Wer kennt das nicht: In einem Projekt habe ich Dokumente, die ich meinen externen Partnern zur Verfügung stellen möchte. Nun stellt sich mir die Frage, auf welchem Weg?
E-Mail geht nicht, da die Dateien zu gross sind. Zudem möchte ich, dass die Dokumente auch gleich von allen bearbeitet werden können und immer die aktuellsten Versionen zur Verfügung stehen. Da E-Mail diese Funktion nicht gewährleistet, gehe ich auf die Suche nach einer weiteren Möglichkeit. Viel zu schnell lande ich dann auf einem beliebigen Cloud-Dienst, der jedoch mit den IT-Richtlinien meines Unternehmens nicht konform ist.
Das Bedürfnis nach Zusammenarbeit mit externen Partnern ist in fast jedem Unternehmen vorhanden. Nur zu selten wird dieses überhaupt richtig erkannt und auch die nötigen Mittel durch das Unternehmen zur Verfügung gestellt. Mit den verschiedenen Microsoft-Cloud-Lösungen können diese Anwendungsfälle einfach, schnell und benutzerfreundlich abgebildet werden.
Welche Lösungen stehen für die Zusammenarbeit mit Externen im Rahmen von Office 365 zur Verfügung?
Microsoft stellt laufend neue Cloud-Dienste zur Verfügung, von denen die einen oder anderen auch für die Zusammenarbeit mit Externen genutzt werden können. Nachfolgend finden Sie eine kleine Zusammenstellung der verschiedenen Varianten. Ebenfalls finden Sie am Ende dieses Beitrags noch Links zu weiterführenden Informationen.
Yammer
Als interne Social-Media-Plattform wird Yammer vor allem für den Austausch von Nachrichten und Bildern verwendet. Dabei können verschiedene Gruppen erstellt werden, die entweder für alle oder nur für einen ausgewählten Nutzerkreis zugänglich sind.
Yammer wurde dahingehend erweitert, dass auch öffentliche und private externe Gruppen erstellt werden können, bei denen ebenfalls externe Partner eingeladen werden können.
Vorteile von Yammer:
- Schneller Austausch von News
- Jeder Mitarbeitende kann eine neue Gruppe anlegen
Nachteile von Yammer:
- Keine strukturierte Dokumentenablage
- Keine zusätzlichen Berechtigungen möglich
Microsoft Teams
Die Kommunikation ist bei Teams sehr zentral. Die Funktionen Chat, Anruf und Telefonkonferenz stehen im Mittelpunkt. Durch die Integration weiterer O365-Produkte kann in Teams auch eine strukturierte Dokumentenablage erstellt oder mit Hilfe von OneNote eine Notizmöglichkeit zur Verfügung gestellt wird. Auch in Teams kann mit externen Partnern zusammengearbeitet werden.
Vorteile von Teams:
- Jeder Mitarbeitende kann eine neue Teamseite erstellen
- Nebst der News-Verteilung können auch Dokumente strukturiert abgelegt werden
- Nutzung der Wiki-Funktion
Nachteile von Teams:
- Fokus auf der Chat-Funktion
- Keine komplexen Berechtigungen möglich
- Nicht als Kommunikationsmittel über die ganze Organisation hinweg einsetzbar
Microsoft Groups
Mit Hilfe von Groups werden verschiedene O365-Applikationen miteinander verbunden. So können alle Vorteile von Teams genutzt und zum Beispiel um einen Kalender, eine Mailadresse und OneDrive erweitert werden. Groups stellt ein einfach zu verwaltendes Berechtigungssystem zur Verfügung, welches bei der Berechtigung neuer interner oder externer User dafür sorgt, dass diese auch auf allen integrierten Applikationen die Berechtigungen erhalten.
Vorteile von Groups:
- Arbeiten in Arbeitsräumen und Projektgruppen
- Es kann ein Ablaufdatum gesetzt werden, damit eine Group auch wieder gelöscht werden kann
- Rasche Erstellung der Räume
Nachteile von Groups:
- Unterschiedliche Vorlagen für verschiedene Gruppen sind nicht möglich
- Gewisse Konfigurationen sind nur über PowerShell möglich
SharePoint Online
Das umfangreichste Dokumentenmanagement-System stellt SharePoint zur Verfügung. Mit Hilfe von Metadaten können die enthaltenen Dokumente strukturiert abgelegt werden. Durch die Möglichkeit auch komplexe Berechtigungen abzubilden, können die Dokumente an Externe freigegeben werden, ohne dabei die Sicherheit zu gefährden. Mit Hilfe von Dritt-Tools können Vorlagen für die Erstellung diverser unterschiedlicher Räume zur Verfügung gestellt werden, damit die Mitarbeiter ihre benötigten Räume selbstständig erstellen können. Zudem hat man damit die Möglichkeit, die Berechtigungen automatisch zu vergeben.
SharePoint bietet aber nicht nur die Möglichkeit vom Dokumenten-Handling. Es können ebenfalls Kalender, Aufgaben und weitere Informationen zur Verfügung gestellt werden.
Vorteile von SharePoint:
- Nutzung als Portallösung
- Abbildung komplexer Berechtigungsmodelle möglich
- Definieren von Vorlagen zur standardisierten Raumerstellung
Nachteile von SharePoint:
- Initial grösserer Einrichtungsaufwand
- Dritt-Tools notwendig
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