Die STOBAG AG stand vor zwei Herausforderungen: Einerseits die Ablösung des alten Systems durch ein neues Managementsystem auf Basis von SharePoint und Microsoft 365. Andererseits das systematische Vermitteln des Wissens in den Prozessdokumenten an die ganze Belegschaft.
Aufbau eines neuen Managementsystems:
IOZ durfte für die STOBAG AG die Prozesse auf SharePoint abbilden. Sämtliche Prozesse, die Prozesseigner und die dazugehörenden Dokumente sind aufgeschaltet und navigierbar. Die Dokumente sind versehen mit Workflows, welche die Freigabe, die Publikation, die Wiedervorlage und die Archivierung steuern.
Realisierung einer Dokumenteschulungs-App:
Auf der Startseite der App sind die verschiedenen Dokumente aufgelistet. Es ist sofort ersichtlich, ob das Dokument freigegeben oder sich noch im Genehmigungsprozess befindet. Die Dokumente können nach Prozess, nach Dokumenttyp oder nach Geltungsbereich gefiltert werden. Bei jedem Dokument wird zu dem das Datum der letzten und der nächsten anstehenden Schulung gezeigt. Beim Erfassen eines neuen Dokumentes werden neben den Grundinformationen neben auch die Schulungsinformationen erfasst. Dazu zählen die Zielgruppen, welche hier festgelegt werden und für welche es Schulungsverantwortliche gibt. Weiter wird eine Schulungsperiode festgelegt. Diese definiert, in welchem Rhythmus das Dokument den jeweiligen Schulungsverantwortlichen vorgelegt wird. Diese Informationen werden automatisch durch einen Power Automate Workflow im Hintergrund der App versendet. Auf einem einzelnen Dokument können die Schulungen verwaltet werden. In dieser Ansicht sehen die Schulungsverantwortlichen alle offenen Schulungsaufträge auf diesem spezifischen Dokument. Sobald eine Zielgruppe geschult wurde, quittieren die Verantwortlichen den Task – dies kann anschliessend als Schulungsnachweise verwendet werden.
