Yammer als Turbolader für die Unternehmenskommunikation

Der Effekt eines Turboladers bei einem Verbrennungsmotor ist eine höhere Motorleistung bei gleichzeitig niedrigerem Verbrauch und besseren Emissionswerten. Eine ähnliche Wirkung auf die interne Unternehmenskommunikation können Sie mit Yammer erzielen. Informationen kommen schneller beim Empfänger an – dies bei gleichzeitig geringerem Aufwand. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie mehr über die Einsatzszenarien von Yammer sowie über die Einführung von Yammer im Rahmen eines Projekts.

Einsatzszenarien Yammer

Zu kommunizierende Themen oder Informationen gibt es in den Unternehmen diverse. Hier nur ein paar wenige Beispiele:

• Die Personalabteilung möchte News wie Geburten, Hochzeiten, usw. kommunizieren.
• Die Marketingabteilung möchte intern für die nächste Kampagne sensibilisieren.
• Das Qualitätsmanagement will die neuste gültige Version eines Prozessdokuments kommunizieren.
• Der Verkauf möchte den neusten Verkaufsabschluss feiern.
• Die IT-Abteilung informiert über ein Update.
• Intern wird eine Ansprechperson für ein bestimmtes Thema gesucht.

Alle diese Szenarien – und zahlreiche weitere – können mit Yammer über die verschiedenen Abteilungen hinweg abgedeckt werden.

Veraltete Kommunikationsinstrumente

Bisherige Kommunikationsinstrumente wie monatliche Informationsanlässe, ein schwarzes Brett oder Unternehmenszeitschriften funktionieren vielfach aufgrund des gestiegenen Tempos in der Geschäftswelt und den sonst überall verfügbaren Informationen nicht mehr.

Mit E-Mails können Sie prinzipiell zwar einige Szenarien abdecken, doch erhalten die Mitarbeitenden in der Regel sonst schon (zu) viele Mails. Informationen werden dadurch gar nicht oder nur ungenügend aufgenommen. Zudem ist eine ältere Information auf diesem Weg für neue Mitarbeitende nicht mehr zugänglich.

Yammer: das soziale Unternehmensnetzwerk

Yammer ist darauf ausgelegt, schnell und unkompliziert Informationen zu teilen, ähnlich wie bei einer Social Media Plattform – beispielsweise Facebook oder LinkedIn. Des Weiteren ist typischerweise wie bei einer Social Media Plattform auch eine Interaktion durch den Informationsempfänger möglich (Antworten, Kommentare, sharing etc.).

Yammer kann grundsätzlich von allen Unternehmen genutzt werden. Das komplette Potenzial von Yammer können insbesondere diejenigen Unternehmen ausschöpfen, auf welche die folgenden Kriterien zutreffen:

• In dem Unternehmen werden mehrere Sprachen gesprochen
• Office 365 ist bereits im Einsatz
• Die bisherige Kommunikation funktioniert nicht oder ist mangelhaft
• Das Unternehmen ist über mehrere Standorte verteilt oder es gibt dezentrale Arbeitsplätze (z.B. Aussendienst, Home Office)

In dem Unternehmen werden mehrere Sprachen gesprochen

Die in Yammer integrierte Übersetzungsfunktion in aktuell über 60 Sprachen, von Chinesisch bis Kroatisch, erlaubt es jedem Mitarbeitenden in seiner Sprache zu kommunizieren. Teure und langwierige Übersetzungen entfallen. Technisch gesehen läuft im Hintergrund der Microsoft Translator. Zugegebenermassen sind die Übersetzungen nicht perfekt, reichen aber in den meisten Fällen aus, um die Botschaft zu verstehen. Diese Funktion ist standardmässig nicht eingeschaltet, muss also noch im Admin-Bereich zugeschaltet werden. Weitere Informationen zum Translator erfahren Sie hier.

Office 365 ist bereits im Einsatz

In den meisten O365-Plänen ist Yammer beinhaltet. Man erhält also dieses mächtige Tool praktisch gratis dazu. Wenn man bereits auf SharePoint Online Dokumente abgelegt hat, können diese einfach verlinkt werden. Yammer kann zum Beispiel auch relativ einfach in SharePoint Online integriert werden. Eine Übersicht über die verfügbaren Pläne sowie Informationen zu Yammer-Integrationen finden Sie hier.

Bisherige Kommunikation funktioniert nicht

Erhalten Sie immer wieder Feedback von Mitarbeitenden, dass zu wenig oder nicht zeitnah informiert wird? Dann ist es Zeit, etwas zu ändern! Yammer bietet dazu die optimalen Möglichkeiten, um unkompliziert Informationen zu veröffentlichen und zu adressieren.

Mehrere Standorte / dezentrale Organisation

Es spielt keine Rolle, von wo aus Sie auf Yammer zugreifen wollen. Ob im Büro, im Home Office, beim Kunden oder im Zug, Sie können die Plattform nutzen. Zudem ist auch eine Mobile-App von Yammer vorhanden, so dass die Informationen auch bequem vom Smartphone aus konsumiert werden können.

7 zu beachtende Punkte bei der Einführung von Yammer im eigenen Betrieb

Um den „Turbolader der internen Unternehmenskommunikation“ 🙂 optimal einsetzen zu können, empfiehlt es sich trotz der überschaubaren Einstellungsmöglichkeiten einige Punkte zu beachten. So stellen Sie sicher, dass die Einführung gelingt:

1. Es ist eine konkrete Vision zu formulieren, was Ihr Unternehmen mit Yammer bezwecken will.
2. Die Einführung ist als Projekt aufzusetzen (regelmässige Projektmeetings einplanen).
3. Die Geschäftsleitung muss hinter der Einführung von Yammer stehen. Mit ihr steht und fällt die erfolgreiche Einführung.
4. Es sind gewisse Richtlinien festzulegen in Bezug darauf, was erwünscht und was nicht erwünscht ist.
5. Vor der Einführung sollte in der Projektgruppe bereits ausgiebig getestet werden. Somit hat man bei der Einführung bereits Poweruser im Unternehmen, die ebenfalls Know-how weitergeben können.
6. Die Mitarbeitenden können sich grundsätzlich selber auf Yammer einloggen. Es ist jedoch von Vorteil, alle bestehenden und dann auch die neuen Mitarbeitenden einmalig einzuladen.
7. Yammer muss besonders in der Anfangsphase aktiv mit Informationen befüllt werden, so dass es auch einen Mehrwert für den Mitarbeitenden schafft. Danach zeigt die Erfahrung, dass Yammer sehr schnell akzeptiert und entsprechend auch rege genutzt wird.

Die Einführung von Yammer ist ein Change-Management-Projekt. Die Unternehmenskultur wird bei richtigem Einsatz nachhaltig verändert. Dies muss klar sein und das Unternehmen muss damit umgehen können und wollen.