Zeitgesteuerte Publikation von Inhalten

Haben Sie gewusst, dass in SharePoint Inhalte zeitgesteuert  auf ein bestimmtes Datum und eine  Uhrzeit publiziert oder entpubliziert werden können? So besteht beispielsweise die Möglichkeit, dass News bereits vor ihrem Publikationsdatum erstellt, jedoch erst am geplanten Startdatum veröffentlicht oder beim Erreichen des geplanten Enddatums entpubliziert werden. Durch die Versionierungseinstellungen wird sichergestellt, dass nicht veröffentlichte und genehmigte Einträge durch lesende Benutzer nicht sichtbar sind. Im folgenden Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie die zeitgesteuerte Publikation von Inhalten konfigurieren können.

Vorgehen

1. Als erstes muss das „Publishing Feature“ auf Deutsch  „SharePoint Server–Veröffentlichung“ auf SiteCollection sowie Websiten-Level aktiviert werden.
2. Rufen Sie anschliessen die Page-Library, auf Deutsch „Seiten-Bibliothek“ auf:
3. Konfigurieren Sie nun auf dieser Bibliothek die Inhaltsgenehmigung, Versionierung und die Berechtigungen. Rufen Sie dazu die Bibliothekseinstellungen auf und wählen dann die Option „Versionsverwaltungseinstellungen“ aus. Folgende Grafik veranschaulicht die Konfigurationen, welche in den Bibliothekseinstellungen vorgenommen werden müssen:
   
   Wichtig: Der letzte Menüpunkt „Entwurfselementsicherheit“ beschäftigt sich damit, dass nur Editoren die Nebenversionen sehen. So wird sichergestellt, dass Benutzer mit Leserechten die Seite erst sehen, wenn der Startzeitpunkt erreicht ist.
4. Durch das Aktivieren des Publishing Features in Schritt 1 wurde in den  Bibliothekseinstellungen ein neuer Menüpunkt „Manage item scheduling“ oder auf Deutsch “ Planung von Elementen verwalten“ hinzugefügt:
5. In diesem Menüpunkt muss die Option „Scheduling“ oder auf Deutsch „Planung von Elementen aktivieren“ aktiviert werden:
   Durch das Aktivieren dieses Menüpunkts wurden die folgenden beiden Spalten in der Bibliothek angelegt, mit welchen die zeitgesteuerte Publikation vorgenommen wird:
   
6. Beim Erstellen einer neue Seite wird diese automatisch ausgecheckt und der Genehmigungsstatus wird auf „Entwurf“ gesetzt:
7. Innerhalb der Seite kann nun im Ribbon „Publish“ oder „Veröffentlichen“ der Menüpunkt „Schedule“ oder auf Deutsch „Zeitplan“ eingerichtet und ein Start- und End-Datum definiert werden. (Publizieren und Entpublizieren einer Seite)
8. Die Seite muss anschliessend unbedingt eingecheckt und veröffentlicht werden. Genehmigt (Approved)  wird sie automatisch durch einen Timer Job, welcher standardmässig jede Minute läuft. Durch den gelben Balken auf der Seite wird man auf den Status sowie den Startzeitpunkt der Publikation hingewiesen. Die Aktionen für das Einchecken und das Veröffentlichen können übrigens über den gelben Hinweis-Balken vorgenommen werden.
9. In der Seiten-Bibliothek steht anschliessend der Genehmigungsstatus auf „Geplant„. Jetzt gilt es zu warten, bis der definierte Startzeitpunkt erreicht ist und die Seite automatisch genehmigt wird.
   
   Innerhalb der Seite wird ein Hinweis angezeigt, welcher das Veröffentlichungsdatum anzeigt:
   
10. Wurde das geplante Startdatum erreicht, verschwindet der gelbe Hinweisbalken oberhalb der Seite.
    
    …und der Genehmigungsstatus wurde auf  „Genehmigt“ gesetzt. Die Seite ist nun für alle Benutzer, die Zugriff auf die Bibliothek haben, sichtbar. Zusätzlich können mittels Rollup die Einträge z.B. auf der Startseite grafisch aufbereitet werden.

Entpublizieren

Beim Entpublizieren wird die Seite beim Erreichen des definierten End-Datums automatisch wieder auf den Genehmigungsstatus „Entwurf“ gesetzt und ist somit für die Leser nichts mehr sichtbar.