Viva Engage – Was ist das, was bringt es und wie führt man es ein? | Productivity News vom 01.05.2024

Viva Engage (ehem. Yammer) nimmt die Rolle als Soziales Netzwerk in der internen Kommunikation ein. Es bietet den mitarbeitenden Personen die Möglichkeit, Storys in die eigenen Storylines zu posten oder sich über Beiträge in den Communities auszutauschen. In diesem Beitrag gewähre ich eine Übersicht über das Tool, einen Einblick in den Einsatz bei der IOZ und zeige die 3 Schritte auf, in welchen Viva Engage eingeführt werden kann.

Was ist Viva Engage?

Viva Engage ist vorwiegend ein unternehmensinternes Soziales Netzwerk. Es bietet Funktionen für den Austausch von Neuigkeiten, Wissen & Feedback. Der Austausch findet dabei über Stories oder Beiträge statt. Dabei werden Stories in Storylines veröffentlicht oder Beiträge in den Communities.

Einfach gesagt, eine Story in einer Storyline ist personenbezogen und ein Beitrag in einer Community ist themenbezogen. Entscheidend dabei ist die Zuweisung zur Storyline oder Community.

Zur Verfügung stehen vier Beitragsarten «Diskussion», «Frage», «Lob» & «Umfrage».

Durch das Beitreten, Folgen oder Favorisieren von Personen oder Communities kann jeder Anwender selbst steuern, welche Informationen für ihn interessant sind und bevorzugt angezeigt werden. Beiträge können kommentiert oder es kann mit Emojis auf diese reagiert werden. Zusätzlich können «Tags» & «Themen/Topics» verwendet werden, um Inhalte zu strukturieren oder miteinander zu verbinden.

Durch die Übersetzungsfunktion ist es auch möglich, Sprachbarrieren zu überwinden und die Menschen in anderen Sprachregionen stärker zu verbinden.

Auf diese Weise und durch die Integration in Teams & SharePoint-Online wird ein umfangreicher und diverser Austausch ermöglicht und gefördert.

Welche Funktionen sind in Viva Engage enthalten?

Viva Engage ist Teil der M365 Enterprise-Lizenzierungen und kommt mit vielen Funktionen. Hier sind die wichtigsten aufgeführt (nicht abschliessend):

• Communities bilden: Communities sind Interessensgruppen. Dazu gehört klassischerweise eine «All Company» Gruppe, weitere Communities sind bei der IOZ beispielsweise «Collaboration & Communication», «Apps & Services» oder auch «Off Topic»
• Beiträge posten: Mitglieder der Communities können Beiträge posten und diese mit Formatierungen, Bildern, Videos, Links oder GIFs anreichern. Beiträge können in Freiform erstellt werden oder es kann eines der vorbereiteten Formate genutzt werden.
• Auf Beiträge reagieren: Mitglieder von Communities können mit Emojis, Kommentaren oder Bildern und GIFs auf Beiträge reagieren. Auch auf Kommentare kann wieder mit Emojis reagiert werden
• Persönliche Stories posten: Einzelne User können in der eigenen Storyline Posts erstellen und dazu die gleichen Funktionen nutzen.
• Hashtags, Topics und @Mentions nutzen: Mittels Hashtags und Topics können Beiträge verschlagwortet und mittels @Mentions können andere User direkt getagged werden.
• Engagement Dashboards einsehen: Plattform-Administratoren können die Aktivität auf Viva Engage anhand von Analysen einsehen

Und welche Funktionen bringt Viva Engage Premium?

Kurz gesagt, betreffen diese zusätzlichen Funktionen die Thematik der Fragen & Antworten sowie der Publikationsmöglichkeiten. Es ist dadurch zum Beispiel möglich, Fragen direkt an verantwortliche Stellen weiterzuleiten oder offene Fragerunden «Ask-Me-Anything» abzuhalten. Weiter können Beiträge entworfen, für andere Personen erstellt und organisationsweiten Kampagnen organisiert werden.

Nachfolgend alle premium Funktionen, welche die Premium Lizenz «Microsoft Viva Employee Communications and Communities» mitbringt:

• Fragen stellen, Antworten finden oder Fragen an fachlich versierte Personen weiterleiten
• Über von Führungskräften geteilte Inhalte direkt in Dialog treten, z. B. in Diskussionen, Veranstaltungen, Kampagnen und aktuellen Aktivitäten
• Motivation durch offene Unterhaltungen stärken – mit „Ask-Me-Anything“-Veranstaltungen im Stil von F&A-Runden
• Storyline-Beiträge und Storys im Namen anderer Benutzer veröffentlichen
• Organisationsweite Kampagnen planen und durchführen

Quelle: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-viva/pricing?market=de (17.04.2024)

Was bringt es, die interne Kommunikation mit Viva Engage abzudecken?

