Die «Geldvernichtungsmaschine» Sitzungszimmer
Entwicklungsleiter Huber schaut auf seine Uhr, es ist bereits 11:08. Er sitzt mit 9 weiteren Geschäftsleitungs- und Kadermitgliedern in einem Meetingraum im dritten Stock des Headquarters. Die kurzfristig eingeschobenen Traktanden von Finanzchef Weber – welche übrigens nur die Hälfte der anwesenden Personen betroffen hatten – warfen den Zeitplan der Sitzung komplett über den Haufen. Zudem kam Weber auch noch zu spät, was den Start des Meetings um fünf Minuten verzögerte. Laut Kalendereintrag sollte die Sitzung eigentlich seit wenigen Minuten zu Ende sein, doch sind noch immer sechs Themen nicht diskutiert worden. Eines davon ist Entwicklungsleiter Huber besonders wichtig, da die Entscheidungen des heutigen Meetings benötigt werden, um in dem bedeutenden Entwicklungsprojekt voranzukommen.
Die Kollegin Schwarzenbach hatte pünktlich um 11:00 das Meeting verlassen, da sie zu einer nächsten Sitzung musste. Die drei Herren Meier, Müller und Weiss prüfen bereits ihre E-Mails, da ihre persönliche Aufmerksamkeit bei den nächsten beiden Traktandenpunkten nicht von Bedeutung ist. Der kurzzeitig abwesende Kollege Petersen kommt zurück ins Sitzungszimmer – mit ihm der Duft nach Zigarettenrauch. Er erkundigt sich bei Meier, was er während seiner «Toilettenpause» verpasst habe. Meier schaut irritiert und zuckt mit den Achseln.
Die restlichen Themen werden im Eilzugstempo andiskutiert, ein paar unwichtige Traktanden auf nächsten Monat verschoben und Huber erhält glücklicherweise das Approval für das weitere Vorgehen im Entwicklungsprojekt. Mit 15 Minuten Verspätung wird der Sitzungsraum dann doch noch für die nächste Gruppe freigegeben. Das 5-köpfige Gremium wartet bereits leicht genervt vor dem Sitzungsraum des Headquarters. Man kann ja schlecht die Vorgesetzten aus dem Meetingraum werfen.
Jeder hat die eine oder andere Szene in der geschilderten Situation bereits erlebt – hoffentlich nicht das komplette Szenario. Ineffiziente Sitzungen sind für Unternehmen hervorragende Möglichkeiten, die Kosten in die Höhe zu treiben und die Produktivität zu senken. Je nach Anzahl und Grösse der Meetings dürfen es gerne auch die richtig grossen Scheine sein, die Unternehmen Note für Note aus dem Fenster werfen.
Regeln für effiziente Meetings
Wie ist es in Ihrem Betrieb? Haben Sie schon mal ausgewertet, wie viele Arbeitsstunden Ihre Mitarbeitenden beispielsweise in internen Meetings verbringen? In diesem Blogbeitrag erfahren Sie Tipps und Tricks, wie Sie die Meeting-Stunden in Ihrem Unternehmen reduzieren und Sitzungen effizienter gestalten können.
Fredmund Malik widmet sich in seinem Werk «Führen, Leisten, Leben» unter anderem dem Thema Effizienz in Meetings, da diese ein fester Bestandteil in unserem Arbeitsalltag und ein wichtiges Managementinstrument sind. Malik hat verschiedene Regeln definiert, welche dazu beitragen, die Ineffizienz und Unproduktivität der Meetings zu senken und durch Sitzungen einen echten Mehrwert für Unternehmen zu schaffen. Wir haben seine Regeln zusammengefasst und mit eigenen Erfahrungen ergänzt. Im Anschluss an die 4 Regeln finden Sie zwei Tool-Tipps, je einen für grosse Unternehmen sowie für KMU-Betriebe. Die Tools unterstützen Sie bei der Umsetzung der vier Regeln.
