Modernisierung des ISO 9001-Managementsystems mit Microsoft 365 bei der Kurhaus Seeblick AG

Das damalige QM-System der Kurhaus Seeblick AG basierte auf einer Access-Datenbank. Nach heutigem Standard entspricht dies kaum noch den Anforderungen an eine moderne Qualitätsmanagement-Lösung. Es hatten nicht alle Mitarbeitenden Zugriff und die Pflege des Systems war sehr aufwendig und zeitintensiv. 

In einem der Aufrechterhaltungsaudits wurden zwei Nebenabweichungen festgestellt: Die internen Audits sowie die Korrekturmaßnahmen, im Rahmen der kontinuierlichen Verbesserung, entsprachen nicht vollumfänglich den Normanforderungen. Die erfolgreichen ISO-Zertifizierung wurde trotzdem erreicht, jedoch musste die Kurhaus Seeblick AG innerhalb einer bestimmten Frist nachweisen, dass diese Abweichungen behoben wurden. 

Das war der Startschuss, um die Qualitätspolitik des Unternehmens auf ein neues Fundament zu stellen.

Etappe 1: Behebung von Nebenabweichungen und Vorbereitung auf das nächste Audit

Nach der Beauftragung durch die Kurhaus Seeblick AG begann Pius Renggli von der IOZ AG mit einer umfassenden Analyse des bestehenden Qualitätsmanagementsystems. Er nahm die Bedürfnisse der Mitarbeitenden auf, identifizierte die Hauptprobleme und mögliche Verbesserungspotenziale. Anschliessend wurden die Nebenabweichungen bereinigt, ein internes Audit durchgeführt und alle relevanten Prozesse optimiert. 

Etappe 2: Zusammenarbeit und Rolle des externen QM-Spezialisten

Eine entscheidende Rolle in diesem Prozess spielte die enge Zusammenarbeit zwischen der Kurhaus Seeblick AG und Pius Renggli von der IOZ AG. Aufgrund der stark beanspruchten internen Ressourcen im Bereich Qualitätsmanagement übernahm Renggli die Rolle eines externen QM-Spezialisten. Er führte interne Audits durch, organisierte Workshops und trieb die kontinuierliche Weiterentwicklung des Systems voran. Er begleitete das Unternehmen auch bei den Rezertifizierungsaudits. 

Etappe 3: Migration auf Microsoft 365 und kontinuierliche Weiterentwicklung

Bald wurde ein Prototyp eines Intranets mit integriertem Managementsystem auf Basis von Microsoft 365 vorgestellt, der den Bedürfnissen der Kurhaus Seeblick AG entsprach. Daraufhin erfolgte die vollständige Migration des Qualitätsmanagementsystems auf diese moderne Plattform. 

Wichtige Komponenten davon sind:

• Interne Kommunikationsplattform - Intranet 
• Übersichtliche Prozesslandkarte
• Dokumentierte Einzelprozesse mit Hilfsmitteln und Verantwortlichkeiten
• Prozessvisualisierung
• Mitgeltende Dokumente mit Freigabeprozess und automatischer Versionierung

Im Laufe der Zeit wurde das Integrierte Managementsystem kontinuierlich weiterentwickelt:

• Befragungscockpit:
  • Fragebögen mittels Forms, die elektronisch oder auf Papier ausgefüllt werden können
  • Befragung von Mitarbeitenden, Bewohnerinnen- und Bewohnern, sowie Gästen
  • Visuelle Auswertungen, die quartalsweise durchgeführt werden
  • Direkte Reaktionsmöglichkeiten bei Unstimmigkeiten
• Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)
• Interne Audits und Begleitung bei externen Audits
• Umsetzung der Anforderungen gemäss Datenschutzgesetz
• Strategisches Managementreview und Mitarbeiterentwicklung

Ein weiterer Bestandteil der Weiterentwicklung war das strategische Managementreview, bei dem Best Practices aus der IOZ-Unternehmensführung weitergegeben wurden. Dieses Review umfasst die Überprüfung von Mission und Vision, Review des Business Model Canvas, die Erstellung einer Balanced ScoreCard, externe Analysen wie PESTEL, interne Analysen anhand des 7S-Modells, Risikoanalysen interessierter Parteien und SWOT-Analysen.

Die systematische Durchführung und Dokumentation eines strategischen Managementreviews verleiht der Unternehmensführung eine 360° Sicht auf das eigene Unternehmen und unterstützt das frühzeitige Erkennen von Chancen und Risiken.

Zusätzlich wurden Massnahmen zur Mitarbeiterentwicklung und Führungsworkshops mit dem Kader durchgeführt, um die langfristige Nachhaltigkeit und Effektivität des Managementsystems zu gewährleisten.

Fazit

Durch die enge Zusammenarbeit mit der IOZ AG und die Migration auf Microsoft 365 konnte die Kurhaus Seeblick AG ihr Qualitätsmanagementsystem deutlich modernisieren und weiterentwickeln. Das neue System ist nicht nur normkonform, sondern integriert sich nahtlos in die täglichen Arbeitsabläufe und bietet den Mitarbeitenden einen echten Mehrwert.