• Mit Viva Engage wird den mitarbeitenden Personen eine intuitive und wirklich einfach zu bedienende Kommunikationslösung bereitgestellt, welche den internen und bereichsübergreifenden Austausch anregt.
• Viva Engage fördert die Unternehmensgemeinschaft, was besonders in Unternehmen mit einer hybriden Arbeitskultur aus Homeoffice und vor Ort-Arbeit wichtig ist.
• Die Firmenkultur wird im positiven Sinne unterstützt, da der Austausch auf Viva Engage Offenheit fördert und die unsichtbaren Mauern zwischen Abteilungen abbaut.
• Erfolge werden sichtbar und greifbar.
• Durch die Integration in Microsoft Teams, in das SharePoint-basierte Intranet und der eigenen Smartphone-App ist Viva Engage bei Bedarf überall dabei und nur wenige Klicks entfernt.

Die Aufwände für das Setup und die Einführung sind relativ überschaubar, wodurch die Lösung schnell einsatzbereit ist.

Reicht Viva Engage als Unternehmens-Intranet aus?

Unserer Ansicht nach nicht – aber das muss es auch nicht! Viva Engage ist scharf fokussiert auf den Social Aspekt der Unternehmenskommunikation und ist dafür nur mit einem Minimum an Strukturen ausgestattet.

Ein Intranet muss eine ganze Reihe an weiteren Anforderungen erfüllen, welche mehr Strukturierung erfordern:

• Newsverteilung mit zeitlicher Steuerung und Zielgruppenorientierung
• Dokumentierung der Unternehmensprozesse mit wichtigen Dokumenten
• Bereitstellen eigener Abteilungsseiten
• Statische Inhalte wie Links zu Umsystemen
• Zugang zu speziellen Tools wie bspw. Investitionsanträgen

Der Vorteil an Microsoft 365 ist, dass Viva Engage als Social Media-Plattform und SharePoint Online als Intranet in Microsoft Teams als Produktivitätszentrale integriert werden können.

Viva Engage Beispiel: Wie wir bei der IOZ Viva Engage für die interne Kommunikation nutzen

Viva Engage gehört fix zum Kommunikationssetup der IOZ. Jeden Tag werden 2 bis 4 Posts abgesetzt.

Unser Viva Engage beinhaltet eine Handvoll unterschiedlicher Communities: All Company, Verkauf & Marketing, Communication & Collaboration, Apps & Service, CRM, interne IT, Kunden, Getting better und Off Topic.

• All Company wird für Informationen genutzt, welche an die gesamte Firma kommuniziert werden sollen. Dazu zählen die Aufzeichnungen unserer wöchentlichen Informationscalls, Geburtstage und auch Infos aus dem HR.
• Communication & Collaboration, sowie Apps & Services (+CRM) sind unsere beiden Projektteams. Hier werden spezifische Themen aus der täglichen Arbeit gepostet und kommentiert: Änderungen an Tools, konkrete Probleme, hilfreiche Erkenntnisse. Hat jemand erfolgreich eine Zertifikat erlangt oder bei der Lösung eines Problems geholfen, wird das hier «gefeiert».
• Im Verkauf & Marketing wird über konkrete Massnahmen informiert, wie beispielsweise die Anmeldezahlen der anstehenden Communities. Ganz wichtig sind hier auch die Siegesmeldungen bei gewonnenen Neukunden.
• interne IT und Kunden sind spezifische Communities, in denen Infos zum technischen Betrieb bei uns intern oder auf Kundensystemen gepostet werden: Updates, Serviceunterbrechungen, etc.
• Getting better ist das Gefäss für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Hier können Verbesserungsvorschläge eingereicht werden und es wird über deren Umsetzungsstand kommuniziert. Der Getting better-Prozess hat einen Verantwortlichen, welcher das ganze steuert.
• Off Topic ist für Infos, die nicht in eines der anderen Gefässe gehören oder die gar nichts mit dem Geschäftsalltag zu tun haben. Hier hat fast alles Platz: Witze, Hinweise auf Aktionen in Shops, etc.

Es ist bei der Mehrheit der IOZler und IOZlerinnen Teil des Tagesablaufes geworden, ein oder zwei Mal auf den Viva Engage-Feed zu blicken und am Kommunikationsfluss Teil zu haben.

