Die rot-weissen Züge mit dem zb-Logo haben in der Region zwischen Luzern, Engelberg, Meiringen und Interlaken einen hohen Erkennungswert. Das Streckennetz der zb Zentralbahn AG beläuft sich zwischen diesen vier Destinationen auf 102.7 Kilometer. Pro Jahr werden rund 8 Millionen Fahrgäste befördert, rund 300 Mitarbeitende sind bei der Zentralbahn beschäftigt. Hinter der operativen Tätigkeit der zb Zentralbahn AG verbergen sich mehrere Tausend Verträge. Die Verwaltung dieser Verträge konnte dank eines Vertragsmanagement-Tools stark vereinfacht werden.
Die Vertragsinformationen sind auf verschiedenen Systemen verteilt: im SAP, im Beschaffungstool, im bestehenden Microsoft 365-Tenant. Mit Schnittstellen werden diese Daten an einem zentralen Ort gesammelt und dadurch ein Fundament für das neue Vertragsmanagement geschaffen. Änderungen an den Daten werden beidseitig synchronisiert.
In einer visuell ansprechenden Benutzeroberfläche (Power Apps) werden alle diese Datenfelder angezeigt: Vertragsnummer, Partner, Typ, Start- und Enddaten, Aufbewahrungs- und Kündigungsfristen und viele mehr. Hier können neue Verträge erfasst, bestehende Verträge editiert oder gekündigt werden. Nur wer die nötigen Berechtigungen hat, kann Verträge kündigen. Nutzer-Identitäten und ihre Berechtigungen werden direkt aus Azure AD herangezogen und müssen nicht separat gepflegt werden.
Beim Erfassen eines neuen Vertrags können in der App die dazugehörenden Dokumente hochgeladen werden. Die Vertragsdokumente sind auf SharePoint Online abgelegt und sauber mit Metadaten versehen und in Bibliotheken strukturiert.
Im Hintergrund sind Workflows (Power Automate) aktiv, welche wichtige Vertragsinformationen kontrollieren. Wenn bspw. ein Kündigungsdatum näher rückt, wird die zuständige Person automatisch informiert.
«Die Vertragsverwaltung ist ein enorm wichtiger Businesscase für uns, den wir mit den bestehenden Standardwerkzeugen aus M365 abdecken konnten. Die Kolleginnen und Kollegen der IOZ bringen ein fachliches Know-how mit, welches in solchen Projekten Gold wert ist.»
Andrea Felix
Betriebsökonomin HWV
Senior Expertin Finanzen und Controlling
zb Zentralbahn AG (bis Juni 23)
