In diesem Beitrag möchten wir wieder einmal einen Case aus dem eigenen Haus vorstellen.
Ausgangslage:
Wenn bei der IOZ ein neues Produkt eingeführt wird, startet der Prozess „Neues Produkt“. Bei diesem Prozess gibt es diverse kleine administrative Tätigkeiten, die nötig sind, jedoch gerne vergessen werden oder nicht immer konsequent nach dem gleichen Muster durchgeführt wurden.
Bei diesen administrativen Tätigkeiten handelt es sich beispielsweise um das Erfassen im internen Blog, welcher leider nicht immer konsequent aktualisiert wurde. Ebenfalls sollten die neuen Produkte stets intern offiziell angekündigt werden. Dies ging in der Vergangenheit leider gelegentlich vergessen.
Lösung:
Sobald in unserem zentralen Produktverzeichnis ein neues Produkt erfasst und freigegeben wird, startet nun ein Workflow, welcher eine neue Blog-Kategorie erstellt und anschliessend noch einen Post in unserem firmeninternen Netzwerk Yammer mit den News zum neuen Produkt publiziert. Ein weiterer Vorteile des Workflows ist das offizielle #Hashtag, welches aufgrund des Workflows in Yammer automatisch generiert wird.
Dank des Workflows werden die administrativen Tätigkeiten automatisiert, konsequent ausgeführt und dadurch Fehlerquellen eliminiert. Zudem wird sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden der IOZ informiert werden und auf dem aktuellen Informationsstand sind.
Diesen Workflow haben wir mit der SharePoint Online App „Nintex Workflow for Office 365“ realisiert.
PS: Interessieren Sie sich für Nintex Workflows? Am 4. Juni 2014 hält der Kanadier Mike Fitzmaurice (Vice President of Product Technology bei Nintex) an der SharePoint Community ein Referat zum Thema „Nintex Workflows & Nintex Forms“. Die Teilnahme am Event ist kostenlos. Weitere Informationen zum Event sowie den Link für die Anmeldung finden Sie hier.
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