Robotic Process Automation RPA bezeichnet das Erstellen von Softwarerobotern, welche repetitive Arbeiten automatisiert übernehmen. Mit Power Automate for Desktop bietet auch Microsoft ein Tool für das Erstellen solcher Bots. Dieser Blog klärt über die wichtigsten Fragen zu RPA auf und zeigt das konkrete Praxisbeispiel auf, wie ein Power Automate Softwareroboter im Materialeinkauf automatisch Lagerbestände und Verfügbarkeiten aus Webseiten ausliest.
Inhalte dieses Artikels
- Was ist RPA?
- Wofür wird RPA benötigt?
- Was sind die Vorteile von RPA?
- Power Automate for Desktop: RPA-Tool in Microsoft
- RPA Praxisbeispiel: Verfügbarkeiten prüfen im Materialeinkauf
- Wie wird Power Automate for Desktop lizenziert?
- Fazit
Was ist RPA?
RPA ist die Abkürzung von «Robotic Process Automation» und lässt sich mit «robotergesteuerte Prozessautomatisierung» ins Deutsche übersetzen.
RPA ist aus der traditionellen Prozessautomatisierung entstanden und nutzt Methoden der künstlichen Intelligenz, um mithilfe von Robotern die von Menschen ausgeführten Aufgaben automatisiert zu erledigen. Das Einsatzgebiet reicht von einfachen Datenabfragen über Formulareingaben bis hin zu komplexen Tätigkeiten wie das Einloggen und Bedienen von elektronischen Systemen. Der Softwareroboter, auch als «Bot» bezeichnet, imitiert einen menschlichen Anwender und führt Teile seiner Tätigkeiten an einem virtuellen Arbeitsplatz aus.
Wofür wird RPA benötigt?
Robotic Process Automation eignet sich vor allem für repetitive Arbeiten: Anstatt die immer gleichen Abläufe am Bildschirm manuell durchzuführen, können diese an Softwareroboter übergeben werden, welche die Tasks automatisiert und exakt nach Vorgaben durchführen.
Was sind die Vorteile von RPA?
- Befreiung der Mitarbeitenden von Routinearbeiten
- Allokation der frei gewordenen Ressourcen hin zu wichtigeren Tasks
- rund um die Uhr arbeitender Softwareroboter (24/7)
- effiziente und fehlerfreie Verarbeitung der Aufgaben und Daten
- niedrige wiederkehrende Kosten
- hohe Prozessqualität und Genauigkeit
Power Automate for Desktop: RPA-Tool in Microsoft
Microsoft hat mit der neu in Windows 11 standardmässig integrierten Applikation «Power Automate for Desktop (PAD)» den Einstieg in die robotergesteuerte Prozessautomatisierung gebracht. Mit dieser Applikation können nicht nur Firmen, sondern alle Nutzer eines Windows 11 OS eigene Bots erstellen und Prozessautomatisierung auch für zu Hause vornehmen.
Die Applikation ist sehr intuitiv und einfach gestaltet, sodass sich jeder schnell einarbeiten kann. Die Prozesse können dank einfacher Navigation direkt aus deinen Gedanken abgeleitet und 1:1 in Power Automate Desktop erstellt werden.
Für all diejenigen, welche sich bereits mit Power Automate beschäftigt haben, ist kein Umdenken notwendig. Die bekannten Funktionen wie Loops, Bedingungen und Variablen sind auch hier wiederzufinden.
Mit der Client-Applikation Power Automate for Desktop (PAD) lassen sich komplexe Arbeiten schnell und einfach automatisiert erledigen.
Funktionalitäten in Power Automate for Desktop
Microsoft Excel
- Erstellen und Bearbeiten von Excel-Worksheets, einzelnen Zellen oder Bereichen
- Excel-Worksheets lesen, abfüllen und extrahieren
Browser Automation
- Daten von Webseiten extrahieren
- Textfelder und Buttons auf Webseiten anwählen und ausfüllen
- Daten wie Text, Tabellen und Bilder aus PDF-Dateien extrahieren
- mehrere PDF-Dokumente zusammenführen
File & Folder
- Dokumente erstellen, löschen und bearbeiten
- Ordner organisieren und verwalten
E-Mail, Exchange & Outlook
- Senden, Weiterleiten und Verarbeiten von E-Mails
- Antworten und Speichern von eingehenden E-Mails
Recorder
- Aufnehmen und wiedergeben von selbst vorgespielten Aktionen und Klicks
RPA Praxisbeispiel: Verfügbarkeiten prüfen im Materialeinkauf
Für einen Kunden in der Industrie-Branche durften wir einen Bot für die Warenbeschaffung implementieren. Dieser Bot prüft und durchsucht Webseiten nach Produkten, extrahiert die Lagerbestände, Liefertermine und Preiskonditionen. Die Informationen werden als Excel im SharePoint gespeichert. Um die Automatisierung vollständig zu machen, wird eine Logik eingesetzt, welche das erstellte Excel-Worksheet durchsucht und bei vorhandenem Lagerbestand eines Artikels eine Mail an die zuständigen Einkäufer auslöst.
