer zentralen Projektliste besteht
- Keine Third-Party Tools eingesetzt werden dürfen
Wie lautet das Fazit der IOZ AG?
SharePoint bietet out-of-the-box keine gute Lösung zur Provisionierung von Seiten anhand von Vorlagen an. Deshalb ist der Einsatz von Dritttools eine gute Lösung. Diese Anbieter haben Erfahrung im Bereich Provisionierung, entwickeln die Tools ständig weiter und bieten Support und Software Assurance an. In der Cloud ist es üblich, dass unangekündigt neue Features auftauchen und teils auch Services deaktiviert werden.
Wenn Softwareagenturen beauftragt werden, eine kundenspezifische Lösung mittels PnP, XML oder PowerShell zu entwickeln, muss beachtet werden, dass diese auch gewartet werden müssen. Denn sobald Microsoft abhängige Services in SharePoint deaktiviert, müssen diese Individualentwicklungen angepasst werden. Die Entwicklungskosten könnten dann durchaus das Budget der ursprünglichen Softwareentwicklung übersteigen.
Gibt es weiterführende Unterlagen?
Collaboration Manager: http://www.solutions2share.net/de/
PnP-Übersicht: https://dev.office.com/patterns-and-practices
PnP Provsioning Engine: https://msdn.microsoft.com/en-us/pnp_articles/introducing-the-pnp-provisioning-engine
Wie sieht die Roadmap aus?
Es gibt die üblichen Angaben in der offiziellen Roadmap unter https://products.office.com/en-us/business/office-365-roadmap.
Aktuell sind nur Templates für das Produkt Microsoft Teams in Entwicklung. Zu den Modern Team Sites sind zur Zeit keine Informationen vorhanden.
FAQ – Welche Fragen treffen wir bei unseren Kunden häufig an?
F: Was passiert, wenn ich die Lizenzierung vom Collaboration Manager nicht mehr verlängern werde?
A: Alle provisionierten Räume können weiterhin uneingeschränkt genutzt werden. Lediglich die Erstellung neuer Räume wird nicht mehr möglich sein.
F: Wie viele Räume kann ich eigentlich erstellen? Wo liegt die Limite?
A: Man kann eine immense Anzahl von Räumen (Site Collections) erstellen. Die Limite von O365 liegt bei 500’000 Räumen und von SharePoint 2016 bei 250’000 Räumen.
F: Wieso erstelle ich nicht einfach normale Subwebs (Websites)? Das reicht doch!
A: Leider können bei Vorlagen, die aus Subwebs erstellt werden, diverse Funktionalitäten nicht abgedeckt werden (Berechtigungen, Workflows, Subsites usw.).
F: Kann ich die Provisionierungslösung auch erst später einführen, nachdem mein Intranet bzw. Kollaborationsportal schon eingeführt wurde?
A: Grundsätzlich ist das natürlich möglich. Wir empfehlen jedoch die Konzeption und Integration einer Provisionierungslösung bereits in der Basiskonzeption des Portals zu berücksichtigen, da eine spätere Integration zwangsläufig mit Anpassungsaufwand verbunden ist.
F: Könnten auch Teams oder Groups mit den oben beschriebenen Lösungen provisioniert werden?
A: Entsprechende Erweiterungen sind in den unterschiedlichen Lösungen in Arbeit.
F: Kann ich Collaboration Manager auch in hybriden Szenarien verwenden?
A: Ja, das geht. Zu beachten ist jedoch, das eine separate Lizenzierung für beide Umgebungen nötig ist.
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