SharePoint Webpart „Aktueller Benutzerfilter“ anwenden

Dieser Blogbeitrag zeigt, wie man das standardmässig verfügbare SharePoint Webpart „Aktueller Benutzerfilter“ oder in einer englischen Installation „Current User Filter“ an einem Praxisbeispiel anwendet und mit individuellen User Properties verknüpfen kann.
Das Webpart ermöglicht es, Filter mit bestimmten User Properties auf den aktuell angemeldeten Benutzer anzuwenden.

Neue User Properties erstellen:
Um ein neues User Property anzulegen wählt man in der Central Administration in der Service Application „User Profile Service“ im Menü den Menüpunkt „Manage User Properties“ aus.

Über den Link „New Property“ kann man nun individuelle User Properties erstellen

Es werden neue User Properties erstellt, z.B. das Property „Current Label“

Anschliessend kann man in den Benutzerprofilen diesen User Property befüllen, in dem man im User Profile Service der Central Administration den Menüpunkt „Manage User Profiles“ anwählt

Anschliessend sucht man den gewünschten User und wählt „Edit My Profile“

Die neu erstellten User Properties können nun befüllt werden pro User

Es gibt verschiedene Varianten wie die User Properties befüllt werden können:

Das Property kann beispielsweise im Active Directory verwaltet werden und dann über den User Profile Service importiert werden nach SharePoint.

Eine weitere Möglichkeit ist, dass der Benutzer seine Properties selbständig über die MySite befüllt.

Current User Filter Webpart anwenden

Nachfolgendes Beispiel zeigt, wie man das Current User Filter Webpart nun auf das neu erstellte User Property „Current Label“ anwenden kann.

Als Ausgangslage verwenden wir eine Dokumentenbibliothek mit unterschiedlichen Dokumenten. Die Dokumente sind jeweils mit einer Auswahlspalte namens „Firma“ verknüpft und enthalten den Wert „IOZ AG“ oder „Microsoft“.

In einer neuen Webseite wird nun zuerst das Webpart der Dokumentenbibliothek eingefügt.

Anschliessend wird das Webpart „Aktueller Benutzerfilter“ oder in einer englischen Installation „Current User Filter“ hinzugefügt zur Webseite aus der Webpart Kategorie „Filter“.

Anschliessend müssen die Webpart-Eigenschaften des „Aktueller Benutzerfilter“ Webparts geöffnet werden.

Beim Wert „Bereitzustellenden Wert auswählen“ wird die untere Checkbox selektiert und das vorhin erstellte User Property „Current Label“ ausgewählt.

Tipp:

Falls das neu erstellte User Property an dieser Stelle nicht ersichtlich ist, wurde es von SharePoint noch nicht indexiert. Dazu muss in den Eigenschaften des User Properties die Checkbox für Indexed aktiviert sein.

Anschliessend muss das Filterwebpart noch mit dem Listview Webpart der Dokumentenbibliothek verknüpft werden.

Dazu wählt man in Webparteigenschaften des Filterwebparts „Verbindungen – Filterwerte senden an – Dokumente“ aus.

Anschliessend wählt man den Verbindungstyp „Filterwerte abrufen von“ aus

Nun kann das Consumerfeld aus der Dokumentenbibliothek ausgewählt werden, worauf der Filter gesetzt werden soll. In unserem Beispiel wird die Spalte „Firma“ ausgwählt.

Jetzt ist das Filterwebpart verbunden mit dem Webpart der Dokumentenbibliothek.

Der angemeldete Benutzer sieht nun in der aktuellen Ansicht nur diejenigen Dokumente, bei welchen der Spaltenwert „Firma“ mit dem gesetzten Wert in dem Userproperty „Current Label“ übereinstimmen.

Erklärung Bild:

Auf der linken Seite ist ein Benutzer „Claudio“ angemeldet, welcher nur Dokumente sieht, wo als Firma „IOZ AG“ steht (Wert vom User Property für Benutzer Claudio)

Auf der linken Seite ist ein Benutzer „Kilian“ angemeldet, welcher nur Dokumente sieht, wo als Firma „Microsoft“ steht (Wert vom User Property für Benutzer Claudio)

Mögliche Erweiterungen:

Diese Filteranwendung lässt sich beliebig erweitern. So könnte beispielsweise ein weiteres „Aktueller Benutzer Filter“ Webpart parallel eingefügt werden, welches zusätzlich noch die Dokumente nach einer Spalte „Sprache“ filtert. Dazu könnte man analog zu diesem Beispiel wiederum ein neues User Property „Current Language“ erstellen.