Nebst der Verwendung von vorgegebenen Metadaten (Taxonomy) können in SharePoint Online zusätzlich Schlüsselwörter (Folksonomy) verwendet werden, um die Dokumente in Bibliotheken zu klassifizieren. Dieses Begriffe werden im Terminologiespeicher gespeichert und bei erneuter Verwendung dem Benutzer vorgeschlagen. Diese verwendeten Schlüsselwörter werden anschliessend von der Suche mitberücksichtigt und bei einem Treffer höher gewichtet, als wenn dieses Schlüsselwort irgendwo im Dokument vorkommt.
Zuweisung eines Schlüsselwortes
Ist die Funktion Unternehmensstichwörter auf der Bibliothek aktiviert, so erscheint ein neues Textfeld (Mehrfachwerte) für die Eingabe der Klassifizierung. Befindet sich der Schlüsselbegriff bereits im Katalog, so wird dieser vorgeschlagen.
Suchen nach Schlüsselwörter respektive Unternehmensstichwörter (Enterprise Keywords)
Um die Anzahl der Suchtreffer eingrenzen zu können, kann z.B. nur nach dem Schlüsselwort gesucht werden. Damit dies möglich ist, müssen die Unternehmensstichwörter aber zuerst aktiviert in der Suche korrekt konfiguriert werden. Auch können Kombinationen von Namen und Schlüsselwörter verwendet werden wie z.B. der Name des Dokuments und dem Schlüsselwort
Aktivierung der Funktion Unternehmensstichwörter
Die Funktion Unternehmensstichwörter kann auf der Bibliothek aktiviert werden. Nach der Aktivierung wird die Spalte Unternehmensstichwörter automatisch in der Bibliothek angelegt.
Konfiguration Suche
Damit die Unternehmensstichwörter als Suchbegriff verwendet werden können, müssen diese im SharePoint Admin Center mit einem Alias versehen werden. Dieser dient als Suchbegriff. In diesem Beispiel sind es Keywords, welche für die Abfrage verwendet werden können. Wichtig hierbei ist, dass Sie einem Dokument bereits ein Stichwort zugewiesen haben und diesen Schritt erst ca. 12 Std. später vornehmen. Die Suche muss zuerst indexiert werden, damit das neue Attribut erkannt wird.
- Navigieren Sie im Admin Center auf SharePoint und wählen Sie dann „Suchen“
- In der Suchverwaltung wählen Sie dann „Suchschema verwalten“
- Geben Sie als Suchbegriff Keywords ein
- Wählen Sie den Eintrag Keywords aus und erfassen Sie anschliessend einen Alias (Bezeichnung für die Sucheabfrage, in diesem Beispiel Keywords)
Nach dem nächsten Index (kann ebenfalls mehrere Stunden dauern) kann die Suche dann verwendet werden.
Verwaltung der Schlüsselwörter
Die verwendeten Schlüsselwörter werden im Terminologispeicher abgelegt und können dort mit entsprechenden Rechten mutiert werden.
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