IOZ Process / QMS
Rund 250 - 300 Prozess- und Qualitätsmanagementsysteme hat IOZ in der Firmengeschichte bereits realisiert. Dabei setzen wir auf die Standardwerkzeuge aus Microsoft 365, was für eine echte Integration in den Arbeitsalltag sorgt und keine Zusatzlizenzen für eine teure Speziallösung benötigt. Daraus haben wir IOZ Process entwickelt, ein sofort einsatzbereites QMS.
Bauen Sie mit uns ihr digitales Qualitätsmanagementsystem
Mit dem IOZ Process werden die Unternehmensprozesse systematisch erfasst, strukturiert und dokumentiert. Die Erstellung von Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und Formularen wird dabei genauso berücksichtigt wie die Integration von Dokumentenmanagement, Genehmigungen und Workflowprozessen in ihr SharePoint Intranet.
Durch die Integration der Prozesse und Dokumente gemäß ISO 9001 in das Intranet wird die Transparenz und Zugänglichkeit für die Mitarbeitenden verbessert und dadurch eine bessere Übersicht gewährleistet. Dadurch können sie besser in die Prozesse eingebunden werden und haben einen direkten Zugriff auf alle relevanten Informationen und Dokumente.
Ein integriertes Managementsystem wird somit deutlich effektiver und effizienter gestaltet, da die Mitarbeitenden die Prozesse besser verstehen und akzeptieren. Dadurch wird auch die Akzeptanz für das Qualitätsmanagement erhöht und die Einhaltung von Standards und Vorgaben wird erleichtert.
Insgesamt ist die Einbindung von Unternehmensprozessen und Dokumenten in das SharePoint Intranet mit dem IOZ Process ein entscheidender Schritt auf dem Weg zu einem umfassenden Qualitätsmanagement und einem integrierten Managementsystem.
Prozesslandkarte in MSFT Teams integriert
Direkt in Microsoft Teams haben Ihre Mitarbeitenden Zugriff auf alle Unternehmensprozesse.
Prozessseiten mit detaillierten Infos
Prozesseigner, Prozessexperten, mitgeltende Dokumente - Sie haben alles auf einen Blick.
Visualisierte Prozessabläufe
Die Prozessabläufe sind mit Flussdiagrammen visualisiert und für alle beteiligten Rollen verständlich.
Lenkung mitgeltender Dokumente
Änderungen an den Prozessdokumenten werden nachverfolgt und automatische Versionierungen erstellt.
Freigabe durch Prozessowner
Geänderte Dokumente werden dem Prozesseigner automatisch zur Freigabe vorgelegt.
Im Modul IOZ Process werden die Dokumente und Prozesse in Ihr bestehendes SharePoint Intranet eingebunden und so in Ihren Arbeitsalltag integriert. Ihre Mitarbeitenden finden die Hilfsmittel dort, wo sie benötigt werden. Wir erarbeiten mit Ihnen in Workshops die Prozesslandschaft, Verantwortlichkeiten und definieren die nötigen Grundlagen, damit Ihre Prozesse gelebt werden können.
Die Prozesslandkarten können auch mehrsprachig realisiert werden.
Unsere Leistungen
Beratung und Begleitung
- Klären der Rahmenbedingungen, Anforderungen und Bedürfnisse
- Erfassen der Prozessstruktur (Prozesslandkarte), der -verantwortlichkeiten sowie der -messgrössen
- Erfassen der QM-relevanten Rollen mit AKV
- Besprechen der Lenkung von Prozessdokumentationen
- Besprechen der Darstellung der Prozessseiten
- Review und Erfolgskontrolle nach Testphase
Implementierung
- SharePoint-basiertes Dokumentenmanagementsystem auf der Basis von Microsoft 365
- Versionierung der Dokumente und Prozesse
- Nachverfolgung von Änderungen
- Übersichtliche Prozessseiten
- Automatisierter Freigabeprozess für die Prozessdokumentationen
Ihr Nutzen
- Wissen und Erfahrungen aus vielen SharePoint- sowie Qualitätsmanagement-Projekten
- Seit über 20 Jahre begleiten wir Kunden beim Aufbau und der Weiterentwicklung von Qualitätsmanagementsystemen
- Portal basierend auf Microsoft 365
- IOZ Process kann in bestehende Microsoft 365 Umgebungen integriert werden
- Microsoft 365 entwickelt sich stetig weiter. Die IOZ als Microsoft Gold Partnerin ist stets «up to date» und informiert Sie über Optimierungsmöglichkeiten
Fragen und Antworten zu IOZ Process
In sehr vielen Unternehmen ist Microsoft 365 bereits lizenziert, meistens mit einer Business- oder Enterprise-Lizenzierung. Die Funktionen für IOZ Process sind in diesen Lizenzen enthalten und es kommen keine zusätzlichen Lizenzkosten dazu.
QMS Prozesse sind die Prozesse, die in einem Qualitätsmanagementsystem implementiert werden, um die Qualität von Produkten und Dienstleistungen zu steuern und zu verbessern. Die Ergebnisse werden durch Kennzahlen festgelegt. Diese Prozesse umfassen die Planung, Umsetzung, Überwachung und Bewertung von Qualitätsstandards, um sicherzustellen, dass die Anforderungen und Erwartungen der Kunden erfüllt werden.
Ein Prozessmanagementsystem ist ein Instrument zur Verwaltung und Optimierung von unternehmensinternen Abläufen. Es umfasst die Gestaltung, Überwachung, Steuerung und Verbesserung von Prozessen. Das Ziel ist es, die Effizienz und Effektivität zu steigern sowie die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Dadurch können Kosten gesenkt und die Wettbewerbsfähigkeit gesteigert werden.
Die Dokumentelenkung dient zur Verwaltung, Kontrolle und Freigabe von Dokumenten innerhalb eines Unternehmens. Sie umfasst die Erstellung, Überarbeitung, Genehmigung und Archivierung von Dokumenten, um sicherzustellen, dass stets die aktuellste und gültige Version eines Dokuments verwendet wird. Dazu setzen wir die Workflow-Engine Power Automate ein.
Ein Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) ist eine Methode zur kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen, Produkten und Dienstleistungen in Unternehmen. Es basiert auf dem Prinzip, dass ständige kleine Verbesserungen zu einer nachhaltigen Effizienzsteigerung führen. KVP zielt darauf ab, Verschwendung zu reduzieren und die Qualität kontinuierlich zu steigern. Ein KVP lässt sich rasch mit den vorhandenen Werkzeugen aus Microsoft 365 realisieren.
Die Einführung ist von Projekt zu Projekt individuell. Bei kleinen, motivierten und entscheidungsfreudigen Organisationen kann eine Einführung in 3 Monaten umgesetzt werden. Bei grossen Organisationskonstrukten kann es bis zu einem Jahr oder gar länger dauern.