Regel 1: Die Anzahl der Sitzungen verringern
Laut Malik machen zu viele Meetings eine Organisation schwerfällig und langsam. Wenn Führungskräfte 30% oder mehr ihrer Zeit mit Meetings verbringen, sollten sie sich Gedanken machen, wie sie die Anzahl der Sitzungen reduzieren können. Sei dies nicht möglich, sollte gemäss Malik der Effektivität der Sitzung grösstmögliche Aufmerksamkeit geschenkt werden.
Man sollte sich immer die Fragen stellen: Braucht es mich zwingend bei diesem Meeting? Was ist der Mehrwert, den ich zu diesem Meeting beitragen kann? Um diese Fragen überhaupt beantworten zu können, muss zwingend Regel 2 beachtet werden.
Regel 2: Vor- und Nachbereitung sind Pflicht
Meetings im Kalender eintragen, kann jeder. Doch plant längst nicht jeder auch Zeit für die Vor- und Nachbereitung eines Meetings ein. Zu den Vorbereitungen gehört laut Malik eine saubere Traktandenliste, welche mit den wichtigsten Sitzungsteilnehmern im Vorfeld abgesprochen wird. Die Liste darf nicht zu lang sein und die Traktanden müssen die gleichzeitige und persönliche Anwesenheit aller Sitzungsteilnehmer rechtfertigen. Auch muss jedes Traktandum einer verantwortlichen Person zugeteilt sein. Damit sich alle Teilnehmer auch richtig auf das Meeting vorbereiten können, müssen die notwendigen Dokumente und Unterlagen mit genügend Vorlaufzeit den Sitzungsteilnehmern zur Verfügung gestellt werden. Haben alle Teilnehmer die Unterlagen in der Vorbereitung studiert, entfällt eine lange Präsentation im Meeting selbst und es können nur noch Fragen geklärt werden. Man kann sich so laut Malik viel rascher den wesentlichen Zielen des Traktandums widmen.
Regel 3: Disziplinierte Sitzungsleitung
Einhaltung des Zeitplans, eine straffe Gesprächsleitung, lückenlose Aufmerksamkeit bei Wortmeldungen und – nicht zu vergessen – Pausen für biologische Bedürfnisse sind laut Malik Faktoren, die zum Sitzungserfolg beitragen. Ebenso soll der Konsens angestrebt werden. Auch sind Sitzungen keine sozialen Anlässe, sondern Managementinstrumente, welche bei der Erreichung von Zielen unterstützen sollen.
Regel 4: Protokolle mit den wichtigsten Informationen
Formelle Sitzungen brauchen zwingend ein Protokoll. Andere Sitzungen brauchen ebenfalls eines, nur muss dies nicht formell sein, manchmal genügen Notizen. Ein gutes Protokoll schafft Klarheit und enthält laut Malik auf jeden Fall Beschlüsse, Massnahmen, Verantwortlichkeiten und Termine.
Das Protokoll ist zudem ein wichtiger Punkt, um eine seriöse Nachbereitung (Regel 2) machen zu können. Auch dienen Protokolle der Information von nicht anwesenden Personen. Ein sauberes Protokoll kann beispielsweise ein Meeting mit einem wieder genesenen Kollegen ersparen (Regel 1).
Tool-Tipps: Meetings effizient managen
Meeting Manager von Solutions2Share: die fixfertige Meeting-Lösung für Grossbetriebe
Bei grösseren Unternehmen mit SharePoint OnPremises im Einsatz, z.B. SharePoint 2013 oder SharePoint 2016, bietet sich der Meeting Manager von Solutions2Share an. Dieser unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung aller 4 Regeln.
- Meetings lassen sich sauber vorbereiten. Traktanden inkl. Zuständigkeiten, Dauer und Dokumente zur Vorbereitung lassen sich einfach anlegen und mit den anderen Sitzungsteilnehmern im Vorfeld teilen (Regel 2).
