Der Verein Intakt hat die eigene Zusammenarbeit modernisiert und setzt neuerdings auf ein Intranet mit SharePoint Online, Viva Engage und Microsoft Teams. Zusätzlich wurden digitale Personaldossiers realisiert, welche von der Bewerbung über die Anstellung bis hin zum Austritt sämtliche Dokumente zentral, strukturiert und in nachvollziehbarer Form speichern.
Der Verein Intakt ist eine Non-Profit-Organisation, welche Menschen mit psychischen Beeinträchtigungen ausserhalb von psychiatrischen Kliniken betreut. In einem familiären Rahmen wird betreutes Wohnen angeboten und in den Ateliers wird der Alltag als Therapie praktiziert. Geografisch verteilen dich die Lokalitäten über Solothurn, Neuendorf und Triengen.
Im Frühjahr 2024 wurde das Gesamtprojekt zur Migration in die Cloud gestartet. Die Infrastruktur-Themen aus dem Gesamtprojekt wurden durch unsere auf IT-Infrastruktur spezialisierte Partnerfirma VistaSys übernommen. Wir nahmen uns der Ablösung des FileServers und dem modernen Arbeitsplatz mit Microsoft 365 an.
Intranet mit SharePoint Online & Viva Engage
Bei der Analyse der vorhandenen Struktur und den Anforderungen wurde festgestellt, dass sich Microsoft 365 sehr gut eignet. Für die übergreifende interne Kommunikation wurde ein Intranet auf SharePoint & Viva Engage aufgebaut und für die Zusammenarbeit auf Microsoft Teams gesetzt. Die Struktur orientiert sich dabei an den organisatorischen Einheiten wie Leitung, Finanzen, HR und den verschiedenen Wohn- und Atelier-Standorten.
Digitale Personaldossiers
Speziell im Bereich der Human Resources oder des Personalwesens wurde eine Lösung für digitale Personaldossiers aufgebaut, um alle für die Arbeitsverhältnisse relevanten Daten zentral an einem Ort zu sammeln. Der Grundgedanke war dabei das klassische Hängeregister. Beim Erhalt der Bewerbung wird ein Register mit dem Namen und den persönlichen/vorhandenen Angaben beschriftet. Dieses Hängeregister ist in digitaler Form eine Dokumentenmappe in SharePoint-Online angelegt. Mittels Power Automate wird automatisch eine vordefinierte Ordnerstruktur mit Dokumenten angelegt und die Berechtigungen gemäss den vergebenen Meta-Attributen gesetzt. Der nachfolgende Screenshot ist mit fiktiven Demodaten befüllt:
So wird zum Beispiel die direkt vorgesetzte Person auf das Dossier berechtigt und die mitarbeitende Person erhält Zugriff auf einen dafür vorgesehen Teilbereich. Durch weitere Attribute können individuell auch Abteilungen, Funktionen & Arbeitsorte zugewiesen werden. Falls benötigt, werden Benachrichtigungen über den Eintritt, den kommenden Geburtstag oder ein Jubiläum, das vergessene Mitarbeitergespräch oder auch den kommenden Austritt an die jeweiligen Personen gesendet. Mit dem Austritt wird das Dossier geschlossen und archiviert/gelöscht.
Auf diesem Weg ist sichergestellt, dass alle Dokumente, welche das Arbeitsverhältnis betreffen an einem Ort strukturiert und nachvollziehbar abgelegt sind - vom Zeitpunkt der Bewerbung, über mögliche interne Wechsel bis hin zum Austritt. Der Versand der notwendigen Benachrichtigungen an die passenden Empfänger erinnert an wichtige Ereignisse und mit der Zugriffsteuerung und Automatisierungen wird die tägliche Arbeit optimal unterstützt.
