Schweizer Unternehmen beschäftigen sich zunehmend mit der optimalen Informationsbereitstellung. Microsoft SharePoint kommt oft dann zum Einsatz, wenn andere Schwergewichte wie SAP nicht die notwendige Flexibilität bieten können. In diesen Fällen wird SharePoint ergänzend zu anderen Business Applikation für zahlreichen Anwendungsfälle eingesetzt.
So vielfältig die Einsatzmöglichkeiten von Microsoft SharePoint sind, so gross ist auch die Vielfalt an Begriffen zur technischen Ausgestaltung der Lösungen. So gibt es nach wie vor auch grundlegende Funktionen, die dann und wann wieder einer Erklärung benötigen.
Dieser Beitrag ermöglicht ein Grundverständnis zu den SharePoint Funktionen Web Parts und Ansichten. Die Funktionen können u.a. dazu dienen, Informationen in spezifischer Form aufzubereiten und eignen nicht nur für Profis, sondern auch für SharePoint Poweruser. In einem Folgebeitrag stellen wir Ihnen Funktionen für Fortgeschrittene vor, die vertiefte technologische Kenntnisse erfordern.
SharePoint Web Parts
Die Basisfunktionen von SharePoint eignen sich bestens, um Informationen gezielt anzuzeigen. Web Parts ermöglichen es, Informationen aus mehreren vorhandenen Listen auf einer Seite aufzuführen. So können bspw. Dashboards gestaltet werden, die abhängig von der Rolle eines Mitarbeitenden die relevantesten Informationen auf einen Blick zeigen. Dabei ist es auch möglich, die Datensätze der Listen zu filtern und zu sortieren.
Ein Beispiel vereinfacht das Verständnis: Wenn man SharePoint als Tool für die Verwaltung von Ideen verwendet, kann es nützlich sein, diese nach deren Status zu gliedern oder anhand des Ideengebers anzuzeigen.
SharePoint Ansichten
Ansichten in SharePoint erlauben es, die Daten bereits sortiert und gefiltert darzustellen. So müssen die Anwender nicht immer dieselben Schritte erneut machen, sondern erhalten direkt mit einem Klick, was sie suchen. Im Beispiel werden die realisierten Ideen sinnvoller Weise für das gesamte Unternehmen in einer solchen Ansicht angezeigt. Der Ideengeber selbst möchte zudem jederzeit den Status seiner Ideen anzeigen können, egal ob diese abgelehnt oder bewilligt wurde – er erhält auch hierzu eine entsprechend konfigurierte Ansicht.
Die zuständigen Personen, welche die Ideen beurteilen, müssen die eingereichten Ideen aller Mitarbeitenden sehen können. Diese Berechtigungen können dank SharePoint einfach implementiert werden und die gewünschten Datensätze entsprechend gezielt angezeigt werden. Dazu stehen Listen-Filter zur Verfügung, welche im aufgeräumten, neuen Design «Modern UI» in SharePoint Online so aussehen kann:
Im Folgebeitrag lernen Sie die SharePoint Funktionen Display Templates und JSLink kennen.
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