Dieser Beitrag gibt eine Übersicht, in welchen M365-Tools Aufgaben erstellt werden können und wie diese im Aufgabenmanagement richtig verwendet werden. Welches meine Top-Features sind und warum OneNote nicht zur Aufgabenverwaltung dient, ist ebenfalls enthalten.
Übersicht über die Aufgabenverwaltungswerkzeuge in Microsoft 365
M365 bietet viele Möglichkeiten, Aufgaben zu erstellen. Doch nur weil es kann, sollte man es nicht auch tun. Zudem bietet Microsoft immer wieder neue Integrations-Möglichkeiten rund um das Aufgaben-Management, aber alles der Reihe nach.
Aufgabenverwaltung mit OneNote
OneNote hat sich in der M365 Welt etabliert, es ist kaum mehr wegzudenken, sind doch Notizen schnell erstellt und Bilder, PrintScreens oder andere Informationen in Sekundenschnelle eingefügt.
Auch das Einfügen der aktuellen Besprechungsdetails aus der Outlook-Einladung ist sehr praktisch, zudem können mit Shortcuts Absätze, Aufzählungspunkte oder ganze Bereiche markiert oder mit Kategorien versehen werden.
Die schnelle Suche nach Begriffen ist einfach und sehr effizient nutzbar. Das Bearbeiten und Skizzieren auf dem Tablet erfreut sich zudem hoher Beliebtheit. Mit verschiedenen Formatierungen ist es möglich, etwas Struktur ins OneNote zu bringen.
Das Problem mit Aufgaben in OneNote (Spoiler: tu es nicht!)
In OneNote lassen sich Absätze als Aufgabe kategorisieren, diese können innerhalb von OneNote durchsucht werden. Allerdings bleiben diese «Aufgaben» innerhalb von OneNote, lediglich mit dem Flaggen ist es möglich, einzelne Absätze direkt ins Outlook/To Do zu übernehmen, diese sind dann in meinem To Do verfügbar.
Aufgabenverwaltung mit Microsoft To Do
In To Do wird fast alles mit Aufgabencharakter in M365 zusammengefasst und zentral in einer App angezeigt. Dabei sind die Aufgaben mit der To Do mobile App auch unterwegs immer abzurufen. Die mobile App ist wirklich super gemacht und eignet sich auch, um Einkaufslisten oder Ferien-Packlisten zu machen.
Die Idee von To Do ist, dass ich Aufgaben, die ich persönlich zu erledigen habe, notiere und sammle, so geht nichts vergessen. E-Mails in Outlook und Aufgaben in OneNote können mit dem kleinen Fahnen-Icon markiert werden und gelangen dadurch automatisch ins To Do hinein.
Weiter werden mir auch die Aufgaben aus dem Microsoft Planner im To Do angezeigt. So sind persönliche wie auch gemeinsam zu bearbeitende Aufgaben aus dem Planner in einer Übersicht zu sehen.
Team-Aufgaben managen mit Microsoft Planner
Aufgaben aus Projekten, Teams oder anderen Zusammenarbeitsformen im Blick halten und gemeinsam vorankommen, das ist das Ziel der Planner Aufgaben.
Die Aufgaben werden in Planner erstellt und verwaltet, das heisst mit Titel, sinnvoller Beschreibung, Links, und noch viel wichtiger, mit Zuständigkeit und Termin.
Jederzeit sieht man im Planner Board den aktuellen Stand und Status der Aufgaben, also auch den Fortschritt, oder wenn Aufgaben überfällig sind und wenn es «hackt» und nicht vorwärts geht. Planner bietet standardmässig einige Zusammenarbeits-Features, bei einer neuen Zuweisung erhält die neu verantwortliche Person eine E-Mail oder Teams-Activity. Durch die nahtlose Einbindung in Microsoft Teams verbindet sich so Collaboration, Conversation und Aufgabenmanagement in einem.
Zum Planner haben wir ein eigenes Tutorial aufgeschaltet mit Tipps und Tricks:
Aufgabenverwaltung in Microsoft Loop
In Loop selbst können ebenfalls Aufgaben mittels einer Issue Tracker List erstellt werden, diese sind dann nur innerhalb von Loop in einer Liste verfügbar, nicht aber in einer übergeordneten Task-Übersicht.
Die Issue Tracker Liste kann als Loop-Component in anderen M365 Apps weiterverwendet werden und die Liste lässt sich real-time M365 übergreifend bearbeiten, u.a. in Teams Chats oder OneNote.
