Prozessportal – weniger Wartungsaufwand mit Business Data Connectivity Services (BCS)

Wir haben bereits verschiedentlich darüber berichtet, wie Prozessportale mit SharePoint und Visio Services aufgebaut werden können. Nun möchten wir aufzeigen, wie der Aufwand bei Aufbau & Pflege eines solchen Portals minimiert werden kann.

Alles out-of-the-box

Dazu nutzen wir – wie so oft – Funktionalitäten, welche out-of-the-box in Microsoft Visio und SharePoint zur Verfügung stehen:

• SharePoint Foundation List (eine Bibliothek oder Liste)
• Business Data connectivity services von Microsoft Visio Professional 2013

Der herkömmliche Weg kurz erklärt

Mit dem herkömmlichen Ansatz bauen wir Prozesslandschaften in SharePoint in einer Kombination aus Visio-Grafiken und SharePoint-Bibliotheken & –Listen auf.

• Die Visio-Grafiken verwenden wir zur Top-down-Navigation in der Prozesslandschaft: Von der Prozesslandkarte, über die Hauptprozesse bis hin zu den einzelnen Aktivitäten.
• Eine Liste oder Bibliothek wird zur Pflege der Prozesse mit allen Metadaten verwendet. Wir nennen diese von nun an Prozessbibliothek.

Um dem Benutzer alles anzuzeigen, was zu einem Prozess gehört (Dokumente, Prozessablauf, Verantwortlichkeiten etc.), wird jedes Element in generischen Pages mittels gefilterten Webparts angezeigt. Damit die Filterung funktioniert, muss an verschieden Stellen die Prozess-ID und in den Visio-Prozessübersichten die URL-Ziel-Page korrekt eingetragen sein. Diese Informationen werden oft manuell in den Visio-Grafiken ein- und nachgetragen.

Der bestehende Ansatz mit der Filterung hat sich in der Vergangenheit bewährt, weil nicht für jeden Prozess eine ASPX-Page erstellt werden muss. Zudem ist die Navigation über die Visio-Grafiken bei den Usern sehr beliebt. Dieser Ansatz beinhaltet allerdings noch Verbesserungspotenzial: Wenn sich etwas ändert (z.B. die Prozess-ID, der Name des Prozesses oder sogar die Ziel-Page), muss dies in der Prozessbibliothek sowie auch in den Visio-Grafiken korrekt nachgetragen werden. Damit ist regelmässiger Wartungsaufwand verbunden, welcher durch die Business Data Connectivity Services (BCS) reduziert werden kann.

Neuer Automatismus: Weniger Wartung und mehr Möglichkeiten

Der Ansatz mit BCS ersetzt die bisher eingesetzten Elemente nicht, sondern bereichert sie um einen sehr hilfreichen Automatismus. Auf einer Prototypen-Umgebung in unserem Data Center haben wir eine Plattform nach folgenden Schritten aufgebaut:

1. In der Prozessbibliothek wird durch eine berechnete Spalte die korrekte URL der Ziel-Page (inkl. der Prozess-ID) eingetragen.
   
2. Alle Prozessübersichten (Visio-Dateien) werden über die Funktion „link data to shapes“ mit der Prozessbibliothek verbunden. Damit stehen alle Metadaten der Prozessbibliothek in der Visio-Grafik zur Verfügung.
     
3. Nun müssen die Prozesse aus der Bibliothek nur noch mit den Navigations-Shapes verbunden und die Darstellung der Shapes angepasst werden.
   
4. Als nächstes werden alle Datensätze markiert. Mit der rechten Maustaste wird der Dialog „Configure Refresh“ aufgerufen. Dort trägt man das Aktualisierungsintervall der verbundenen Daten ein (z.B. Refresh every 1 minute).
   
5. Wenn die Visio-Datei auf SharePoint gespeichert und in VisioWebAccess eingebunden ist, wird in den Eigenschaften von VisioWebAccess im Feld „Automatisches Aktualisierungsintervall (in Minuten)“ ebenfalls ein zeitliches Intervall eingegeben.
6. Von nun an funktioniert die Verknüpfung zu den untergeordneten Prozessebenen, welche bei Änderungen automatisch aktualisiert werden.
   

Ein paar kleine Hinweise

Etwas Vorsicht geboten sei beim Anpassen von Spalten der Prozessbibliothek sowie beim Löschen von Prozessen, welche in der Visio-Grafik verbunden sind. Dies kann zu Fehlermeldungen führen.

Wir haben diesen Ansatz in unseren Testumgebungen in SharePoint Online und SharePoint 2013 aufgesetzt. Grundsätzlich sollte das Ganze auch in SharePoint 2010 funktionieren. Wenn die Prozessdaten von extern bezogen werden, müssen für den Aufbau die Datenverbindung in der Central Administration konfigurieren werden.

Fazit

Mit der out-of-the-Box-Lösung lässt sich eine QM-Plattform mit den praktischen Business Data Connectivity Services realisieren. Daraus resultieren folgende Vorteile:

• Die Verknüpfung von Prozessdaten mit den Visio-Grafiken vermindert den Wartungsaufwand eines SharePoint-QM-Portals und schont die Nerven.
• Metadaten lassen sich einfach und schnell in die Visio-Grafiken hineinziehen.
• Der Ansatz bietet neue Möglichkeiten, um SharePoint-Elemente oder extern gelagerte Daten mit Visio Services darzustellen.