Projekt Qualitätsmanagement: diese 5 Faktoren nehmen Einfluss auf Erfolg und Misserfolg

Verschiedene Faktoren beeinflussen den Erfolg in einem Qualitätsmanagement-Projekt. Ist man sich diesen bewusst und schenkt man ihnen Beachtung, so entsteht durch das Qualitätsmanagement ein Nutzen für das Unternehmen. Werden diese Faktoren jedoch nicht oder zu wenig beachtet, läuft das QM-Projekt Gefahr, zum ressourcenintensiven Papiertiger ohne Mehrwert zu verkommen.

Folgende fünf Faktoren stellen die Weichen und entscheiden über Erfolg oder Misserfolg des Projekts:

• Die Mitarbeitenden im Fokus
• Das Commitment (Verpflichtung)
• Die Technologie
• Die Plattform
• Die Zertifizierungsstelle / der Auditor

Die Mitarbeitenden im Fokus

Was ist der eigentliche Grund, sich in einem Unternehmen dem Thema Qualitätsmanagement anzunehmen?

Ist es die geforderte ISO-Zertifizierung, welche notwendig ist, um weiterhin alle Kunden beliefern zu können? Oder ist es die Motivation, den Mitarbeitenden ein echtes Arbeitsinstrument für die tägliche Arbeit an die Hand zu geben und das Unternehmen zu verbessern?

Will man ein gelebtes Qualitätsmanagement, welches eine echte Unterstützung für die Mitarbeitenden ist, so sollte man zwingend den Mitarbeitenden ins Zentrum stellen. Um dies tun zu können und den Mitarbeitenden zu verstehen, muss man sich ein paar Tatsachen bewusst werden.

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Er schätzt seine Routine und seine bewährten Abläufe. Ist der aktuelle Zustand angenehm, will dieser bewahrt werden – oder anders gesagt: schön in der Komfortzone verweilen… Ein wichtiges Ziel eines Qualitätsmanagements ist es jedoch, Veränderung – besser gesagt Verbesserung – herbeizuführen.

In der heutigen Geschäftswelt wird stets Transparenz gefordert. Doch kommt diese Forderung häufig von den führenden Funktionen, welche Messgrössen haben wollen. Die geführten Funktionen betrachten diese Transparenz eher mit Skepsis. Man fürchtet sich vor schlechten persönlichen Messwerten. Zudem macht die Transparenz einen auch ersetzbarer, da das Wissen nicht mehr im eigenen Kopf sondern in einer jedermann zugänglichen Art und Weise verfügbar ist.

Einflussnahme Faktor Mitarbeiter

Dem Respekt des Mitarbeitenden gegenüber Transparenz und Veränderung soll Rechnung getragen werden. Der Fokus des Projektes sollte nicht auf den neuen Messgrössen für das Management sondern auf der Arbeitserleichterung eines jeden Mitarbeitenden liegen. Das Qualitätsmanagement muss ihnen als Hilfsmittel in der täglichen Arbeit dienen.

Ein gelebtes Qualitätsmanagement führt zu Selbstsicherheit bei Mitarbeitenden. Man weiss, wo man selbst Hilfestellungen und Anleitungen findet. Es geschehen weniger Fehler, man wird schneller und die Qualität des Resultats wird besser. Die Mitarbeitenden müssen hier mit auf den Weg genommen und begleitet werden. Change Management spielt also bei einem QM-Projekt eine wichtige Rolle.

Commitment (Verpflichtung)

Um in einem Unternehmen ein professionelles Qualitätsmanagement einzuführen, benötigt man mehr als nur einen Q-Coach im stillen Kämmerlein, der Prozesse zeichnet, Ordner mit Papier abfüllt und nach Ablauf des Projekts das ISO-Zertifikat im Eingangsbereich an die Wand hängt.

Folgende Anspruchsgruppen müssen zwingend in das Projekt involviert sein: Die Geschäftsleitung, die Business-Bereiche, die Process Owner und – wie bereits erwähnt – die Nutzer der Hilfsmittel selbst.

Die oberste Geschäftsleitung muss zwingend hinter dem Projekt stehen, die Verbesserung im Unternehmen und somit eine Steigerung der Effizienz anstreben. Den Mitarbeitenden muss die Leitung befähigen und ihn nicht einschränken wollen.

Qualitätsmanagement ist für die Business-Bereiche bei der Erarbeitung meist ein Zusatzaufwand. Das tägliche Geschäft läuft weiter und QM kommt quasi noch obendrauf. Versucht man jedoch, das Business bei der Erarbeitung des Managementsystems nicht einzubeziehen, so erkennen sich die Bereiche am Schluss im Qualitätsmanagementsystem nicht wieder. Die Folge sind dokumentierte aber nicht oder anders gelebte Prozesse, mangelnde User+Akzeptanz sowie Systemumgehungen.

