Wie können HR-Abteilungen und Personalverantwortliche effizienter arbeiten?

Spricht man mit Personalfachverantwortlichen über das Thema Prozessmanagement, so werden immer die gleichen Themen genannt. In diesem Blogbeitrag widmen wir uns genau diesen immer wieder geschilderten Herausforderungen:

• Zeitdruck: Morgen beginnt ein neuer Mitarbeiter
• Vertrauliche Daten: Der Persönlichkeitsschutz muss gewährleistet sein
• Dokumentenvorlagen: Alle Mitarbeitenden sollen stets die aktuell gültige Vorlage verwenden
• Checklisten: Eine Aufgabe ist mit vielen Teilaufgaben verbunden
• Aufgabenkoordination: Typischerweise sind sehr viele verschiedene Stellen involviert
• Redundanzen / Doppelspurigkeiten: Eine Information ist in mehreren Systemen zu pflegen

Anhand eines Mitarbeitereintrittsprozesses zeigen wir mögliche Lösungsansätze, wie die Herausforderungen in effizienter Art und Weise gemeistert werden können.

Musterlösung Mitarbeitereintritt: Prozessschritte

Wie würde die Musterlösung für einen MA-Eintrittsprozess aussehen? Aus Erfahrung sind meistens folgende Prozessschritte notwendig:

1. Die Personalabteilung füllt ein zentrales elektronische Formular mit den Informationen zum MA-Eintritt aus.
2. Die vorgesetzte Person erhält eine elektronische Aufgabe, die noch fehlenden Informationen zu ergänzen.
3. Anschliessend führen die IT-Abteilung und andere Teams verschiedene Aufgaben aus.
4. Sind die Aufgaben erfüllt, bestätigt die vorgesetzte Person die korrekte Umsetzung.
5. Am ersten Arbeitstag stehen der/dem neuen Mitarbeitenden alle notwendigen Arbeitsmittel (digital und physisch) zur Verfügung.

Allgemeine Lösungsansätze

Natürlich gibt es Ansätze, welche bei allen Prozessen – nicht nur bei HR-Prozessen – von grosser Bedeutung sind:

• Faktor Zeit: Es liegt in der Sache der Natur, dass es immer Aufgaben geben wird, die eilen. So ist es auch utopisch anzunehmen, dass es mit einem korrekt funktionierenden Geschäftsprozessmanagement keine Expressaufträge mehr geben wird. Aber gerade hier kann die elektronische Erfassung von Formularen einen Mehrwert leisten. Physische Ausdrucke sind standortgebunden. Elektronische Benachrichtigungen können auch von unterwegs bearbeitet und/oder weitergeleitet werden.
• Datenaufbewahrung: Ob man vertrauliche Daten elektronisch oder physisch aufbewahrt, ist meistens vom entsprechenden Anwendungsfall abhängig. Mit den heutigen technischen Mitteln ist es aber schwierig abzuschätzen, ob Papierunterlagen in jedem Fall sicherer vor Missbrauch sind.
• Aktuelle Vorlagen: Gerade im Umgang mit Personaldaten kann das Kopieren und unter neuem Namen abspeichern von Dokumenten verheerend sein. Stellt man das aktuell gültige Formular als Vorlage zentral zur Verfügung, wird zudem gewährleistet, dass neue Prozesse nicht mit veralteten Eingabefeldern gestartet werden.
• Aktuelle Checklisten: Oftmals liegt es im Verantwortungsbereich der Fachkräfte, zu entscheiden, welche Prozessschritte notwendig sind. Dieses sogenannte «Case-Management» ist eine spezielle Form des Prozessmanagements und lässt bewusst einen gewissen Bearbeitsfreiraum. Umso wichtiger ist es, dass Checklisten und Entscheidungsbäume stets aktuell gehalten werden.
• Abwesenheiten und Vertretungen: Die vorgesetzte Person kann in einem Active-Directory oder einer Aufgabenzuteilungsliste gepflegt werden. Idealerweise definiert man dabei auch sogleich einen Stellvertreter/in. Dies verhindert, dass bei (Ferien-)Abwesenheiten der Prozessfluss stockt.
• Erfassung: Nichts ist zeitraubender als dieselbe Information doppelt und dreifach erfassen zu müssen. Liegen die Daten elektronisch vor, besteht immerhin der Komfort von „Copy-Paste“. Dies minimiert Fehlerquellen und stellt die Durchgängigkeit der Daten sicher. Fakt ist aber auch, dass es kostspielig sein kann, unterschiedlichen IT-Systeme miteinander zu verbinden.

Musterbeispiel Mitarbeitereintritt: Umsetzung der Prozessschritte

Wie sieht nun so eine HR-Musterlösung konkret aus?

In der Vergangenheit durften wir für viele Kunden bereits HR-Prozesse optimieren, technisch umsetzen sowie automatisieren. Eines dieser Projekte war der Mitarbeitereintrittsprozess von Meteo Schweiz, den wir auch bereits an verschiedenen Veranstaltungen präsentieren durften. Gerne zeigen wir nun auf, wie wir die oben beschriebenen Herausforderungen gemeinsam mit Meteo Schweiz meistern konnten.

Tritt ein neuer Mitarbeiter in das Unternehmen ein, so wird zuerst ein Mitarbeitereintrittsformular ausgefüllt.

Wird das Formular abgesendet, dann legt der Workflow ein neues Dokumentenset pro Mitarbeiter an, in dem dann alle Dokumente und Informationen zum Mitarbeiter abgelegt werden.

Im Verlaufe des Prozesses müssen dann die IT-Abteilung sowie andere Teams vordefinierte Aufgaben erledigen. Die Checkliste – in diesem Fall für die IT – hilft dabei, damit nichts vergessen geht.

Um jederzeit über den aktuellen Prozessfortschritt informiert zu sein, wird der Status graphisch dargestellt. Steht der Prozess an, so lässt sich dies rasch identifizieren.

Workflows bieten zudem die Möglichkeit des Reminders oder der Eskalation. Wird eine Aufgabe nicht innert der zuvor definierten Zeit erledigt, können Erinnerungen über E-Mail verschickt werden oder die Eskalation an eine weitere Instanz vorgenommen werden.

Zusammenfassung

Wenn die HR-Prozesse (z.B. Mitarbeitereintritt, Mitarbeitermutationen oder der Mitarbeiteraustritt) optimiert und automatisiert werden, kann viel effizienter gearbeitet werden:

• Durch den definierten Prozess und die Hilfsmittel (z.B. Checklisten) gehen Einzelheiten nicht mehr vergessen
• Die durch den Workflow gegebene Transparenz und der rasche Versand elektronischer Aufgaben führen zu kürzeren Durchlaufzeiten
• Papierloses Arbeiten erleichtert die standortunabhängige Zusammenarbeit und reduziert die Doppelspurigkeiten

Möchten Sie prüfen, in welcher Form Ihre HR-Abteilung durch automatisierte Prozesse effizienter arbeiten könnte? Gerne unterstützen wir Sie dabei. Oder besuchen Sie unsere Website www.hr-workflows.ch für weitere Informationen über automatisierte HR-Prozesse.