Wenn man Aufgaben in Loop erstellt, wird im Hintergrund ein eigener Planner-Plan angelegt. Das ist nicht so cool, aber es gibt zum jetzigen Zeitpunkt leider noch keine Möglichkeit, dass die Loop-Aufgaben in einen bestehenden Plan integriert werden können.
Bei der Nutzung eines Loop-Workspaces kann in der Loop-Seite ein Link auf einen bestehenden Planner eingefügt werden, dabei wird dann der Planner direkt auf der Loop-Seite eingebettet.
Auch zu Microsoft Loop haben wir einen eigenen Blog erstellt:
Welche App eignet sich nun für…
Persönliche Aufgabenverwaltung
Für die persönliche Aufgabenverwaltung wird To Do verwendet, dabei können eigene Listen und Aufgaben angelegt werden, die für niemand anders zugänglich sind, zudem werden die dem User zugewiesenen Planner Tasks auch angezeigt. To Do ist auch in Outlook integriert, genau, Outlook, welches „mir“ gehört und ich nicht möchte, dass jemand anders Zugriff auf meine E-Mails hat. Bei Bedarf können dann auch To Do Aufgaben in einen Planner kopiert oder verschoben werden.
Meine TOP Features in To Do:
- Flaggen von E-Mails erstellt automatisch eine To Do-Aufgabe
- Flaggen von OneNote Absätzen erstellt automatisch eine To Do-Aufgaben
- Erstellen von eigenen Listen im To Do (Einkaufen oder Ferien packen)
- Übersicht der Aufgaben aus To Do wie auch der mir zugewiesenen Planner Tasks
- Erstellen von privaten Aufgaben direkt von Teams Chats
- Nutzung von To Do als mobile App für unterwegs, um schnell Aufgaben für die spätere Bearbeitung zu notieren
Team Aufgaben
Um gemeinsam an Aufgaben zu arbeiten ist der Planner the-way-to-go. Der Planner lässt sich als Tab in ein Microsoft Teams einbinden, also den selben Ort, an dem man Konversationen führt, Dokumente ablegt und Notizen führt – alles an einem Ort.
Meine TOP Features von Planner:
- Übersicht über alle mit zugewiesenen Planner Tasks aus allen Planner Plänen
- Verschiedene Ansichten des Planners u.a. Raster, Board, Zeitplan, Diagramme
- Nutzung von Buckets und Tags im Planner
- Automatische Benachrichtigungen bei Zuweisung von Planner Tasks
- Planner Teams App mit der Übersicht der persönlichen To Do Aufgaben und der Planner Tasks
- Erstellen von Planner Tasks direkt von Teams Chat’s
Warum OneNote keine Aufgabenverwaltung ist
OneNote verleitet durch die Einfachheit und die schnelle Kategorisierung von Aufgaben zur Zweckentfremdung als Aufgabenverwaltung. Aber OneNote ist keine Aufgabenverwaltung, auch wenn es (zu) viele dafür nutzen.
OneNote dient für Notizen und Protokollierung von Meetings, daraus können Aufgaben anfallen, aber die sind manuell in einem Planner zu erfassen, mit Zuweisung, Enddatum und mit allen, für die sachgerechte, effiziente Bearbeitung und Erledigung, notwendigen Informationen.
Warum ist OneNote kein Aufgabenverwaltungs-Tool?
- Aufgaben «verschwinden» in den Notizen und gehen vergessen
- Als Aufgabe kategorisierte Absätze sind nur im OneNote verfügbar
- Es kann keine Zuweisung und kein Enddatum definiert werden
- Keine Übersicht der anstehenden und offenen Aufgaben
- Keine Benachrichtigungen bei Aufgabenzuweisung, niemand erfährt, wenn eine neue Aufgabe ansteht oder zugewiesen wurde
Wie kann nun OneNote gemeinsam mit Planner genutzt werden?
Zwar sind im Standard von M365 für eine Koexistenz von OneNote und Planner (aktuell) wenig Automatisierungen vorhanden, allerdings lässt sich das technische Manko mit einem definierten Ablauf und Spielregeln einfach und unkompliziert wettmachen.
- OneNote dient als Notizbuch, einfach und schnell können bspw. Notizen in einem Meeting erfasst werden, etwas Struktur schadet dabei in der „unstrukturierten“ Textbearbeitung nicht, dabei können einfach die vorhanden Kategorien wie Aufgabe, Frage oder farbliche Markierungen angewendet werden (siehe oben).
