Mit SharePoint Premium steht für SharePoint in M365 ein Add-on bereit, welches die neuesten Technologien und Trends rund um das Informationsmanagement in SharePoint Online vereint. Mit der Premium Version stellt Microsoft KI, Automatisierung wie auch Governance direkt in SharePoint zur Verfügung. Mit dem Slogan «AI meets content management» wird das Produkt am Markt positioniert.
Was ist SharePoint Premium?
SharePoint Premium ist als Add-on zu SharePoint in M365 verfügbar und bietet zusätzliche Werkzeuge, um die Nutzererfahrung beim Informationsmanagement gespickt mit künstlicher Intelligenz auf ein höheres Level zu bringen. Mittels Automatisierung und Governance wird SharePoint Premium mit zwei weiteren Disziplinen ausgestattet.
Die Tools SharePoint Syntex sowie SharePoint Advanced Management (SAM), beide schon vorher als Add-on verfügbar, werden ebenfalls in SharePoint Premium integriert.
Welche Funktionen bietet SharePoint Premium?
Die bereits verfügbaren M365 Tools SharePoint Syntex, für die Dokumentenverarbeitung, wie auch das SharePoint Advanced Management, für die SharePoint Governance, wurden in SharePoint Premium integriert und mit weiteren neuen Funktionen angereichert.
Zu den SharePoint Premium Funktionen gehören:
- Inhalterfahrung
- Automatisierung
- Governance
Inhaltserfahrung in SharePoint Premium
Die Produktivität der Mitarbeitenden wird gesteigert und die Geschäftsprozesse verbessert. Die integrierte Dateiansicht wird auf über 400 Dateitypen erweitert und es kann direkt in den Dateien interagiert werden. Es können Kommentare, Erwähnungen oder Anmerkungen in der Datei direkt vorgenommen werden. Ebenso wird für die Optimierung von Geschäftsprozessen eine eigene App zur Verfügung gestellt und die SharePoint eSignatur integriert, um Dokumente wie Verträge, Rechnungen etc. SharePoint Premium zu signieren.
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SharePoint eSignatur
Die SharePoint eSignatur wird aktuell in den USA ausgerollt (Stand März 2024) und soll später im Jahre 2024 in weiteren Regionen zur Verfügung gestellt werden.
Aus Sicht IOZ steht die Frage offen, welche Signaturstandards mit der SharePoint eSignatur werden abgedeckt werden können. Ein einfaches Einfügen des Schriftbildes einer Unterschrift hat aus rechtlicher Sicht eine sehr geringe bis gar keine Beweiskraft. Erst wenn mittels einer tatsächlichen elektronischen Signatur signiert wird, bekommt die Unterschrift die gesetzliche Beweiskraft. Entscheidend bei der elektronischen Signatur ist nicht das Schriftbild, sondern die Datenverknüpfung im Hintergrund.
Automatisierung in SharePoint Premium
Unter Automatisierung ist SharePoint Syntex integriert. Damit lassen sich Dokumente KI-gesteuert automatisiert verarbeiten. Die Syntex-Funktionen reichen über Dokumentenverarbeitung, Bildmarkierungen bis hin zu Taxonomie Tagging. Beispielsweise können Dokumente automatisch vertaggt, Spalten automatisch ausgefüllt oder Dokumente in andere Sprachen übersetzt werden. Weiter können mit SharePoint Premium Inhaltstypen auf einen HUB publiziert oder Terminologiespeicherberichte generiert werden.
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Governance in SharePoint Premium
Unter Governance stehen die Reports für die Data Access Governance (DAG) aus dem bisherigen verfügbaren Tool SharePoint Advanced Management zu Verfügung. Dabei lassen sich Reports für das Oversharing oder Site Access Reviews für eine bessere Kontrolle der Berechtigungen zu erlangen.
Diese werden umso wichtiger, da die Inhalte von SharePoint als primäre Informationen für den Copilot in Microsoft 365 genutzt wird.