- Diese Informationen erlauben es jedem Sitzungsteilnehmer im Vorfeld, seine Anwesenheit bei jedem einzelnen Meeting zu hinterfragen (Regel 1).
- Auch dient der Meeting Manager während der Sitzung dem Sitzungsleiter als Hilfsmittel bei einer disziplinierten Führung. Der Meeting Manger gibt klare Strukturen und Leitplanken und hilft beim Zeitmanagement. Auch biologische Pausen lassen sich bereits im Vorfeld einplanen (Regel 3), so gehen diese nicht vergessen.
- Die Generierung sowie das Bereitstellen von Protokollen ist keine Herausforderung. Mit wenigen Klicks wird eine saubere Nachbearbeitung der Sitzungsteilnehmer ermöglicht (Regel 4).
Die einzelnen Funktionen des Meeting Managers werden in diesem Tutorial einfach und verständlich aufgezeigt:
https://www.youtube.com/watch?v=zCtmWPEBSwQ
OneNote: die flexible Alternative für agile KMU-Betriebe
Für kleinere Unternehmen, die eine einfache, unkomplizierte, günstige und agile Möglichkeit suchen, ist OneNote von Microsoft eine gute Alternative.
- In OneNote lassen sich Traktandenlisten erstellen und Meetings einfach und leicht planen. Dokumente können den einzelnen Traktanden zugeordnet werden. All dies kann im Vorfeld des Meetings mit den Teilnehmern geteilt und gemeinsam bearbeitet werden (Regel 1 und 2).
- Auch «unveränderbare Protokolle» lassen sich beispielsweise über den PDF-Export generieren (Regel 4).
- Natürlich lassen sich auch mit OneNote die vier Regeln in Anlehnung an Malik umsetzen. Meist einfach etwas weniger elegant und mit weniger Vorlagen als beim Meeting Manager von Solutions2Share. Dafür hat man mit OneNote mehr Flexibilität.
- OneNote bietet hingegen ein paar weitere spannende Features, welche der Meeting Manager nicht hat. Beispielsweise als Sitzungsleiter von Hand mit einem Stift Meeting-Notizen oder Skizzen zu machen, während man dem Redner zuhört (Regel 3).
In diesem Video werden Ihnen das Look and Feel sowie verschiedene Funktionen von OneNote nähergebracht:
Quelle:
Die 4 Regeln wurden basierend auf den Grundlagen von Fredmund Malik «Führen – Leisten – Leben» zusammengefasst.
- Zusammenfassung F-L-L: http://www.business-on.de/dateien/dateien/bbs_142.pdf
- Mehr zum Managementklassiker von Malik: https://www.malik-management.com/de/ueber-uns/publikationen/
Vielen Dank für die Tipps zur effizienten Gestaltung von Sitzungen. Mein Bruder muss für seine Sitzungen jedes Mal einen Meetingraum buchen, deshalb versucht er die Meetings nur so selten wie möglich abzuhalten. Gut zu wissen, dass es zu einer guten Sitzung gehört, dass diese vor- und nachbereitet wird.
Vielen Dank für die Tipps zur effizienten Gestaltung von Sitzungen. Mein Bruder muss für seine Sitzungen jedes Mal einen Meetingraum buchen, deshalb versucht er die Meetings nur so selten wie möglich abzuhalten. Gut zu wissen, dass es zu einer guten Sitzung gehört, dass diese vor- und nachbereitet wird.
Vielen Dank für die Informationen über Sitzungsräume und wie man Sitzungen organisiert. Mein Vater denkt darüber nach, einem Sitzungszimmer für seine Firma zu bekommen. Ich werde ihn über die Informationen in diesem Artikel über die Organisation von Sitzungen informieren.
Vielen Dank für die Informationen über Sitzungsräume und wie man Sitzungen organisiert. Mein Vater denkt darüber nach, einem Sitzungszimmer für seine Firma zu bekommen. Ich werde ihn über die Informationen in diesem Artikel über die Organisation von Sitzungen informieren.