Wer heutzutage die Produktivitätstools SharePoint und Dynamics 365 aus der Microsoft Cloud bezieht, muss sich um keine Release-Wechsel mehr kümmern – Microsoft nimmt den Unternehmen alle damit verbundenen Aufgaben ab und stellt die jeweils neuste Version bereit. Doch längst setzen noch nicht alle Unternehmen auf die Cloud. Eigens verwaltete Applikationsserver und die damit verbunden verschiedenen Herausforderungen sind auch heute noch häufig anzutreffen.
Nachfolgend wird folgender Business Case detailliert betrachtet:
Die Ausgangslage zeigt auf, dass Microsoft Dynamics 365 und Microsoft SharePoint gemeinsam genutzt werden, um Business Daten zentral zu verwalten. SharePoint kann dabei seine Stärken bezüglich des Dokumentenmanagements optimal nutzen und unterstützt die User gemeinsam mit Dynamics 365 bei der Zusammenarbeit in den Geschäftsprozessen.
Aus technischer Sicht wurde in diesem Beispiel SharePoint 2010 mittels Server-zu-Server Integration an Dynamics 365 angebunden. Das heisst: alle Dokumente die in Dynamics 365 hochgeladen werden, werden auf einer dafür bereitgestellten SiteCollection «CRM» auf SharePoint gespeichert.
Um mit der Zeit zu gehen, soll nun SharePoint auf die neuste Version aktualisiert werden. Die bringt die Herausforderung mit sich, dass «das neue SharePoint 2016» über eine andere URL angesprochen wird als der bisherige. Dynamics 365 muss entsprechend informiert werden, wo die verknüpften Dateien neu zu finden sind.
Lösungsansatz
Beim Aufbau der neuen SharePoint-Umgebung gilt es darauf zu achten, dass die Ordnerstruktur innerhalb der SharePoint SiteCollection «CRM» beibehalten wird. De facto lassen sich sämtliche Daten einfach über «Copy-Paste» von der alten auf die neue SharePoint-Server-Umgebung kopieren.
Doch wie lässt man Dynamics 365 nun wissen, wo die Dateien neu zu finden und abzulegen sind?
Dynamics besticht durch sein relationales Datendesign. Auch bei den Dokumentspeicherorten kommt dies zu tragen: Sämtliche Dateipfade zeigen relational auf einen Hauptspeicherort.
Die Migration der SharePoint-Daten ist dank Dynamics 365 ein Leichtes. Der Administrator muss lediglich die URL im Hauptdatensatz entsprechend des neuen SharePoint-Servers ändern.
Wie eingangs erwähnt, wird dieser Schritt nur bei den eigens gehosteten Applikationen notwendig sein. Beim Bezug der Applikationen aus der Microsoft Cloud ist die Arbeit nach einmaligen Setup abgeschlossen und die Migration wird obsolet.
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