Die Beschaffung dieser Bauteile ist für das Unternehmen kritisch geworden: Die international stockende Supply Chain hat dafür gesorgt, dass viele Teile nur noch punktuell verfügbar sind. Darum ist es entscheidend, bei Verfügbarkeiten sofort kaufen zu können.
Doch mehrere Webseiten nach mehreren Dutzend Produkten abzusuchen; notabene mehrmals pro Tag, bürdet dem Unternehmen einen enormen Mehraufwand auf. Es ist ein schon fast perfekter Case für einen Softwareroboter.
Stukturierung dank Subflows in Power Automate for Desktop
Um die vielen unterschiedlichen Webseiten abdecken zu können, ohne den Überblick im Flow zu verlieren, bietet Power Automate Desktop die Möglichkeit, einzelne Subflows zu erstellen. In unserem Fall wurde für jeden zu extrahierenden Onlineshop ein Subflow eingerichtet, um dies möglichst einfach und strukturiert zu halten.
Für die automatische Ausführung des Bots gibt es die Möglichkeit, auf Power Automate Flow zurückzugreifen, durch welchen der Power Automate Desktop Flow in den bekannten Flow-Manieren gestartet werden kann.
Video-Podcast: Erfahrungen, Schwierigkeiten und Erkenntnisse mit Power Automate Desktop
Ich war zu Gast in der neunten Folge unseres hauseigenen Podcasts. Im Gespräch mit Reto Stadelmann bin ich noch tiefer in das Thema abgetaucht und habe auch von meinen Schwierigkeiten berichtet.
Wie wird Power Automate for Desktop lizenziert?
Wie bereits erwähnt wird Power Automate for Desktop bereits mit Windows 11 vorinstalliert ausgeliefert und kann mit jedem Microsoft-, Student- oder Work-Account benutzt werden. Es wird nicht zwischen einer Gratis- oder Premium-Version unterschieden. Somit stehen alle Funktionen der Power Automate Desktop-App bereits beim ersten Login zur Verfügung.
Attended vs. Unattended?
Ein wenig anders verhält sich das Lizenzmodell, wenn die Power Automate Desktop Flows beaufsichtig oder unbeaufsichtigt ausgeführt werden sollen. Da die Power Automate Desktop Flows selbst nicht mit einer Start-Automatisierung ausgestattet sind, macht dies Microsoft in einem separaten Schritt möglich, indem der Power Automate Desktop Flow durch einen normalen Power Automate Flow gestartet werden kann.
Hierfür setzt Microsoft eine Premium-Lizenz des Power Automate voraus.
Die beiden Varianten unterscheiden sich nebst des grossen Preisunterschiedes in der Ausführung der Power Automate Desktop Flows. Die Attended/Beaufsichtigte-Variante setzt voraus, dass während der Ausführung des Desktop Flows der User an der Arbeitsstation angemeldet sein muss. Die zweite Variante wäre, den Desktop Flow als Unattended/Unbeaufsichtigt laufen zu lassen, setzt aber eine Arbeitsstation voraus, welche zwar gestartet ist, jedoch kein User angemeldet sein darf. Diese Variante ist für die Betreibung auf beispielsweise einem Server oder einer dedizierten Arbeitsstation für Power Automate Desktop Flows.
Fazit
Die Verwendung von Robotic Process Automation in Zusammenhang mit Power Automate for Desktop bietet sehr viele Möglichkeiten und kann manche wiederkehrenden Aufgaben vollständig automatisieren. Das Handling mit der Power Automate Desktop App ist sehr einfach und kann grundsätzlich von jeder Person bedient werden. Somit steht deinem eigenen Bot nichts mehr im Weg.
Trotz all den schönen Vorzügen der Automatisierung bietet ein Bot jedoch auch den einen oder anderen Knackpunkt. Zum Beispiel kann der Bot schnell sehr statisch parametriert werden und ist je nach Einrichtung nicht auf Veränderungen oder falsche Informationseingaben ausgelegt.
Bei der Extrahierung der Webseitdaten mussten vermehrt Anpassungen und Ausnahmen vorgenommen werden, da die Anbieter der Seiten meist unterschiedliche Ansichten und Strukturen pro Produkte und Verfügbarkeitsstatus aufgeschaltet haben.
In allem stehen Robotic Process Automation und Power Automate for Desktop für einfache und gute Möglichkeiten die Automatisierung voranzubringen.
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