Die Versionsverwaltung ist ein elementarer Bestandteil und somit eine der wichtigsten Funktionen von SharePoint. Mit Hilfe der Versionsverwaltung lassen sich getätigte Änderungen tracken und Versionsstände bei Bedarf auf Knopfdruck wiederherstellen. Welche Möglichkeiten es bezüglich der Verwaltung und Konfiguration gibt, erfahrt Ihr in diesem Blog.
SharePoint Versionsverlauf: Was ist das?
Die Versionierung sorgt dafür, dass sämtliche getätigten Änderungen auf einem Element oder einer Datei als eigenständige Version abgespeichert wird. Dies erlaubt es den Benutzern, auf beliebige Versionsstände zuzugreifen, diese einzusehen und bei Bedarf auf Knopfdruck wiederherzustellen.
Der Versionsverlauf in SharePoint bietet eine Übersicht sämtlicher verfügbaren Versionen. Nebst der Versionsnummer sieht man auf einen Blick, wer und wann Änderungen getätigt wurden. Die Spalte „Läuft ab in“ ist neu und wird in einem späteren Kapitel beschrieben.
Wird ein Dokument, welches in einer Dokumentenbibliothek abgelegt ist und davon mehrere Versionen existieren, in der entsprechenden Client Applikation geöffnet, so kann zwischen den einzelnen Versionen hin- und her gewechselt und bei Bedarf auf eine frühere Version zurückgegriffen werden.
Anwendung von Grenzwerten für den Versionsverlauf
In der nachfolgenden Grafik wird die Hierarchie resp. die Anwendung definierter Grenzwerte Top-Down erklärt.
Die folgende Abbildung zeigt den Workflow zum Anwenden eines Versionslimits auf neue Dokumentenbibliotheken.
Konfigurationsmöglichkeiten für Administratoren
SharePoint Admin Center
Seit einiger Zeit gibt es die Möglichkeit, die Versionsverlaufsgrenzwert-Einstellungen direkt im SharePoint Admin Center vorzunehmen. Hierbei können folgende Einstellungen getätigt werden.
Automatisch: Hierbei setzt Microsoft auf einen „intelligenten Algorithmus“, welcher die Versionen automatisch basierend auf dem Erstellungsdatum beibehält resp. löscht.
Manuell: Hier kann der Administrator die Anzahl der Hauptversionen sowie den Zeithorizont manuell definieren. Im oben angezeigten Fall werden maximal 500 Hauptversionen aufbewahrt. Zudem werden Versionen gelöscht, wenn Sie älter als 365 Tage, also 1 Jahr sind.
Wird nichts anderes definiert, so werden die im Admin Center konfigurierten Einstellungen auf sämtlichen existierenden und neu erstellten SharePoint Seiten angewendet.
Verwalten der Versionsverlaufsgrenzwerten auf Site Level mit PowerShell
Individuelle Limits auf einer oder mehreren spezifischen Site Collections können mittels PowerShell (SharePoint Management Shell) konfiguriert werden. Change version history limits for a Site – SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn.
Dabei kann unterschieden werden, ob diese Einstellungen auf alle, also auch existierende Bibliotheken angewendet werden soll oder nur auf neu erstellte Libraries. Mit dem nachfolgenden Befehl wird beispielsweise die Anzahl Hauptversionen auf 200 und die Anzahl Aufbewahrungstage auf 100 gesetzt (nur für neu erstellte Bibliotheken).
Set-SPOSite -Identity $siteUrl -EnableAutoExpirationVersionTrim $false -MajorVersionLimit 200 -MajorwithMinorVersionsLimit 200 -ExpireVersionsAfterDays 100 -ApplyToNewDocumentLibraries
Wird wie im oberen Beispiel ein Versionszeitlimit festgelegt, so wird dieses automatisch auf die Versionen innerhalb der Bibliothek angewendet und optisch in der Spalte „Läuft ab in“ visualisiert.
Versionsgrenzen für alle neuen Bibliotheken, welcher auf der jeweiligen Site Collection erstellt werden, werden sofort angewendet. Die Einstellungen vorhandener Bibliotheken werden asynchron über einen Hintergrundjob aktualisiert. Der Fortschritt dieses Auftrags kann über folgenden Befehl eingesehen werden.
Get-SPOSiteVersionPolicyJobProgress -Identity $siteUrl
Verwalten der Versionsverlaufs-Grenzwerten pro Bibliothek
Natürlich können die Grenzwerte nach wie vor manuell direkt in der jeweiligen Bibliothek definiert werden. Dazu muss man die Bibliothekseinstellungen öffnen und anschliessend unter Versionsverwaltungs-Einstellungen die gewünschten Anpassungen vornehmen.
WICHTIG: Eine manuelle Anpassung der Versionsverlaufs-Grenzwerten in einer Bibliothek unterbricht die Vererbung global definierter Grenzwerte. Das heisst, dass spätere Anpassungen im Admin Center keinen Einfluss auf manuell definierte Grenzwerte haben.
Fazit
Das Festlegen von Versionsverlaufsgrenzwerten via SharePoint Admin Center ist hilfreich und durchaus praktisch. Eine allgemein gültige Einstellung in Bezug auf die Grenzwerte gibt es aus meiner Sicht aber nicht. Diese müssen individuell auf die Kundenbedürfnisse abgestimmt sein. So kann es beispielsweise sinnvoll sein, die Versionsverlaufsgrenzwerte in einer QM-Ablage entsprechend anzupassen resp. zu erhöhen, jedoch an anderen Orten innerhalb von SharePoint Online zu reduzieren oder gar auf einem Minimum – also 100 Versionen – zu beschränken.
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Geschrieben von
Sandro Ineichen
Projektleiter
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