Die Leuenberger Architekten AG arbeitet im Qualitätsmanagement schon seit weit über 10 Jahren mit der IOZ AG zusammen: Vom initialen Aufbau eines integrierten Managementsystems und der erfolgreichen Erstzertifizierung über die konstante Weiterentwicklung der QM-Plattform bis hin zur Migration auf Microsoft 365.
Etappe 1: initialer Aufbau eines Managementsystems auf SharePoint
IOZ-Mitinhaber Pius Renggli hat schon viele Managementsysteme aufgebaut und viele Unternehmen erfolgreich zur Erstzertifizierung geführt. Bei der Leuenberger Architekten AG hat dieser Prozess in drei Schritten stattgefunden:
- Aufnahme der IST-Situation: Im Rahmen der IST-Aufnahme wurden an den verschiedenen Standorten die Strukturen und Prozessabläufe analysiert und die normrelevanten Kriterien überprüft. Bei der Leuenberger Architekten AG waren viele Grundlagen bereits vorhanden, insbesondere die Kernprozesse, welche sich stark an die SIA – Normen (Architektur- und Planungsprozesse) anlehnten. Handlungsbedarf bestand vor allem bei der Vereinheitlichung der standortübergreifenden Schnittstellen und Strukturen.
- Erstellung der Prozesslandkarte und Grundstrukturen: Im zweiten Schritt wurde die Prozesslandkarte definiert, welche für alle drei Standorte als Grundlage für den Systemaufbau diente. Dazu zählte auch die Visualisierung der Prozessabläufe sowie die Vereinheitlichung und Optimierung der relevanten Prozessdokumente und Hilfsmittel. Solche Hilfsmittel waren beispielsweise der kontinuierliche Verbesserungsprozess, die Regelung von Kompetenzen und Verantwortlichkeiten, die Erstellung eines Abkürzungsverzeichnisses für Dokumente und Bereiche, bis hin zur Archivierung der Projekt- und Unternehmensdaten.
- Realisierung des Managementsystems auf SharePoint: Im dritten Schritt wurde das Intranetportal mit SharePoint aufgesetzt und das Managementsystem mit allen relevanten Prozessen und Hilfsmitteln direkt integriert. Nach einer bedürfnisgerechten Einschulung der Mitarbeitenden erfolgte die produktive Freigabe des Systems.
Ein zentrales Anliegen beim Aufbau des ISO-Managementsystems für die Leuenberger Architekten AG war es, dass dieses System nicht einfach der Norm und der Zertifizierung zu Liebe aufgebaut wurde, sondern im Arbeitsalltag einen echten Nutzen und Mehrwert generierte.
Etappe 2: internes Voraudit und erfolgreiche Erstzertifizierung
Um die Mitarbeitenden optimal auf die Erstzertifizierung vorzubereiten, wurde ein Voraudit durch die IOZ durchgeführt. Dabei wurde das neu aufgebaute Managementsystem nochmals auf Vollständigkeit der ISO-Norm 9001 überprüft und die Mitarbeitenden gezielt auf das bevorstehende Zertifizierungsaudit vorbereitet. Dadurch lernten sie die Auditsituation kennen und konnten sich optimal auf das bevorstehende Zertifizierungsaudit vorbereiten, welches dann auch mit Bravour bestanden wurde.
Etappe 3: Laufende Weiterentwicklung und Migration auf Microsoft 365
Die Leuenberger Architekten AG lebt die definierte Qualitätspolitik konsequent und entwickelt das Managementsystem kontinuierlich weiter, indem es laufend mit neuen Modulen und Funktionen ausgestattet wird.
Ein besonderer Schritt stellte die Migration auf Microsoft 365 dar. Heute ist das Managementsystem vollständig in die Arbeitsabläufe des Leuenberger-Teams integriert und besteht unter anderem aus folgenden Komponenten:
- Prozesslandkarte auf der SharePoint Online Startseite
- Einzelne Prozessseiten mit Visualisierungen, mitgeltenden Dokumenten, Hilfsmittel und Verantwortlichkeiten
- Dokumentenlenkung mit Nachverfolgung von Änderungen, Freigabeprozess durch Verantwortliche und Versionierung
- Integration des Managementsystems in die MSFT 365 Welt
- Organigramm mit Verantwortungsbereichen
- Wissensmanagement im Rahmen von Kompetenzzentren
- Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
- Links auf wichtige Informationsquellen und Umsysteme
- Wichtige Unternehmensnews
Der besondere Vorteil eines M365-basierten Managementsystems ist die Aktualität aller Hilfsmittel sowie die vollständige Integration in die tägliche Arbeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Genau diese Nähe fehlt vielen QM-Spezialanwendungen oftmals, da sie als Insellösungen konzipiert sind.
«Die langjährige Erfahrung der IOZ AG im Aufbau von integrierten Managementsystemen hat uns sehr geholfen. Die M365 Plattform ist heute nicht nur unser Hauptinstrument für die Qualitätspolitik, sondern ein vielseitig einsetzbarer Werkzeugkasten für alle Aufgaben im Bereich Kommunikation und Zusammenarbeit»
Peter Bucher
CFO und Partner
Leuenberger Architekten AG