Die Prozesseigner (Process Owner) tragen die Verantwortung für ihre Prozesse. Sind diese unvollständig, fehlerhaft oder nicht aktuell, so ist das QM kein echtes Hilfsmittel mehr. Die Folge, es wird nicht mehr genutzt und nicht mehr gelebt. Um erfolgreich zu sein, ist also das Commitment des Prozesseigners essentiell!

Einflussnahme Faktor Commitment

Die Unternehmensleitung muss sich dem Mehrwert des Managementsystems bewusst sein, Budget in Form von Geld und Zeit sprechen und so den Business-Bereichen die Möglichkeit geben, sich einzubringen und QM nicht als notwendiges Übel neben dem Tagesgeschäft zu betrachten. Gewinnt man die Business-Bereiche und die Prozesseigner für das Projekt, wird QM am Schluss ein echtes Hilfsmittel für den Mitarbeitenden und somit zum Mehrwert für das gesamte Unternehmen.

Technologie

Das QM-System muss in irgendeiner Form abgebildet werden. Früher füllte man Ordner und druckte Handbücher. Heutzutage hingegen sind physische Ordner nicht mehr zeitgemäss und meist keine Arbeitserleichterung mehr. Das Qualitätsmanagement sollte auf einer Technologie abgebildet werden, die von überall aus, jederzeit und mit jedem beliebigen Gerät (Smartphone, Desktop, Tablet…) erreichbar ist. Ein Hilfsmittel ist nur dann eine Hilfe, wenn es jederzeit verfügbar ist. Egal, ob man im Büro, beim Kunden oder unterwegs ist.

Einflussnahme Faktor Technologie

Die Bedürfnisse der Mitarbeitenden müssen abgeklärt werden. Wann, wo und in welcher Form werden die Informationen benötigt? Darauf basierend kann die Technologie gewählt werden.

Jederzeitige Verfügbarkeit von allen Geräten aus sowie die Bereitstellung unterschiedlichster Formate sind Anforderungen, die beispielsweise in der Microsoft Cloud mit Office 365 erfüllt werden können.

Plattform

Gehen wir nun davon aus, dass das Qualitätsmanagement auf einer technologischen Plattform und nicht in physischen Ordnern auf Papier abgebildet ist, so muss diese Plattform verschiedene Bedingungen erfüllen, um dem Mitarbeitenden einen echten Mehrwert in der täglichen Arbeit bieten zu können.

Es ist von Vorteil, wenn die Plattform in der täglichen Arbeit genutzt wird. Also keine Insellösung, sondern eine in den Arbeitsalltag integrierte QM-Plattform. Der Mitarbeitenden sollte direkt in seinen täglichen Prozessen auf die Hilfsmittel im QM zugreifen können. Zudem muss die Plattform benutzerfreundlich sein.

Einflussnahme Faktor Plattform

Ist die Plattform unkompliziert, praxisnah, in die tägliche Arbeit integriert, flexibel und aktuell, so wird sie auch genutzt und gelebt. Es bietet sich an, das Qualitätsmanagement beispielsweise in ein Intranet basierend auf SharePoint zu integrieren.

Wahl der Zertifizierungsstelle / des Auditors

Hat man nun das Qualitätsmanagement aufgebaut, will man sich meist noch zertifizieren lassen. Ein nicht zu vernachlässigender Punkt, da in unterschiedlichen Bereichen eine ISO-Zertifizierung Voraussetzung ist, um gewisse Branchen überhaupt beliefern zu können. Hier kommen interne und externe Auditoren und Zertifizierungsstellen zum Zug. Der Fokus sollte bei den Audits aber nicht auf der Norm sondern auf der Verbesserung des Unternehmens liegen. Ein konstruktiver Auditor, der auch unbequeme Fragen stellt und Fehler anspricht – und ja, dadurch einen Mehraufwand generiert -, bringt das Unternehmen voran.

Einflussnahme Faktor Zertifizierungsstelle / Auditor

Sprechen Sie die Themen an. Sagen Sie, dass die Verbesserung des Unternehmens Ihr Ziel ist. Klar, Sie wollen am Schluss auch das Zertifikat erhalten, doch ist es problemlos möglich, beide Ziele zu verfolgen und zu erreichen.

Fazit: Erfolgsfaktoren statt Misserfolgsfaktoren

Wenn Sie das Commitment der relevanten Stakeholder haben, wenn die ausgewählte Technologie die Bedürfnisse der Mitarbeitenden abdeckt, wenn die Plattform selbst in den Arbeitsalltag integriert wird und Sie im Projekt stets den Mitarbeiter im Zentrum und die Verbesserung des Unternehmens als Ziel haben, so werden Sie mit Ihrem Qualitätsmanagement Erfolg haben und eine Verbesserung des Unternehmens erreichen.

Wenn Sie einzelne dieser Faktoren nicht berücksichtigen, so fehlen Ihnen wichtige Bausteine. Sie haben dann den Aufwand, vielleicht ein Zertifikat an der Wand, aber Sie haben die investierten Ressourcen nicht effizient eingesetzt. Geld und Zeit gingen verloren, aber Ihr Unternehmen wurde nicht wirklich besser. Dies gilt es zu vermeiden.