Alle Mitarbeitenden posten mehr oder weniger häufig Inhalte. Es wird rege reagiert und kommentiert.

Wenn neue Mitarbeitende während der ersten Monate sehen, wie praktisch alle im Unternehmen Infos posten und darauf reagieren, übernehmen sie dieses Verhalten automatisch.

Sehr oft in den Kommentaren und ab und zu auch in den Posts selber wird viel gewitzelt. Die Nutzung witziger GIFs hat in den vergangenen Jahren immer stärker zugenommen. Man weiss mittlerweile, dass es im Feed immer Mal wieder was zu Schmunzeln gibt ;-).

Wie kann Viva Engage im Unternehmen eingeführt werden?

Ich empfehle ein dreistufiges Vorgehen, welches den jeweiligen Gegebenheiten angepasst wird:

Viva Engage Einführung Schritt 1 – Analyse, Konzept & Vision

Zuerst analysiere ich den Aufbau der Organisation und identifiziere die bestehenden Kommunikationswege.

Entsprechend den Erkenntnissen wird die Struktur mit den Typen und Informationen der Communities, sowie die Einbindung in M365 im Konzept definiert. Das verantwortliche Gremium formuliert eine konkrete Vision dazu, was mit Viva Engage erreicht werden soll. Gegebenenfalls werden auch Richtlinien für die Verwendung festgelegt.

Viva Engage Einführung Schritt 2 – Aufbau

Anhand des Konzepts wird Viva Engage konfiguriert und aufgebaut. Zum einen umfasst dies die Lizenzierung, das Einrichten der Zugriffsberechtigungen und die Konfiguration der Einstellungen wie zum Beispiel Sprache und Übersetzung, Datenschutz- und Sicherheitseinstellungen usw.

Ebenso wird die Struktur in Form der Communities erstellt und ansprechend gestaltet. Abschliessend wird Viva Engage in M365 gemäss dem erstellten Konzept integriert (Einbindung in Intranet, MSFT Teams, etc).

Viva Engage Einführung Schritt 3 – Launch & Schulung

Viva Engage ist einsatzbereit, nun soll es auch verwendet werden. Genau das ist der herausforderndste und individuellste Teil. Allgemein ist es wichtig, die Einführung vorzeitig anzukündigen, damit die Leute nicht vom neuen Tool überrascht werden. Weiter ist es sehr hilfreich, beim Launch bereits Inhalte für die Communities bereit zu halten. Dadurch beginnt die Plattform sofort „zu leben“ und die Leute sehen, wie das neue Tool funktioniert.

Durch die Einführung wird die Unternehmenskommunikation und auch die Kultur verändert, dies darf nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Daher kann die Einführung sehr unterschiedlich ausfallen. Von einem Einführungsvideo und der Definition von Ansprechpersonen bis hin zu Anwenderschulungen und Expertenrunden. Das Wichtigste ist, dass die Einführung auf die Organisation und besonders die in der Organisation tätigen Menschen angepasst ist. Schliesslich soll es ihnen einen effektiven Mehrwert im Arbeitsalltag bieten.

Konkrete Tipps für die Einführung von Viva Engage

• Die Leitungs- & Führungsebene, sowie die interne Kommunikation muss hinter der Einführung stehen und sollte aktiv Inhalte erstellen und auf Beiträge reagieren, um das Ganze zum Leben zu erwecken.
• Für eine Top-Down Kommunikation eignen sich Neuigkeiten in SharePoint besser, die Kommunikation in Viva Engage ist unstrukturiert und deshalb eher wenig geeignet.
• Die Vision und was mit der Kommunikationslösung beabsichtigt ist und erreicht werden soll, muss für alle verständlich vermittelt werden. Zu verstehen warum, ist grundlegend, um damit arbeiten zu wollen und es richtig einsetzten zu können.
• Viva Engage sollte in das Einführungsprogramm für neue Mitarbeitende integriert werden. Nach der initialen Einführung gehen die neu Eingetretenen gerne mal vergessen.
• Die Zugriffsstruktur in den Communities ist grundsätzlich simpel und es wird nur zwischen Admins & Mitgliedern unterschieden. Communities können auch mit M365-Gruppen verbunden werden, womit eine Team-Seite mit allen Funktionen in SharePoint-Online bereitgestellt wird und die Mitgliedschaften bspw. auch dynamisch gesteuert werden können.
• Richtlinien und Regeln für die Kommunikation können dabei helfen, dass keine unerwünschten Inhalte publiziert werden und sich alle besser zurechtfinden.