Quelle und Detailinformationen zu SAM, DAG und RAC
Welche Funktionen sind angekündigt?
Die folgenden SharePoint Premium Funktionen sind auch bereits angekündigt und aktuell im Preview verfügbar:
- Microsoft 365 Archive
- Microsoft 365 Backup
Microsoft 365 Archive
Mit dem Microsoft 365 Archive können veraltete, nicht mehr verwendete Daten mittels Richtlinien auf einen separaten Speicher verschoben werden. Dabei werden die Inhalte von OneDrive oder SharePoint verschoben und Versionierung wie auch Metadaten oder Berechtigungen werden beibehalten. Die Kosten für den Speicherplatz sind dabei erheblich niedriger als «normaler» M365 Speicherplatz.
Microsoft 365 Backup
Um die Daten zu sichern, kann für Daten aus SharePoint, OneDrive und Exchange innerhalb von M365 ein Backup, also eine Sicherungskopie, erstellt werden. Die Daten können im Backup durchsucht und wiederhergestellt werden.
Was kostet SharePoint Premium?
Aktuell kann SharePoint Premium über die Microsoft Syntex pay-as-you-go Lizenz und das Add-on SharePoint Advanced Management (SAM) lizenziert werden. Mit pay-as-you-go ist gemeint, dass nur das bezahlt wird, was auch effektiv genutzt wird, z.B. kostet die automatische Übersetzung $15.00/1M Zeichen, das Image Tagging $0.001/transaction. SAM kostet aktuell CHF 3.00 pro Benutzer/Monat.
Microsoft 365 Archive wie auch Microsoft 365 Backup sind auch über das pay-as-you-go Modell zu lizenzieren.
Im Verlauf vom 2024 soll dann Syntex als Lizenzierung verschwinden und auf SharePoint Premium umgestellt werden. Dabei werden aber auch in Zukunft die Inhaltsverarbeitungsdienste im pay-as-you-go Modell und einige Funktionen wir das SAM oder die Termstore Premium Funktion als Dienste zu lizenzieren sein. Ob die Preise gleichbleiben oder sich mit dem Premium Brand auch da etwas ändert, ist noch nicht bekannt.
Für wen lohnt sich SharePoint Premium?
Für alle, die die Verarbeitung von Dokumenten automatisieren möchten oder die Sicherheit, v.a. auch im Hinblick auf Copilot, der Dokumente erhöhen möchten.
Mit der automatischen Datenverarbeitung können wiederholende Abläufe automatisiert werden, z.B. Daten aus Dokumenten lesen und vertaggen oder automatische Verteilung der Dokumente an die zuständige Stelle.
Mit den bereitgestellten Reports für das SharePoint Advanced Management wie Data access governance (DAG) oder Restricted access control (RAC) sowie dem Sites Lifecycle Management soll die Sicherheit aber auch die Qualität der vorhandenen Daten gewährleistet werden, allen voran, da der Copilot SharePoint als primäre Datenquelle verwendet und verarbeitet.
SharePoint Premium Einsatzbeispiele
Rechnungen verarbeiten
Eingehende Rechnungen per E-Mail an ein zentrales Postfach werden automatisch ausgelesen. Aufgrund des Rechnungsempfängers wird die Rechnung entsprechend abgelegt und der zuständigen Stelle zur Kontrolle vorgelegt, z.B. mittels Teams Activity.
Nachweise vertaggen und verwalten
Für Kontrollen bei Kundeninstallationen muss ein Nachweis ausgefüllt werden. Die Nachweise werden digital bspw. als PDF ausgefüllt und zentral abgelegt. Mittel automatischer Dokumentenverarbeitung werden die Daten aus dem PDF ausgelesen, das Dokument vertaggt, also die Daten im Dokument als Metadaten dem Dokument angefügt, und korrekt abgelegt.
Danke Dave! Echt ein guter, kurzer Überblick.