Prozessmanagement zu Coronazeiten

CIO of the year 2020 – Covid-19

Dieses Zitat provoziert auf eine verblüffend simple Art und Weise eine Reaktion in Form von Zustimmung oder Rechtfertigung.
Ich zähle mich eher zu den Befürwortern, wenn ich auch infrage stelle, ob das Umdenken bezüglich zum Beispiel Home-Office nachhaltig sein wird. Home-Office nenne ich hier stellvertretend für jegliche Art von Arbeiten ausserhalb der Büroräumlichkeiten, wann und wo immer eine Person das für sich bestmögliche Umfeld schaffen kann.

Auch ob die getroffenen Notmassnahmen zur Aufrechterhaltung der IT-Systeme in jedem Fall die richtigen waren, zweifle ich stark an.
Aber es lässt sich halt nicht wegdiskutieren, dass viele Unternehmen sich mit ihren Arbeitsabläufen auseinandersetzen mussten, weil die definierten Prozesse schlichtweg nicht mehr funktionierten.
Anhand von 3 Beispielen möchte ich nun aufzeigen, worauf wir bei der Automatisierung von Prozessen jeweils achten, bevor der Arbeitsablauf mit Tool X digitalisiert wird.

1. Ein verschwendungsfreier Prozess funktioniert reibungslos. Egal, ob er 3-mal, 300-mal oder 30’000-mal ausgeführt wird.

Die Schmerzensgrenze für die Bearbeitung von Anträgen durch Roboter anstelle von Menschen liegt offenbar bei 30’000. Diese Zahl nennt jedenfalls der Kanton Zürich als Entschuldigung dafür, Voranmeldungen für Kurzarbeit erst aus der Corona-Not heraus digitalisiert zu haben.

2. Sinn und Zweck von digitalen Formularen ist die validierte Eingabe von Prozessdaten.

«Papier nimmt alles an» klingt banal, beinhaltet aber sehr viel Wahrheit. Durch handschriftliche Eingaben kann nicht sichergestellt werden, dass ein Prozess mit gültigen und validen Daten gestartet oder weiterverarbeitet wird. Digitale Formulare können Werte auf Muster, Ablauffristen, Minimum und Maximum, sowie Gültigkeit prüfen.
Dass die Daten in diesem Fall noch per FAX übermittelt werden, bleibt an dieser Stelle unkommentiert.

3. Redundante Informationen sind redundant

Immer mit den aktuellen Daten zu arbeiten und die neuste Version eines (Vorlage-)Dokumentes zu verwenden, ist nicht Science-Fiction, sondern Realität. Zumindest nach einem Prozessautomatisierungs-Projekt mit IOZ. Eine Datenbank ist führend und sämtliche Reports oder Hilfslisten (oder «Views») werden darauf basierend generiert. Excel-Files auf File-Servern sind ein No-Go. Und wenn System X einmal nicht über eine Schnittstelle mit System Y kommunizieren kann, hilft immer noch ein Roboter bei der Verarbeitung der Daten.