«Wir haben Homeoffice verordnet bekommen!»

Dies hört man aktuell vielerorts… Aber wie können wir nun trotz dieser Veränderung, aktuell ausgelöst durch das Coronavirus, möglichst produktiv bleiben?

Folgende Punkte sind sicherlich elementar, um auch von zuhause aus konzentriert arbeiten zu können:

• Fixer und gut eingerichteter Arbeitsplatz, welcher eine gute Trennung zum restlichen Wohnraum bietet
• Direkter und einfacher Zugriff auf die relevanten Daten, Informationen und benötigten Programme

Grundsätzlich gelten auch im Homeoffice die gleichen Arbeitsmethoden wie im Büro. Tagesstruktur, Aufgaben und auch Pausen gilt es zu Beginn des Tages oder besser am Vortag zu planen.

Weitere Vorteile des Homeoffice (ausserhalb der aktuellen Gründe) liegen natürlich darin, dass die Zeit des Arbeitsweges eingespart und somit der Arbeitstag verkürzt wird oder man noch etwas Zusätzliches, wie zum Beispiel Wissensaufbau, erledigen kann.

Um das Arbeiten von überall und von jedem Gerät aus den Mitarbeitenden überhaupt ermöglichen zu können, sind von der Seite der Unternehmung gewisse Voraussetzungen zu schaffen.

Grundbedingungen sind der Zugang inkl. Zugriff auf die benötigten Applikationen.

Eigene Erfahrungen mit Homeoffice

Die IOZ AG hat sich bereits 2013 mit Office 365 auf diesen Weg begeben. Heute ist unsere Infrastruktur soweit, dass vom Offerten-Tool über CRM, ERP, Zeiterfassung, Telefonie bis zu den produktivitätsfördernden Anwendungen alles als Service zur Verfügung steht. Somit können wir unseren Mitarbeitenden das Arbeiten von überall und sogar von jedem Gerät aus ermöglichen.

Mit unseren Erfahrungen/Kompetenzen und dem Motto «eat your own dog food» bieten wir unseren Kunden gerade im Bereich Cloud Productivity Lösungen an, welche diese Form des Arbeitens ermöglichen und auch fördern.

Bei uns im Unternehmen setzten wir seit einigen Jahren auf Homeoffice und hatten damit gute Erfahrungen gemacht.

Produktivitätsanwendungen auf Basis von Microsoft 365

Wie bereits erwähnt, sind die Grundvoraussetzungen der Zugang inkl. Zugriff auf die benötigten Applikationen.

Mit Microsoft 365 helfen wir unseren Kunden, den Zugang auf die benötigten Ressourcen zu ermöglichen. Die Mitarbeitenden können von jedem Gerät auf Office-Anwendungen zugreifen und sogar gemeinsam und zeitgleich an den Inhalten arbeiten. Werden E-Mails und Kalender in Office 365 betrieben, können Mitarbeiter diese Informationen selbst über Endgeräte wie Smartphones einfach abrufen. Durch den Einsatz von SharePoint Online kann eine Informationsarchitektur geschaffen werden, welche die Datenhaltung in der Microsoft Cloud (seit Ende 2019 sogar in der Schweiz) ermöglicht. Diese Inhalte können wiederum für eine vereinfachte Kollaboration in den Teams oder auch teamübergreifend (sogar mit Externen) über Microsoft Teams verwendet werden.

Diese Apps unterstützen Sie bei der Arbeit in den eigenen 4 Wänden

Microsoft Teams – einfache Zusammenarbeit (inkl. Telefonie und Chat)

Mit MS Teams erhält man eine Oberfläche, von welcher auf Dokumente direkt zugegriffen werden kann und diese auch bearbeitet werden können. Die Inhalte können geteilt oder in einem digitalen Meeting (z.B. via Screen Sharing oder Video Call) direkt mit den entsprechenden Personen diskutiert werden. Durch das neue Feature der Hintergrundunschärfe kann auch der Blick ins eigene Zuhause verhindert werden.

SharePoint Online – einfache Information und Zugriff auf die Daten

SharePoint ist der Unterbau von MS Teams. Hierzu verweisen wir auf die Architektur, welche David Mehr an der «SharePoint & Office 365 Community» am 4.12.2019 präsentiert hatte.

SharePoint bietet unglaublich viele Möglichkeiten, Business Cases abzubilden und ist das Rückgrat der Datenhaltung in Office 365. Die vier Aspekte eines digitalen Arbeitsplatzes (Kommunikation, Kollaboration, Prozesse und Know-how) können mit dieser Plattform realisiert und wenn gewünscht in MS Teams implementiert werden.

Planner in Kombination mit Outlook – zentraler Überblick auf die Aufgaben

Das Taskmanagement ist ein zentrales Element in jedem Arbeitsalltag. Office 365 bietet mit Planner ein sehr modernes Taskmanagement-Werkzeug, das wiederum überall eingebunden werden kann. Sei es als Beispiel in einem Teamarbeitsraum (MS Teams) oder einem Projektarbeitsraum (SharePoint Online). Alle Aufgaben aus den unterschiedlichen Tätigkeitsbereichen kann der Mitarbeitende in Planner betrachten.

Microsoft geht mit der Integration von To-do sogar noch einen Schritt weiter und verbindet die persönlichen Aufgaben aus Outlook und diejenigen aus der Unternehmung. Somit erhält der Mitarbeitende einen Überblick über all seine Aufgaben, die seine Rollen im Job mit sich bringen.

Outlook Online – Termine und E-Mails von überall und jederzeit

Mit Outlook Online erhält man komfortabel Zugriff auf E-Mail-Postfächer, Kontakte und Kalender – dies sogar sehr zuverlässig über Outlook auf Windows Mac, iOS, Android Smartphones sowie direkt im Browser. Weiter bietet sich hier die Möglichkeit der Erreichbarkeit der Kollegen zu sehen.

Mit den modernen und innovativen Tools von Microsoft ist es heute einfacher denn je, den «Modernen digitalen Arbeitsplatz» in die Realität umzusetzen.