- Nach Beendigung des Meetings, nimmt sich die protokollführende Person Zeit und erstellt die Aufgaben manuell aus dem OneNote in einem Planner und weist die Aufgabe der entsprechenden Person zu. Dafür empfiehlt sich, ein Microsoft Teams zu nutzen, in welchem alle Meeting teilnehmenden bereits Mitglied sind. Die Aufgaben können auch direkt als Meeting Agenda und Protokollierung genutzt werden, allenfalls ist ein OneNote gar nicht mehr nötig. Aber ganz sicher sollen die Aufgaben direkt im Planner Updated werden, nicht im OneNote.
- Im Planner geht keine Aufgabe vergessen und es ist sichergestellt, dass alle Meeting-Teilnehmenden einerseits über alle Aufgaben Bescheid wissen und andererseits die zugewiesenen Personen einen konkreten Auftrag haben. Dazu sollten sie eine Benachrichtigung erhalten haben und zudem sehen sie den Task in ihrer Planner Übersicht, so wie alle anderen Planner Task aus z.B. den Projekten oder anderen Gremien.
Loop – the modern way
Loop enthält eigentlich viele der Funktionen, die ein Herz begehrt. Einige Funktionen, die in OneNote vermisst werden, sind in Loop bereits integriert. Warum nun der Vergleich mit OneNote? Loop könnte OneNote als digitales Notizbuch den Rang ablaufen, die Integration in die M365 Apps ist schon weit fortgeschritten, auch einige tolle Features sind bereits verfügbar, einziger Wermutstropfen ist, dass einige Loop-Componenten auf dem persönlichen OneDrive des Benutzers abgelegt werden, aber auch damit lässt sich umgehen, wenn die TOP Features überzeugen und sich für den modernen Weg entscheidet.
Meine TOP Features in Microsoft Loop:
- Einfaches und schnelles Bearbeiten von Inhalten
- Erstellen von Seiten für spezifische Themen oder Meetings
- Einbinden von Loop-Components in verschiedenen M365 Apps mit real-time Bearbeitung
- @Mention von Personen im Text, diese erhalten dann eine Benachrichtigung
- Einfügen eines ToC (Table of Content) als Inhaltsverzeichnis zu Beginn der Loop-Seite
- Einfügen eines Links auf einen bestehenden Planner
- Kommentieren von Textstellen
- Echtzeit-Zusammenarbeit in unterstützen M365 Apps
Fazit
Die M365 Apps sollen für ihren angedachten Zweck genutzt werden. Die M365 Apps haben ihre Daseinsberechtigung und Stärken sowie Schwächen. Darauf ist zu achten, um die Apps gewinnbringend einzusetzen. Dabei ist die App nur das eine, der Umgang, Spielregeln wie auch Abläufe müssen darauf abgestimmt sein, wie das Beispiel der Kombination von OneNote und Planner aufzeigt.
Und Microsoft Loop? Ich habe das Gefühl, dass Microsoft Loop unter dem Radar läuft, es gibt so viele Neuerungen in der M365 Welt und KI ist in aller Munde, so dass andere Apps einen echt schwierigen Stand haben, um sich in den Vordergrund zu drängen. Kommt dazu, dass OneNote etabliert ist und sehr verbreitet ist, eine Vielzahl aller Microsoft Benutzer ist schon einmal mit OneNote in Berührung gekommen oder nutzt es aktiv. Wenn ich sehe, dass heute noch viele Benutzer lieber einen „File-Explorer“ nutzen, wird es wohl doch noch einen Moment gehen, dass Benutzer sich von OneNote lösen können.
FAQs
Welche Shortcuts können im OneNote für die Kategorien genutzt werden?
Die meiste genutzten Kategorien sind mit Ctrl+1 (Aufgaben), Ctrl+2 (Wichtig), Ctrl+3 (Frage), Ctrl+4 (gelb markieren) und Ctrl+5 (grün markieren) aufzurufen.
Können im Planner Buckets und Tags verwendet werden?
Das ist möglich: Buckets empfehlen sich für ganze Themenblöcke oder Bearbeitungsschritte, Tags sind praktisch für eine zusätzliche Verfeinerungen der Task, nach welchen auch wieder gefiltert und gruppiert werden kann.
Wie wird Microsoft Loop lizenziert?
Loop ist in den gängigsten M365 Lizenzen bereits inkludiert u.a. M365 Business Standard & Premium, E3, E5, A3, A5.
Welche M365-Apps unterstützen Loop?
Loop Components können u.a. in Microsoft Teams, Outlook, OneNote, Whiteboard eingefügt werden.
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