Kontinuierliche Modernisierung
Bei der Gewerbe-Treuhand AG steuert ein Lenkungsausschuss Digitalisierung die fortlaufende Modernisierung des Unternehmens. Er beurteilt Vorschläge, trifft Entscheide und leitet die Umsetzung ein. Es ist ein rollender Prozess und die Gruppe mit 170 Mitarbeitenden an 8 Standorten befindet sich in einer laufenden Erneuerung.
Phase 1: Einführung M365 & Umsetzung erster Businesscases
IOZ durfte bei der Gewerbe-Treuhand AG Microsoft 365 einführen und erste Businesscases abbilden. Dazu zählt einerseits der Verkauf einer Immobilie, andererseits die Anfrage für eine Unternehmensbewertung.
SharePoint nimmt dabei die Rolle des zentralen Informationshubs ein: es werden laufend Newsmeldungen veröffentlicht, Dokumente für die Zusammenarbeit mit externen Personen gespeichert und Vorlagen zur Verfügung gestellt. In Microsoft Teams gruppieren sich die Mitarbeitenden und erarbeiten gemeinsam Geschäftsfälle. Microsoft Forms wird für Umfragen eingesetzt, beispielsweise von der HR-Abteilung.
Phase 2: Abbildung des Führungssystems & Implementierung Freigabeprozess
Im nächsten Schritt wurde das Führungssystem mit sämtlichen Prozessen in die SharePoint-basierte Plattform integriert. Bis anhin waren die Prozessdokumente einfach in einer Explorer-Struktur abgelegt. Die Anforderung war, dass sämtliche Dokumente schnell auffindbar sein müssen und das System einfach zu nutzen ist, um Schattensysteme vermeiden zu können.
Im neuen Führungssystem sind die Prozesse gemäss interner Definition gruppiert, die nötigen Dokumente auf den jeweiligen Prozessen eingebunden und der jeweilige Prozesseigner vermerkt. Die Prozessübersicht ist direkt über die Intranet-Startseite abrufbar. Sie ist übersichtlich und selbsterklärend. Falls doch nötig, ist über die SharePoint-Suche das entsprechende Dokument binnen Sekunden auffindbar. Die langwierige Sucherei im File-Explorer hat ein Ende gefunden.
Wenn Änderungen an Dokumenten vorgenommen werden, steuert ein automatisierter Workflow die Prüfung und die Freigabe der Änderungen. Ein angepasstes Dokument wird der verantwortlichen Person vorgelegt und diese genehmigt die Änderung oder weist sie zurück. Im Falle einer Annahme wird eine neue Dokumenteversion angelegt. Änderungen sind jederzeit zurückverfolgbar und das neue System hat eine klare und einheitliche Struktur.
